So klappt's mit dem elektronischen Archiv

Moderne Technologie kann in puncto Kassenführung ein Segen sein – kein mühsames Rechnen, keine handgeschriebenen Quittungen. Und die korrekte Kassenführung fürs Finanzamt wird ebenfalls leichter. Allerdings haben Selbstständige, die elektronische Kassen einsetzen, einige Verpflichtungen gegenüber der Finanzverwaltung. Darauf weist das Bayerische Landesamt für Steuern in einem aktuellen Schreiben hin.

So müssen seit Jahresbeginn alle Einzeldaten, die durch die Nutzung der Kasse entstehen, während der ganze Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

• jederzeit verfügbar,

• unverzüglich lesbar und

• maschinell auswertbar

archiviert werden.

Diese Daten allein aufzubewahren, reicht dem Finanzamt jedoch nicht. Auch Handbücher, Bedienungsanleitungen oder Programmierhinweise müssen im Archiv verstaut werden – und alle anderen Unterlagen, die zum Verständnis der einzelnen Belege notwendig sind.

Entscheidend ist: Originär digitale Daten – also beispielsweise die Kasseneinzeldaten – müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu eignet sich laut Finanzverwaltung ein maschinell verwertbarer Datenträger wie eine CD, DVD oder ein USB-Stick. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Weil ältere Kassensysteme – etwa elektronische Registrierkassen mit Papierjournal – diese Vorgaben nicht erfüllen, dürfen sie seit dem Jahreswechsel nicht mehr eingesetzt werden. Allerdings müssen die Daten der Alt-Kassen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen weiterhin für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Selbstständige können sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht darauf zurückziehen, dass die Neuanschaffung zu viel kostet oder das Archivieren sämtlicher Unterlagen zu teuer wird. „Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.“ Im Klartext: Die Kosten, um eine solche „Gefährdung“ zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige ebenso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die sein Geschäft mit sich bringt.

Ausnahmen sind nicht vorgesehen, zumal das Bundesfinanzministerium die strengeren Anforderungen für elektronische Kassen bereits im Jahr 2010 festgeschrieben habe, argumentiert das Bayerisches Landesamt für Steuern. Damit sei auch eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt worden, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen für Abschreibung entspricht.

Archivierung für zehn Jahre

Nun müssen die Kassen also umgerüstet sein – neue Software oder Speichererweiterungen müssen sicherstellen, dass die Einzeldaten in der Kasse so gespeichert werden, dass sie über einen zehnjährigen Zeitraum lesbar und auswertbar bleiben. Bei der Archivierung dürfen Grunddaten nicht so verändert werden, dass die Änderungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Wer seine Registrierkasse nicht aufrüsten konnte, musste eine neue anschaffen.

Achtung: Wenn die Kassenführung nicht ordnungsgemäß ist, können die Aufzeichnungen nicht mehr als Besteuerungsgrundlage dienen. Das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen dann schätzen. Stellt die Finanzbehörde darüber hinaus durch Stichproben zusätzlich noch Differenzen fest, die der Unternehmer nicht widerlegen kann, folgt daraus neben der Zuschätzung regelmäßig auch ein Steuerstrafverfahren. Wer Kassendaten vorsätzlich oder grob fahrlässig löscht oder Kassensysteme manipuliert, macht sich strafbar. Hier können nicht nur der Unternehmer, sondern auch der IT-Kassendienstleister, der entsprechende Manipulationssoftware anbietet, dingfest gemacht werden.

Praxistipp:

Selbstständige mit Bargeld-Geschäften sind wie bei allen anderen Buchführungsvorschriften selbst dafür verantwortlich, dass alles ordnungsmäßig zugeht. Allerdings besteht in Deutschland keine Verpflichtung, eine elektronische Kasse zu verwenden. Damit ermöglichen auch so genannte offene Ladenkassen eine ordnungsgemäße Kassenführung.

Dieser Artikel erschien zuerst bei unserem Kooperationspartner Haufe.de. Ist dieser Steuertipp interessant für Sie? Weitere Beiträge finden Sie auf dem Haufe-Finance-Portal.

KONTEXT

Wer muss eine Einkommensteuererklärung machen?

Keine Pflicht zur Steuererklärung

Alleinstehende Arbeitnehmer, die nur bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind, müssen in der Regel keine Steuererklärung abgeben. Das ändert sich, wenn ...

Nebeneinkünfte

- wenn Nebeneinkünfte von mehr als 410 Euro pro Jahr erzielt wurden.

Mehrere Arbeitgeber

- der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig beschäftigt ist oder war.

Gesamtbetrag der Einkünfte über 8.354 Euro

- keine Einkünfte aus einer Arbeitnehmertätigkeit mit Lohnabzug erzielt wurden, aber der Gesamtbetrag der Einkünfte bei einem Ledigen im Jahr 2014 beispielsweise durch eine Rente über 8.354 Euro liegt.

Lohnersatzleistungen

- Lohnersatzleistungen wie beispielsweise Arbeitslosen- und Elterngeld über 410 Euro pro Jahr bezogen wurden.

Freibetrag eingetragen

- auf der Lohnsteuerkarte ein Freibetrag eingetragen wurde.

Ehegatte in Steuerklasse V oder VI

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und einer der Ehegatten nach der Steuerklasse V oder VI besteuert wurde.

Besteuerung nach Faktorverfahren

- der Arbeitnehmer verheiratet ist und die Ehegatten nach dem sogenannten Faktorverfahren besteuert wurde.

Sonstige Bezüge nicht einbezogen

- der Arbeitnehmer nacheinander bei verschiedenen Arbeitgebern beschäftigt war und ein Arbeitgeber einen sonstigen Bezug (beispielsweise Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld oder Abfindungen) versteuert hat, bei dem der Arbeitslohn beim anderen Arbeitgeber nicht mit einbezogen wurde.

Scheidung

- der Arbeitnehmer geschieden wurde - oder der Ehegatte gestorben ist - und er im gleichen Jahr wieder geheiratet hat.

Verlustvortrag

- zum Ende des Vorjahres ein sogenannter Verlustvortag festgestellt wurde - beispielsweise Verluste aus Vermietung und Verpachtung.

KONTEXT

Pflicht und Kür bei der Steuererklärung

Frist

Abgabetermin für die Einkommensteuererklärung ist jedes Jahr der 31. Mai. Wenn dieser auf ein Wochenende fällt, verschiebt sich die Frist um ein bis zwei Tage.

Steuerberater

Wer einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein beauftragt, muss seine Steuererklärung für 2015 erst am 31. Dezember 2016 abgeben.

Fristverlängerung

Wenn ein Steuerzahler seine Erklärung selbst machen will, es aber nicht rechtzeitig schafft, kann er beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. "Zulässige Gründe können etwa fehlende Unterlagen oder eine längere Krankheit sein", sagt Isabel Klocke vom BdSt.

Pflicht

Längst nicht jeder Arbeitnehmer ist zur Abgabe verpflichtet. Wer ledig ist, nur Lohn von einem Arbeitgeber bezieht und keine weiteren Einkünfte von mehr als 410 Euro hat - etwa aus einer Nebentätigkeit, einer Vermietung oder in Form von Lohnersatzleistungen wie Elterngeld - kann auf die Abgabe verzichten - oder sich vier Jahre Zeit lassen. Die Erklärung für das Jahr 2015 kann dann noch bis zum 31. Dezember 2019 abgeben werden.

Senioren

Seit einer Gesetzesänderung 2005 sind Rentner häufiger zur Abgabe der Steuererklärung verpflichtet. Dies hängt von der Höhe der Bruttorente und dem Jahr des Renteneintritts ab. Wer beispielsweise 2015 in Rente ging, ledig ist und im vergangenen Jahr höchstens 1207 Euro Monatsbruttorente bekommen hat, muss keine Steuererklärung abgeben. Wer mehr bekam, kann dazu verpflichtet sein.