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Behörden müssen sich für künftige Krisen rüsten

Weise, Frank-Jürgen
·Lesedauer: 4 Min.

Nur wer sich in ruhigen Zeiten unter Spannung und Reformdruck hält, kann in Ausnahmesituationen ruhig und abgeklärt reagieren. Die öffentliche Verwaltung sollte sich deshalb regelmäßig einem Stresstest unterziehen.

In den ersten Monaten von Corona war die Berichterstattung der Medien geprägt von vielen Informationen und noch mehr Fragen. Was ist das Virus, wie gefährlich ist es, wie wird es übertragen, wie kann man sich schützen? Was ist ein Lockdown, was darf man noch, was nicht, was wird aus dem Sommerurlaub? In den vergangenen Wochen hat sich der Tenor geändert. Jetzt wird gefragt: Was läuft schief, warum kommt Deutschland nicht mit dem Impfen voran, wer trägt Verantwortung? Es entsteht der Eindruck, die Sache läuft nicht gut. Und die Folgewirkungen sind noch gar nicht abzuschätzen.

Aus den Erfahrungen in meinen Ämtern bei der Bundesagentur für Arbeit (BA), dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) und der Johanniter-Unfallhilfe drängt sich die Vermutung auf, dass keine Behörde oder staatliche Stelle auf eine solche Pandemie vorbereitet war. Obwohl es entsprechende Szenarien schon weit vor Auftreten des aktuellen Virus gegeben hatte, wurde das Bundesministerium für Gesundheit ebenso kalt erwischt wie die lokalen Gesundheitsämter, die Krankenhäuser, Ärzte oder das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe.

Was kann man besser machen? Aktuell hilft nur Krisenmanagement. Mittelfristig aber brauchen wir in Deutschland einen regelmäßigen Stresstest für Behörden und öffentliche Einrichtungen, eine Forderung des Normenkontrollrats übrigens schon seit Jahren.

Wie in einem gut geführten Unternehmen sollten wir gute und ruhige Zeiten nutzen und bewusst angespannt und unruhig sein, um uns auf das vorzubereiten, was kommen könnte. Dann kann man in der Krise gelassen bleiben. Was kommen kann, haben wir durch Corona erfahren. Auch wenn dies eine noch nie dagewesene Sondersituation war und ist, so öffnet sie doch die Augen: Es geht manchmal schneller und kommt heftiger, als alle es erwartet haben.

Die letzte Verantwortung im Krisenfall mag bei den Politikern liegen. Aber diese müssen sich darauf verlassen, dass die operativen Behörden und Organisationen ihre Arbeit gut machen. Das muss geübt werden. Die bekannten Routinen reichen nicht. Das hat das Beispiel des BAMF bewiesen.

Wir erinnern uns an 2015: Tägliche Bilder in den Nachrichten von Menschen, die nachts vor den Bundes- und Landesbehörden im Regen warteten, um einen Termin für den Asylantrag zu bekommen. Berichte über monatelange Wartezeiten. Zahlreiche ungeklärte Schicksale. Das BAMF arbeitete in veralteten und überlasteten Strukturen.

Als das Bundesinnenministerium die in Reformen trainierte BA bat, das BAMF zu unterstützen, ergab die erste Bestandsaufnahme ein verheerendes Bild: keine Transparenz über wichtige Daten. Die IT teilweise auf dem Stand der Neunzigerjahre. Arbeitsabläufe und Prozesse ineffizient. Keine Kommunikation untereinander und mit den Außenstellen. Tausende von Pässen von Geflüchteten ohne Zuordnung in Kellern. Unklar, wie viele Menschen sich zu dieser Zeit im Land befanden. Bei gleichbleibendem Tempo würde es etwa 14 Jahre dauern, den Berg an Asylanträgen abzubauen.

Alles zusammen führte zu hohen Kosten, belastenden Situationen für Geflüchtete wie für Mitarbeitende des BAMF und nicht zuletzt zu Sicherheitsrisiken.

In einem Kraftakt, der ohne Zweifel durch eine entsprechende Vorbereitung weniger schmerzhaft gewesen wäre, gelang es, die Situation unter Kontrolle zu bringen und noch 2016 rund 700 000 von einer Million Asylverfahren zu entscheiden. Zuallererst galt es, Transparenz zu schaffen. Über die Zahlen der Geflüchteten, ihren Status, ihren Aufenthalt. Dann über Verfahren, Prozesse, Leistungsfähigkeit, Kommunikationswege. In wenigen Wochen wurde die Digitalisierung vorangetrieben, nicht zuletzt, um ein konsequentes Controlling einzuführen. Denn am Ende sind es Zahlen, mit denen sich komplexe Abläufe steuern lassen.

Ein Jahr nach dem Auftauchen des Coronavirus in Deutschland gibt es diese Form der Transparenz und des Controllings im Gesundheitswesen immer noch nicht. Das ist kein Wunder, denn alle Beteiligten arbeiten unter dauernder Höchstbelastung. Zudem sind wesentliche Teile des Coronamanagements Ländersache.

Jede Behörde und öffentliche Einrichtung sollte daher in Eigenregie alle fünf, besser alle drei Jahre einen Stresstest durchführen mit der Fragestellung: Was wäre, wenn es schnell 30 bis 50 Prozent mehr Last im System gibt? Dabei muss auch die Kommunikation der Beteiligten untereinander geübt werden, über alle Ebenen von Bund, Ländern und Kommunen.

Der öffentliche Bereich sollte lokal eine Art von Reservisten bereithalten, damit sich Behörden im Fall der Überlast gegenseitig helfen können. Die nötigen Kenntnisse sollten zwei- bis dreimal im Jahr aufgefrischt werden. Für diesen „Stresstest“ braucht es eine Checkliste. Werden beim Abarbeiten dieser Liste Mängel erkannt, dann haben die Führungskräfte die Zeit, diese zu erkennen, anzuerkennen und abzustellen. Dabei darf es keine Scheu geben, Fehler einzugestehen, denn sie sind der Schlüssel für Verbesserungen.

Mehr zum Thema: Weil die Gesundheitsämter überlastet sind, sollen Mitarbeiter aus Ministerien und dem Kanzleramt bei der Kontaktnachverfolgung helfen. Besonders die Beschäftigten im Finanzministerium wollen ein „Containment Scout“ sein.