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Vorlage Kündigungsschreiben: Diese Informationen dürfen bei der Kündigung auf keinen Fall fehlen

Bevor ihr bei eurem Arbeitgeber die Zelte abbrechen könnt, müsst ihr auf das richtige Kündigungsschreiben achten. - Copyright: Pekic/Getty Images
Bevor ihr bei eurem Arbeitgeber die Zelte abbrechen könnt, müsst ihr auf das richtige Kündigungsschreiben achten. - Copyright: Pekic/Getty Images

Es ist Sonntagabend. Ihr liegt auf der Couch, schaut eure Lieblingsserie – und euch graut schon beim Gedanken, am nächsten Tag wieder zur Arbeit zu müssen. Ihr habt schon alle Gedankenexperimente probiert. Genützt hat das nichts: Ihr wollt kündigen. Beim Durchführen stellen sich allerdings einige Fragen: Wie muss eigentlich ein Kündigungsschreiben aussehen? Welche Fristen muss ich einhalten? Grundsätzlich ist das nicht kompliziert, allerdings gibt es bei der Kündigung von Arbeitsverhältnissen einige Regeln zu beachten.

Haltet ihr euch nicht daran, ist die Kündigung laut Arbeitsrecht im schlimmsten Fall unwirksam und kann von eurem Arbeitgeber angefochten werden. Wir haben euch im Folgenden die wichtigsten Fragen beantwortet – und bieten euch unten eine Vorlage für die Kündigung zum Download an.

Kann ich das Kündigungsschreiben auch per Mail abschicken?

Diese Frage lässt sich mit einem klaren Nein beantworten. Das Gesetz verlangt bei der Kündigung eines Arbeitsvertrags die Schriftform. Die elektronische Form ist ausgeschlossen und damit rechtlich unwirksam, egal ob ihr es per E-Mail, Fax, SMS oder Whatsapp versucht. Geregelt ist das in Paragraf 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, kurz BGB. Das gilt übrigens auch, wenn euer Arbeitgeber euch kündigen sollte.

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Schriftform heißt außerdem, dass ihr das Schreiben eigenhändig unterschreiben müsst. Das legt §126 BGB fest. Eure Signatur am Computer auf das Schreiben zu kopieren und anschließend auszudrucken, macht die Kündigung ebenfalls ungültig. An diesen gesetzlichen Regeln ändern auch etwaige Zusatzklauseln in eurem Arbeitsvertrag nichts.

Welche Fristen muss ich einhalten?

Auch Kündigungsfristen sind in der Regel gesetzlich festgelegt – es sei denn, aus eurem Arbeits- oder Tarifvertrag geht etwas anderes hervor. Obacht: Die Kündigungsfrist läuft erst, wenn das Kündigungsschreiben schriftlich zugestellt wurde. Wenn ihr es fälschlicherweise elektronisch an euren Arbeitgeber schickt, verliert ihr also vor allem Zeit. Bei einer außerordentlichen Kündigung gelten noch einmal andere Regeln.

Bei einer ordentlichen Kündigung könnt ihr immer zum 15. oder Ende des Kalendermonats kündigen. Laut §622 BGB müsst ihr dabei eine Frist von vier Wochen einhalten. Sprich: 28 Tage, wie Pascal Croset, Anwalt für Arbeitsrecht, Business Insider erklärte. Wenn ihr also zum 30. April kündigen wollt, muss die Kündigung spätestens am zweiten April eingehen. Falls ihr euch noch in der Probezeit befindet, schrumpft die Frist auf zwei Wochen, also 14 Tage.

Ihr könnte euch aber entspannen: Umgekehrt muss euer Arbeitgeber laut §622 BGB längere Fristen einhalten. Die wachsen je nach Dauer des Arbeitsverhältnisses von einem Monat bis hin zu sieben Monaten nach 20 Jahren.

Welches Datum schreibe ich in die Kündigung?

Entsprechend ist das Kündigungsdatum immer der 15. oder der letzte Tag des Monats. Heißt: Ihr könnt nicht zum 1. Februar kündigen. Das wäre rechtlich ungültig. Stattdessen müsst ihr im Kündigungsschreiben fristgerecht zum 31. Januar kündigen. Dann könnt ihr in eurem neuen Job am 1. Februar durchstarten.

Gleiches gilt bei der Kündigung zur Monatsmitte. Hier kündigt ihr zum 15. des Monats – und das ist auch euer letzter Arbeitstag. Am 16. könnt ihr dann euren neuen Job antreten.

Wie stelle ich das Kündigungsschreiben rechtssicher zu?

Die Kündigung muss dem Arbeitgeber fristgerecht zugestellt werden. Erst dann ist sie wirksam – und dafür habt ihr selbst zu sorgen. Das heißt: Schickt die Kündigung nicht auf den letzten Drücker ab. Stattdessen habt ihr mehrere Möglichkeiten, wie Jana Kölling, Fachanwältin für Arbeits- und Sozialrecht Business Insider erklärte.

Ihr könnt die Kündigung persönlich übergeben und euch den Erhalt vom Empfänger schriftlich bestätigen lassen. Oder ihr nehmt einen Zeugen mit, der oder die vorher gesehen hat, dass es sich um eine Kündigung handelt.

Alternativ könnt ihr die Kündigung natürlich per Post abschicken. Hier ist Kölling zufolge die Form des Einwurf-Einschreibens am besten. Das gilt nämlich mit der Unterschrift des Postboten als zugegangen. Ein Einschreiben mit Rückschein hingegen bedarf der persönlichen Übergabe – und die ist, ebenso wie der reguläre Postweg – anfällig für Fehler.

Wie sieht ein Kündigungsschreiben aus?

Grundsätzlich muss das Kündigungsschreiben an den Arbeitgeber gerichtet sein – unter der Adresse, die auch im Arbeitsvertrag genannt wird. Es muss klar daraus hervorgehen, wer wem kündigt. Einen Grund zu nennen, ist bei einer ordentlichen und fristgerechten Kündigung hingegen nicht erforderlich, sagt Fachanwalt Pascal Croset.

Grundsätzlich reicht also eine Kurzversion wie „Sehr geehrte [Name des Arbeitgebers], hiermit kündige ich meine Tätigkeit als [Stellenbezeichnung laut Arbeitsvertrag] bei [Name des Unternehmens] ordentlich und fristgerecht zum [Kündigungsdatum]“ aus.

Ihr solltet eine schriftliche Bestätigung der Kündigung und des Kündigungsdatums verlangen, um sicherzugehen. Außerdem habt ihr hier die Möglichkeit, direkt um ein Arbeitszeugnis zu bitten, das ihr eurem nächsten Job vorlegen könnt. Fragt am besten direkt nach einem „qualifizierten Arbeitszeugnis“, das neben nicht nur den Job beschreibt, sondern die Qualifikationen, Leistung und Sozialverhalten des Arbeitnehmers bewertet.

Weitere Zusätze – beispielsweise, dass ihr euch für Zusammenarbeit, Entwicklungsmöglichkeiten oder ähnliches bedankt – sind nicht notwendig. Sie sind laut Pascal Croset eher dem sozialen Bereich zuzuordnen. Allerdings schade es auch nicht, im Kündigungsschreiben einen freundlichen oder versöhnlichen Ton anzuschlagen.

Vorlage Kündigungsschreiben

Für den Fall, dass ihr euch bei Aussehen und Formulierungen trotzdem unsicher seid, haben wir für euch eine Vorlage erstellt. Ihr könnt euch das Muster hier herunterladen und einfach mit euren Daten füllen. Nicht vergessen: Nach dem Ausdrucken müsst ihr noch unterschreiben.

Update im April 2024: Inhalt überprüft und aktualisiert.