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Wie ich es schaffe, täglich ohne schlechtes Gewissen 1000 ungelesene E-Mails zu löschen

 - Copyright: Diana Lee
- Copyright: Diana Lee

Dieser Artikel basiert auf einem Gespräch mit Diana Lee, der CEO und Mitbegründerin von Constellation, einer Software-as-a-Service-Marketingplattform, die in New York City ansässig ist.

Als CEO und Mitbegründerin eines millionenschweren Adtech-Unternehmens arbeite ich mit Fortune-500-Kunden in stark regulierten Branchen wie der Pharma-, Banken- und Automobilbranche zusammen. Das heißt: Ich bekomme jede Menge E-Mails.

An einem normalen Tag erhalte ich mehr als 1200 E-Mails. Oft lösche ich 1000 von ihnen noch am selben Tag. Meist sind sie von Vertriebsmitarbeitern, Anbietern und Kreditgebern. Ich lösche sofort die E-Mails, die nicht direkt an mich gerichtet sind oder keine "wichtig" beziehungsweise "dringend" Markierung im Betreff haben. Wenn die Betreffzeile oder die erste Zeile in der E-Mail nicht personalisiert ist, ist sie meiner Meinung nach weder meine Zeit noch meine Energie wert und wahrscheinlich eine Massen-Spam-Nachricht.

Den Großteil meiner täglichen E-Mails machen Klienten und Mitarbeiter aus. Wenn es sich um interne oder Kunden-E-Mails handelt und ich nicht die einzige Person in der Kette bin, lösche ich sie automatisch, weil ich darauf vertraue, dass sich mein Team bei der Person melden wird. Jeder, mit dem ich in ständiger Kommunikation stehe, weiß, dass er in der Betreffzeile klarstellen muss, wenn er meine Unterstützung oder meinen Beitrag zu einer Sache benötigt.

Alles, was nur zehn Minuten braucht, wird sofort erledigt

Wenn jemand meine Aufmerksamkeit haben möchte, sollte die E-Mail also direkt an mich gerichtet sein und mir zeigen, inwiefern sie mir beziehungsweise dem Unternehmen nützt. Diese Art von E-Mails wecken mein Interesse, mehr zu erfahren, und ich leite sie an das richtige interne Teammitglied weiter. Wenn die E-Mail an mich gerichtet ist und ich die einzige Person im Adressfeld bin, lese ich die E-Mail durch, um festzustellen, ob ich sie bearbeiten oder an die richtige Person weiterleiten muss. Wenn ich also die einzige Person in der Kette bin, könnt ihr sicher sein, dass ihr sofort eine Antwort erhaltet.

Das Checken meiner E-Mails gehört zu meiner Morgenroutine. Es fällt mir leichter, mir morgens die Zeit dafür zu nehmen. Deshalb stehe ich in der Regel früh auf, zwischen 6 und 7 Uhr morgens, und konzentriere mich darauf, meinen Posteingang zu organisieren. Normalerweise habe ich im Laufe des Tages immer wieder Besprechungen oder längere Telefonkonferenzen, sodass ich nur die dringenden E-Mails bearbeite und die übrigen lösche.

Ich kümmere mich gern selbst um meinen Posteingang, damit ich immer weiß, was bei den Kunden und intern passiert. Ich habe also niemanden, der meine E-Mails für mich kontrolliert. Aber ich habe jemanden, der mir bei der Terminplanung hilft.

Wenn eine E-Mail meine Aufmerksamkeit erfordert und die Bearbeitung weniger als zehn Minuten dauert, kümmere ich mich sofort darum, damit ich sie von meiner Liste streichen kann und mich später nicht darum kümmern muss. Wenn es sich um etwas handelt, das mehr Zeit in Anspruch nimmt, lasse ich es ungelesen oder markiere es als "wichtig", damit ich weiß, dass ich später darauf zurückkommen muss. Oft nehme ich mir zwischen den Sitzungen Zeit, um alles auf einmal durchzugehen.

Ich verdanke es meinem Team, dass ich E-Mails einfach löschen kann


Constellation hat derzeit 125 Mitarbeiter, und obwohl so viele andere Tech-Unternehmen ihre Belegschaft verkleinern, werden wir bis Ende 2022 voraussichtlich 185 Mitarbeiter haben. Ich habe zehn Personen in meinem persönlichen Team. Dass ich mich auf meine Mitarbeiter verlassen kann, ist entscheidend für den Erfolg, den Constellation bisher verzeichnen konnte. Ich weiß, dass mein Team in der Lage ist, dringende Angelegenheiten zu regeln oder sich bei Bedarf direkt an mich zu wenden.

Es gibt verschiedene Teammitglieder, auf die ich mich verlasse, aber ich vertraue darauf, dass die Kundenbetreuer entweder selbst antworten oder dafür sorgen, dass jemand anderes aus dem Team dies tut. Wir haben die Teams bei Constellation so strukturiert, dass ich selten selbst die E-Mails des Teams oder des Kunden beantworten muss. Wir haben eine "flache" Hierarchie geschaffen, sodass es mehrere Mitarbeiter pro Team gibt, die in der Lage sind, alle Kundenfragen zu beantworten.

Mit dieser Strategie habe ich selten eine wichtige E-Mail verpasst, und wenn doch, dann hat mich mein Team wieder reingeholt. Wie jeder Gründer bestätigen kann, war ich bei der Gründung des Unternehmens sehr viel aktiver, sodass ich bei jeder Kommunikation dabei sein musste, um das Vertrauen unserer Kunden zu gewinnen. Jetzt, da ich einen Großteil dieser E-Mails löschen kann, habe ich mehr Zeit für interne und externe Strategien, die nicht nur Constellation, sondern auch unseren Mitarbeitern zugutekommen.

Schult eure Scan-Fähigkeit

Als Gründer haben wir viel um die Ohren und müssen jede Menge Verantwortung balancieren, daher möchten wir unsere Zeit so effektiv wie möglich nutzen. Wenn ihr also die Ressourcen habt, stellt jemanden ein, der sich speziell um das Scannen und Organisieren eures Posteingangs kümmert.

Eine weitere Strategie besteht darin, sich Zeit für die Überprüfung von E-Mails zu blocken. Diese Zeit kann über den Tag verteilt oder in einem großen Block jeweils am Morgen und am Ende des Tages sein. Eine Struktur hilft euch, einen Rhythmus zu finden und den Stress zu reduzieren, der durch das ständige Lesen von E-Mails entsteht.

Dieser Artikel wurde von Meltem Sertatas aus dem Englischen übersetzt. Den Originaltext findet ihr hier.