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Zu viel Zeitmanagement schadet, sagt ein Experte – was hilft also wirklich?

·Lesedauer: 5 Min.
Aufgaben effizienter abzuarbeiten klingt nach einem guten Weg aus der Überforderung. Aber oft ist das Gegenteil der Fall.
Aufgaben effizienter abzuarbeiten klingt nach einem guten Weg aus der Überforderung. Aber oft ist das Gegenteil der Fall.

Wenn man von einer Sache nie genug haben kann, dann ist es wohl Zeit. Egal ob für Arbeit, Freunde, Familie oder Hobbys: Das Gefühl, in Zeitnot zu sein oder unter Zeitdruck zu stehen, ist für viele allgegenwärtig. Als Reaktion auf den Stress, den das verursacht, versuchen die meisten sowohl privat als auch beruflich, ihre verfügbare Zeit besser einzuteilen. Zeitmanagement lautet das Stichwort. Um effizienter zu sein, werden dann alle Lücken im Kalender gefüllt und wo noch ein Sprint hinpasst, wird er auch angesetzt.

Wie Dane Jensen, CEO von Third Factor, einem Anbieter für Führungskräfteentwicklung, im „Harvard Business Manager“ argumentiert, schafft diese Form des Zeitmanagements aber meist mehr Stress als sie euch abnimmt. „Denn wenn wir effizienter werden, schaffen wir dadurch nur Platz für noch mehr Aufgaben und setzen uns zusätzlich unter Druck“, schreibt er. Die Arbeit im Homeoffice habe dieses Dilemma veranschaulicht. Denn einerseits sparen die Menschen Zeit, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Schließlich fallen beispielsweise Arbeitsweg und Geschäftsreisen weg. Außerdem fühle sich etwa die Hälfte der Menschen zu Hause produktiver.

Arbeitstag im Homeoffice um 30 Minuten länger

Daten der Softwarefirma Atlassian würden aber zeigen, dass sich der durchschnittliche Arbeitstag – aller Zeitersparnis und Produktivität zum Trotz – weltweit um ganze 30 Minuten verlängert hat, schreibt Jensen im „Manager Magazin“. Meist würde die Mehrarbeit außerdem von der abendlichen Freizeit abgehen.

Produktivität ist wichtig, keine Frage. Aber wie Jensen argumentiert, geht es vor allem darum die Arbeitsbelastung zu reduzieren, anstatt sie einfach besser zu verteilen oder schneller abzuarbeiten. Sonst stehe für die durch effizienteres Zeitmanagement geschaffenen Freiräume immer schon eine neue Aufgabe parat, die auch noch schnell erledigt werden muss.

Um aus diesem Teufelskreis auszubrechen, hat Jensen drei Strategien für euch.

1. Die Arbeitsbelastung reduzieren

Sobald ihr eine Aufgabe übernehmt, stellt das Jensen zufolge eine Vereinbarung dar – und die ist mit Druck verbunden, das Versprochene auch einzuhalten. Wenn ihr das zeitlich nicht schafft, müsst ihr nachverhandeln, was zusätzlichen Stress verursacht, eventuell sogar Schuldgefühle, weil ihr jemanden im Stich gelassen habt.

Da hilft nur, den Druck von vornherein zu reduzieren, indem ihr die Menge der Aufgaben reduziert, die ihr übernehmt, so Jensen. Das gestaltet sich natürlich schwieriger, wenn ihr nicht selbst entscheidet, was ihr abarbeiten müsst. Wenn euch Aufgaben zugewiesen werden, sei es ein gutes Vorgehen, euren Vorgesetzten zu fragen, welche eurer Aufgaben Vorrang hat oder in welcher Reihenfolge ihr sie priorisieren sollt. Damit trage euer Vorgesetzter die Entscheidung mit und ihr könnt gemeinschaftlich über die Priorisierung diskutieren.

Wenn ihr euch selbst Aufgaben aufhalst, solltet ihr zwei Dinge tun: einerseits lernen, eure Kapazitäten realistisch einzuschätzen und nicht zu optimistisch zu sein. So vermeidet ihr Jensen zufolge eventuell unangenehme Nachverhandlungen. Und ganz konkret empfiehlt er, Zeiten im Kalender für eure eigene To-do-Liste zu blocken. Dazu sei es vorteilhaft, euren Kalender – in den andere Personen Meetings, Telefonate oder ähnliches eintragen – mit eurer eigenen Aufgabenliste zusammenzuführen. So würdet ihr einen besseren Überblick über Verpflichtungen und Kapazitäten behalten.

2. Entscheidungen durch Prinzipien ersetzen

Wenn man kontinuierlich weitreichende Entscheidungen treffen muss, ohne eine vollständige Informationsgrundlage zu haben, könne das schnell zu dem führen, was in der Wissenschaft als kognitive Überlastung bezeichnet wird. Vielen dürfte das gerade aus dem letzten Jahr bekannt vorkommen: Ist es sicher, an Weihnachten die Familie zu besuchen? Kann ich guten Gewissens ins Büro gehen? Jensen zufolge erhöht diese Überlastung die Wahrscheinlichkeit, dass ihr Fehler macht. Und trägt dazu bei, dass ihr euch überfordert und gestresst fühlt.

Einzige Abhilfe: Einzelne Entscheidungen durch unumstößliche Prinzipien ersetzen. Das funktioniere in allen möglichen Bereichen. So sei es beim Abnehmen effektiver, zu sagen: „Ich werde nach 19 Uhr nichts mehr essen“, als sich eine vage Richtlinie zu setzen. Denn wenn ihr euch beispielsweise sagt, dass ihr nach 19 Uhr weniger Süßigkeiten essen wollt, nehme euch das letztlich keine der Einzelentscheidung bei jedem noch so kleinen Stück Schokolade ab.

Auch Steve Jobs habe sich das zunutze gemacht und beispielsweise entschieden, jeden Tag das Gleiche zu tragen: eine einzige Entscheidung, die ihn von allen weiteren Überlegungen bezüglich seiner Garderobe befreit hat. Und so könntet ihr euch beispielsweise auch das Prinzip setzen, freitags keine Meetings abzuhalten, empfiehlt Jensen. Auf diese Weise schaufelt ihr euch Freiräume, um konzentriert an den eigenen Projekten zu arbeiten.

3. Minimiert Ablenkungen, indem ihr euch besser strukturiert

Auch Ablenkungen können zum Überforderungsgefühl beitragen. Denn je zerstreuter ihr seid oder je öfter ihr unterbrochen werdet, desto schwieriger wird es, eure Aufgaben fristgerecht zu erledigen oder wichtige Entscheidungen zu treffen. Außerdem mindern viele Ablenkungen Jensen zufolge das Erfolgsgefühl, wenn ihr dann ein Projekt abgeschlossen habt.

Am Beispiel der sozialen Medien werde schnell klar, dass auch hier eine strukturierte Herangehensweise nötig sei. Denn die Netzwerke seien von einigen der klügsten Köpfe ihrer Generation ja gerade dafür entwickelt worden, eure Aufmerksamkeit auf sich zu ziehen. Schiere Willenskraft reicht da nicht um zu widerstehen, schreibt Jensen. Darum hätten viele Führungskräfte beispielsweise feste Zeiträume eingeplant, in denen sie das WLAN ihres Laptops abschalten, um konzentriert zu arbeiten. Andere hätten jeden Tag bestimmte Zeitfenster festgelegt, in denen ihre Bürotür für die Fragen der Mitarbeiter offen steht. Das habe die Unterbrechungen außerhalb dieses Zeitfensters minimiert.

Eine andere Möglichkeit bestehe darin, zwischen einzelnen Meetings je zehn Minuten Pause einzulegen. Dadurch könnt ihr verhindern, während eines Meetings schon durch Gedanken an das nächste abgelenkt zu werden, so Jensen. Außerdem sei die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sich einzelne Meetings überlappen.

Auch wenn gerade der letzte Punkt zunächst nach klassischer Produktivitätssteigerung klingt, geht es Jensen bei all diesen Punkten nicht darum, mehr in eurem Zeitplan unterzubringen. Vielmehr sei das Ziel, eure Aufgabenliste zu reduzieren und die bestehenden Aufgaben besser abzuarbeiten. Vereinfachen sei das Stichwort – auf allen Ebenen.

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