Diese Fettnäpfchen lauern bei der Weihnachtspost

Die Vorbereitungen auf die Feiertage laufen auch in der Firma auf Hochtouren und bedeuten noch einmal einen kräftigen Endspurt bis zu den verdienten Ferien. Und dann müssen da auch noch die Weihnachtsgrüße geschrieben und verschickt werden! Lästige Pflichtübung und alljährlicher Höllenjob oder doch eine schöne Tradition?

Doch die Mühe lohnt sich: Auch Geschäftspartner sind gerade jetzt nach einem mit Arbeit vollgepacktem Jahr besonders empfänglich für Anerkennung, Dank und gute Wünsche – die große Mangelware in unserer hastigen Gesellschaft. Da ist die gute alte Weihnachtspost doch eine schöne Möglichkeit, um genau das Kunden, Kollegen und Mitarbeitern am Jahresende zu signalisieren. Geschätzt werden laut Brancheninsidern pro Jahr in Deutschland zwischen 50 und 80 Millionen Weihnachtskarten zwischen Firmen hin- und hergeschickt.

Doch wann ist der richtige Zeitpunkt dafür? Wie persönlich darf man dabei werden? Müssen Sie Kalligrafie-Schrift beherrschen? Wann wirkt die Post deplatziert, wann ist sie zu spät und welche Fettnäpfchen lauern noch bei den scheinbar banalen Grüßen? Wir haben für Sie die No-Gos recherchiert und zeigen allen Kartenmuffeln, was sie beachten müssen, damit die Weihnachts- und Neujahrswünsche zu einem Lichtblick im Poststapel werden. Keine Angst, es ist leichter, als Sie denken!

Es gilt wie im echten Leben: Der erste Eindruck zählt, wenn Sie mit Ihrer Post aus der großen Masse herausstecken wollen. Das fängt schon bei der Auswahl des Formates an: Brief, Karte, Klappkarte oder reicht auch eine saloppe Xmas-E-Mail mit flackernden Kerzen und animierten Engeln?

Ein Brief empfiehlt sich nur dann, wenn Sie Ihrem Geschäftspartner etwas mehr mitteilen wollen, als nur die obligatorischen besten Wünsche zum Fest. Für die wiederum ist eine Karte am besten geeignet. Klar, kurze Grüße auf einem ganzen Blatt Papier – das sieht doch irgendwie verloren aus.
Entsprechende Überlegungen gelten dann auch beim Format der Karte. „Das Format richtet sich nach dem Inhalt“, heißt es bei den Experten der virtuellen Druckerei Online-Druck. Überlegen Sie sich also vorher gut, was und wie viel Sie zu sagen haben. Die beliebtesten Formate für geschäftliche Weihnachtskarten sind DIN A6, DIN A5, DIN lang und quadratische Karten mit Seitenlängen von 125 mm.

Substanz entscheidet

Sie erinnern sich doch bestimmt noch an diese eine griffige Karte, die sie sich so schön in der Hand angefühlt hat und die Sie sich an ihren Bildschirm geklebt oder auf dem Schreibtisch aufgestellt haben, oder? Der Digitalisierung zum Trotz gehören Grußkarten zum Anfassen zum guten Ton im Geschäftsleben.

Womit wir auch schon die Frage beantwortet hätten, ob Faxe oder E-Mails mit tanzenden Weihnachtsmännern oder gar banale SMS mit Tannenbaum-Emojis okay sind. Sagen wir es so: Je nach Branche und Zielgruppe kann das durchaus in Ordnung sein. Generell sei aber gesagt, dass digitale Wünsche zum Fest und zum Start ins Jahr 2017 nach einmaligem Lesen eher auf Nimmerwiedersehen im Postfach verschwinden. Oder sie kommen gar nicht erst an, weil sie vom Firmenserver von vornherein als Spam ein- und anschließend aussortiert werden.

„Eine gute Druck- und Papierqualität signalisieren Sorgfalt und Wertigkeit“, heißt es im Weihnachtskarten-Knigge der Kartenfaktorei, einem Anbieter aus München. „Ohne ansprechendes Papier“, schreiben auch die Stil-Experten der Online-Druckerei, „verfehlt jeder noch so schöne Text eine Wirkung.“

Nun müssen Sie sich aber nicht gleich bei der Büttenpapierfabrik Gmunden, dem Marktführer für teures und exklusives Papier, in Unkosten stürzen – hier lässt sich unter anderem Yahoo-Chefin Marissa Meyer Einladungskarten drucken. Auch Hollywoods Oscar-Gewinner werden aus einem goldenen Umschlag aus Gmund gezogen. Aber, das rät Businessknigge-Trainerin Yasmin Birk bei Online-Druck, „beim Papier ist auf ein hochwertiges Briefpapier zu achten.“ Wie hochwertig genau es dann letzten Endes sein soll, müssen Sie selbst entscheiden. Es hängt davon ab: Wie viel sind Ihnen Ihre Geschäftspartner oder Mitarbeiter wert?

Jetzt kommt der Teil, in dem besonders viele Fallstricke lauern: Es geht um den Inhalt der Weihnachtspost. Eine gute Nachricht noch vorweg: Sie müssen gar nicht den ganzen Text für mehrere Hundert Karten mit der Hand schreiben. Welcher Unternehmer hat dafür schon die Zeit. Aber ein bisschen individuell darf es schon sein. Schließlich wollen Sie doch Ihre Wertschätzung zum Ausdruck zu bringen. Die Kartenfaktorei rät: „Ein oder zwei handgeschriebene Zeilen, die sich direkt an den Empfänger wenden, machen den Weihnachtsgruß besonders glaubwürdig.“ Dazu gedruckt ein kurzes Gedicht oder ein schöner Spruch, fertig ist die Weihnachtspost.

Wie persönlich Sie sich dabei ausdrücken hängt davon ab, wie lange die Geschäftsbeziehung schon besteht und wie gut Sie den Adressaten kennen. Mein Tipp: Verlassen Sie sich einfach auf Ihr Bauchgefühl. In jedem Fall vermeiden sollten Sie anonyme Sammel-Anreden wie: „Liebe Kunden“, „Liebe Mitarbeiter“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren.“ Darauf weist die Redaktion von Stil.de hin, der virtuellen Ausgabe des „Großen Knigge“. Nehmen Sie sich statt dessen die Zeit, entweder mit der Serienbrieffunktion eine persönliche Anrede einzufügen oder – noch besser – lassen Sie die Anredezeile frei und füllen Sie sie nach dem Ausdrucken handschriftlich aus.

Grundsätzlich gilt: Je persönlicher Sie schreiben, desto ehrlicher werden auch Ihre Weihnachtswünsche wahrgenommen. So etwas wirft man dann auch nicht einfach wie so viele 08/15-Grüße weg, oder?

Eine Briefmarke ist Pflicht

Tabu sind neben einer schwer zu entziffernden Unterschrift mit dem Kugelschreiber natürlich auch reine Standardfloskeln wie „Wir wünschen Ihnen auch in diesem Jahr wieder ein schönes Fest und erholsame Feiertage“. „Alle Jahre wieder“, schreiben auch die Experten aus der Knigge-Redaktion von Stil.de, „ist zwar ein schönes Weihnachtslied. Wenn aber Weihnachts- und Neujahrsgrüße nur ein Alle-Jahre-wieder-Erlebnis auslösen, läuft irgendwas falsch.“ Ein absolutes No-Go sind auch geschäftliche Inhalte. Wer will zu Weihnachten schon Werbepost bekommen?

Und ab geht die Post – fragt sich nur wie? Nun, wenn Sie jetzt Ihre schönen Grüße, die – das Minimum an persönlichem Aufwand – mit der Hand und einem Füller oder wenigstens einem wirklich guten Kugelschreiber lesbar unterschrieben sind, die Post in ein Kuvert mit Fenster stecken (noch unpassender sind eigentlich nur noch einfache Adressetiketten, so praktisch die auch sind) und sie durch die Frankiermaschine jagen, können Sie sich den Aufwand auch gleich sparen.

Die Adresse schreiben Sie bitte mit der Hand - das unterstreicht nochmal die persönliche Note – vorne auf den Umschlag. Und statt Frankiermaschine entscheiden Sie sich für eine dezente Briefmarke mit weihnachtlichem Motiv, die den Adressaten schon mal einstimmt. Das Motiv auf der Karte darf übrigens gerne ungewöhnlich sein, darauf weist die Kartenfaktorei hin. Das hebt Ihre Post aus der regelrechten Masse der eingehenden Weihnachtskarten heraus.

Achten Sie bei der Auswahl darauf, auch wenn Sie sich für eine Karte von der Stange entscheiden. Wichtig ist dabei immer, dass das Design zu Ihnen und Ihrer Firma passt. Wenn Sie in einer eher konservativen Branche arbeiten, werden Sie mit tanzenden Schneemännern und knalligen Farben Ihre Geschäftspartner wohl kaum beeindrucken. Knigge-Trainerin Yasmin Birk plädiert für eine minimalistische Optik. Es gilt: „Weniger ist mehr. Das Design darf nicht überfrachtet sein. Im Vordergrund müssen immer die Wünsche stehen.“

Jetzt zur Deadline. Auch wenn es in der Vorweihnachtszeit oft hektisch zugeht: Sie sollten Ihre geschäftliche Weihnachtspost spätestens bis Mitte Dezember auf den Weg gebracht haben. Im besten Fall, das rät die Kartenfaktorei, treffen Ihre Grüße und Wünsche zehn bis 14 Tage vor den Feiertagen ein. Vorher wirken sie deplaziert, danach sind viele schon im Urlaub und dem Empfänger bleibt keine Zeit mehr, um darauf reagieren zu können. Übrigens herrscht auch bei der Post zur Weihnachtszeit Hochkonjunktur. Denken Sie also daran, Ihre Briefe rechtzeitig auf den Weg zu bringen.

Ein Beispieltext: An die Leser dieses Artikels!

„Am liebsten erinnere ich mich an die Zukunft.“ (Salvador Dali, 1904-1989, spanischer Maler)

Liebe Leser dieses kleinen Weihnachtspost-Ratgebers,

wie schön, dass Sie sich die Zeit für die Lektüre meines Textes genommen haben! Etwas, dass ich trotz der Hektik Ihres Arbeitsalltages sehr zu schätzen weiß: Ihre Aufmerksamkeit. Wir sind sehr froh, Sie in diesem Jahr zu unseren Lesern zählen zu dürfen und bedanken uns sehr für Ihr Vertrauen. Und ich hoffe, dass wir uns im neuen Jahr recht bald hier auf Handelsblatt Online wieder sehen. Wir werden alles dafür tun, Sie auch in 2017 nicht zu enttäuschen.

Zunächst einmal möchte ich Ihnen aber für Ihre Treue in diesem Jahr danken. Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie erholsame Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

Herzliche Weihnachtsgrüße aus Düsseldorf wünscht Ihnen,

Carina Kontio

KONTEXT

Weihnachten für Minimalisten: Weniger Konsum, mehr Leben

Advent

Weihnachtszeit ist Kaufrausch-Zeit. Selten sind die Innenstädte so voll, wie an den Adventswochenenden. Doch nicht alle machen mit. Immer mehr Leute entdecken, wie es sich lebt mit wenig Konsum.Quelle: dpa

Ein Berliner...

Sebastian Michel ist 25 Jahre alt, kommt aus Berlin und ist Minimalist. So nennt er einen Lebensstil, der gerade immer mehr junge, vor allem internetaffine Menschen anzieht.

...schafft Ordnung...

Er habe alles aus seinem WG-Zimmer rausgeräumt und eine Woche lang nur das zurückgeholt, was er wirklich gebraucht habe, erzählt er. Mit jedem Gegenstand weniger gewann er ein Stück Überblick über sein Leben zurück. Rund 70 Prozent seiner Kleidung gab er weg. Der Laptop blieb.

...erlebt mehr...

"Ich achte mehr auf Qualität, weniger auf den Preis", sagt der Web-Entwickler. Trotzdem brauche er weniger Geld als früher. "Und ich bin deutlich häufiger glücklich." Weil er Dinge gegen Erlebnisse tausche.

...und ist glücklicher

Minimalisten suchen ihr Glück im Weniger: weniger besitzen, weniger kaufen. Ein überschaubareres Leben, aber auch ein Protest gegen die Konsumgesellschaft, Ausbeutung und das Geiz-ist-geil-Syndrom.

Der Vorreiter...

Zu den Vorreitern gehört der US-Amerikaner Michael Kelly Sutton. In seinem Blog "The Cult of Less" listet der 27-Jährige alles auf, was er besitzt. 126 Dinge stehen da gerade, vom Flaschenöffner über das Polo-Shirt bis zum Laptop. Zwölf davon stehen auf "verkaufen".

...kommt aus Amerika...

Der Software-Programmierer versucht, mit so wenigen Dingen wie möglich auszukommen. "Ich habe festgestellt, dass mehr Krempel auch mehr Stress bedeutet", schreibt er.

...und war ausgebrannt

Der Wachstumskritiker Niko Paech von der Universität Oldenburg nennt das den "Konsum-Burn-Out". Das Leben sei vollgestopft mit Produkten, Dienstleistungen und Kommunikationstechnologien, beschreibt er.

Weniger kaufen kann...

Einen Trend zu bewussterem Kaufverhalten beobachtet der Konsumforscher Wolfgang Adlwarth schon seit einer Weile. "Es werden geringere Mengen eingekauft", sagt Adlwarth. Vor allem bei Lebensmitteln: "Die Leute kaufen weniger auf Vorrat, um später weniger wegwerfen zu müssen."

...wirtschaftlich sinnvoll sein

Nach Ansicht des Berliner Wirtschaftswissenschaftlers Holger Rogall kann ein minimalistischer Lebensstil wirtschaftlich sogar sinnvoll sein. Je weniger Geld Menschen für "Schnickschnack" wie das jährlich neue Handy ausgäben, desto mehr könne umgeleitet werden beispielsweise in die Energiewende.

KONTEXT

Welche Management-Fehler fatal für Firmen sein können

Fehler eins

Frühwarnsignale, z.B. für Markt- oder technologische Veränderungen, werden nicht wahrgenommen oder sogar aktiv verdrängt.

Fehler zwei

Regulatorische und politische Einflüsse auf die künftige Unternehmensentwicklung werden systematisch unterschätzt.

Fehler drei

Markt- und Kundenveränderungen werden im Vorstand nicht (hinreichend) analysiert und diskutiert.

Fehler vier

Geschäftsmodelle werden nicht kritisch reflektiert.

Fehler fünf

Man hält zu lange an traditionellen (und bislang erfolgreichen) Vorgehensweisen fest.

Fehler sechs

Es mangelt an Mut, gegen die herrschende Meinung zu argumentieren.

Fehler sieben

Bei spürbaren Veränderungen wird zu zögerlich gehandelt, man ergeht sich in Aktionismus und Effekthascherei "auf der Bühne" ohne konkrete Maßnahmen.

Fehler acht

Es fehlt eine klar und überzeugend kommunizierte Veränderungsvision und Strategie.

Quelle

Umfrage unter Partnern von Roland Berger Strategy Partners. Zitiert in "Gute Führung" von Burkhard Schwenker und Mario Müller-Dofel. Erschienen 2012 bei BrunoMedia Verlag.