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Bewerbung: Wie ihr die Betreffzeile eurer E-Mail so schreibt, dass Personaler daran hängenbleiben

Die Betreffzeile eurer E-Mail kann darüber entscheiden, ob ein Personalverantwortlicher euren Lebenslauf überhaupt in Betracht zieht.

Scheint nicht so wichtig, ist sie aber: die Betreffzeile eurer E-Mail. (Bild: 10'000 Hours/Getty Images)
Scheint nicht so wichtig, ist sie aber: die Betreffzeile eurer E-Mail. (Bild: 10'000 Hours/Getty Images)

Unterschätzt bei eurer Bewerbung nicht, wie wichtig die Betreffzeile der E-Mail ist, mit der ihr sie losschickt. Laut Experten ist das Fehlen einer Betreffzeile einer der größten Fehler, die ihr machen könnt. Die Betreffzeile entscheidet ihnen zufolge oft darüber, ob eine E-Mail überhaupt geöffnet wird und wie der Empfänger oder die Empfängerin darauf reagiert. Eine E-Mail mit einer leeren Betreffzeile wird öfter gelöscht, geht verloren oder irritiert den Recruiter, der gezwungen ist, die E-Mail zu öffnen, um herauszufinden, worum es geht.

Während eine schlechte Betreffzeile dazu führen kann, dass eure wichtige Nachricht im Papierkorb landet, kann eine gut formulierte Betreffzeile die Chance erhöhen, dass die E-Mail geöffnet wird, wie eine veröffentlichte Studie 2019 im "Advances in Social Sciences Research Journal" zeigt. Wir haben mit Karriereexperten und -expertinnen wie Amanda Augustine und Dmitri Leonov darüber gesprochen, wie ihr die perfekte E-Mail-Betreffzeile verfasst. Hier sind ihre Tipps.

Schreibt die Betreffzeile zuerst

Für viele Berufstätige ist die Betreffzeile das, was sie erst kurz vor dem Absenden der Mail hinzufügen. Amanda Augustine, Karriereexpertin bei TopResume, sagt jedoch, dass dies der wichtigste Teil der E-Mail sein könne. Schreibt die Betreffzeile deshalb zuerst!

Fasst euch kurz

Ein typischer Posteingang zeigt etwa 60 Zeichen der Betreffzeile einer E-Mail, während ein Mobiltelefon sogar nur 25 bis 30 Zeichen anzeige, so Augustine. Kommt also in sechs bis acht Wörtern direkt auf den Punkt. Laut einer Erhebung des Softwareunternehmens HubSpot werden 46 Prozent aller E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet, was bedeutet, dass eure Betreffzeile nicht viel länger als ein paar Wörter sein sollte. Längere Betreffzeilen werden abgeschnitten, fasst euch also kurz beim Betreff!

Stellt die wichtigsten Wörter an den Anfang

Dmitri Leonov, Vizepräsident des E-Mail-Verwaltungsdienstes SaneBox, sagte Business Insider, dass 50 Prozent der E-Mails auf Mobiltelefonen gelesen werden. Da ihr nicht wisst, wie viel von der Betreffzeile auf einem Smartphone zu sehen sein wird, ist es umso wichtiger, die allerwichtigsten Informationen direkt an den Anfang zu stellen.

Seid klar, was das Thema der E-Mail betrifft

In der Betreffzeile sollte genau angegeben werden, worum es in der E-Mail geht, damit der Recruiter die E-Mail einordnen kann, ohne sie öffnen zu müssen, so die Experten. Ein Beispiel: "Haben Sie kurz Zeit?" ist laut Augustine zu vage, da der Leser die E-Mail erst öffnen oder beantworten muss, um herauszufinden, was ihr wollt. Wenn es sich um eine Bewerbung handelt, empfiehlt sie, den eigenen Namen und die angestrebte Position anzugeben.

Verwendet logische Schlüsselwörter für die Suche und Filterung

Die meisten Personaler haben Filter und Ordner eingerichtet, um ihre E-Mails zu verwalten. Sie werden sich wahrscheinlich nicht auf eure Nachricht konzentrieren, wenn sie eure E-Mail zum ersten Mal sehen, so Leonov. Deshalb sei es wichtig, Schlüsselwörter zu verwenden, die mit dem Thema der E-Mail zusammenhängen und die spätere Suche erleichtern.

Wenn ihr von jemandem empfohlen wurdet, solltet ihr unbedingt dessen Namen angeben

Wenn ihr von einem gemeinsamen Bekannten empfohlen wurdet, solltet ihr dies nicht für den Text der E-Mail aufheben, so Augustine. Gebt es in der Betreffzeile an, um die Aufmerksamkeit des Lesers oder der Leserin sofort zu wecken. Außerdem empfiehlt sie, die Betreffzeile mit dem vollständigen Namen der Person zu beginnen, die euch empfohlen hat.

Beginnt keinen Satz, den ihr im Hauptteil der E-Mail beendet

Wenn ihr mit einem Gedanken oder einer Frage beginnt, die in der E-Mail endet, ist der Leser gezwungen, die E-Mail zu öffnen. Das ist ärgerlich, und da das Ziel Klarheit und Respekt vor der Zeit des Empfängers zu zeigen, ist es nicht sehr hilfreich, so Augustine. Überlegt, ob nicht eine Sofortnachricht, ein Anruf oder ein persönliches Gespräch das bessere Medium für eure Frage wäre.

Lest die Betreffzeile noch einmal

Augustine warnte auch vor Copy-und-Paste-Fehlern. Wenn ihr eine ähnliche E-Mail an mehrere Personen sendet, vergisst man manchmal, sie auf jeden Leser zuzuschneiden, und landet mit dem falschen Namen oder Titel in der Betreffzeile. Am einfachsten lässt sich dies vermeiden, indem ihr die Betreffzeile noch einmal lest, bevor ihr auf Senden klickt.

So bleibt ihr in Erinnerung und habt eine bessere Chance, dass eure E-Mail geöffnet wird

Wenn ihr den Empfänger schon einmal getroffen, E-Mails ausgetauscht oder ein Telefonat geführt habt, erwähnt ihr dies in Ihrer Betreffzeile. "In den Betreffzeilen eurer Folge-E-Mails sollten ihr euch auf ein vergangenes Treffen oder Gespräch beziehen. Das hilft dem Recruiter, sich daran zu erinnern, wer ihr seid und welche Schritte ihr als Nächstes unternehmen wollt", schreibt Sujan Patel, ein Vermarkter und Unternehmer, in einem Blogbeitrag des E-Mail-Outreach-Tools MailShake.

Schreibt die Wörter nicht in GROSSBUCHSTABEN

Die Verwendung von Großbuchstaben kann die Aufmerksamkeit des Empfängers wecken, aber auf die falsche Art und Weise. "Das ist das Einmaleins des E-Mails schreiben, aber die Leute brechen immer noch diese Grundregel", sagte Michael Kerr, ein internationaler Wirtschaftsredner und Autor von "The Humor Advantage", zu Business Insider. "Sätze in Großbuchstaben zu schreiben, ist das Äquivalent zu Schreien". Eure Aufgabe sei es, dem Empfänger das Lesen der E-Mail so einfach wie möglich zu machen, anstatt ihn zu verunsichern, so Leonov. Verwendet stattdessen Bindestriche oder Doppelpunkte, um Gedanken zu trennen, und vermeidet Sonderzeichen wie Ausrufezeichen.

Hier sind einige Beispiele für gute Betreffzeilen

Für eine Stellenbewerbung: "Empfohlen von Jane Brown für eine Stelle als Technischer Redakteur" oder "Bewerbung als Human Resources Assistant – John Smith"

Für ein weiteres Vorstellungsgespräch: "John Smith – Folge-E-Mail für eine Vertriebsposition" oder "Marketing Manager Nachfolgeinterview".

Dieser Artikel wurde von Zoe Brunner aus dem Englischen übersetzt und editiert. Das Original findet ihr hier.

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