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Geheime Verträge: Zalando beschäftigt Top-Manager im Ausland wie Leiharbeiter – wollte der Handelsriese damit Unternehmenssteuern umgehen?

Getty Images / Sam Edwards / Jeffrey Coolidge / SOPA Images, Collage: Dominik Schmitt (Business Insider)  - Copyright: Dominik Schmitt/ Getty Images
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Vor einem Szene-Café in Berlin-Kreuzberg erzählt Pascal Fries* von Abgründen einer großen deutschen Erfolgsstory. Inmitten seiner Ausführungen ignoriert der Manager den Regen, der plötzlich auf ihn herunterprasselt. Er spricht einfach weiter, von fragwürdigen Beschäftigungskonstruktionen, von Verschleierung und angeblicher Steuervergehen. Es sind schwerwiegende Vorwürfe, die Fries gegen seinen ehemaligen Arbeitgeber erhebt – Zalando.

Der Online-Händler hat es mittlerweile bis in die Championsleague der deutschen Wirtschaft gebracht: in den DAX. Dabei fing alles vor 14 Jahren in einem Berliner Keller an. Damals packten die Gründer Robert Gentz und David Schneider noch persönlich Schuhe in Kartons und verschickten sie quer durch Republik. Mit kostenlosen Retouren und der Werbekampagne „Schrei vor Glück“ stellte das Startup den Versand- und Modemarkt in Deutschland auf den Kopf. Die Firma expandierte ins Ausland: Polen, Frankreich, Italien, Spanien, Großbritannien, Niederlande. Inzwischen ist der Konzern nach eigenen Angaben auf 25 Märkten in Europa aktiv. Es ist diese rasante Entwicklung, die Talente und Führungskräfte wie Fries eines Tages zu Zalando führte.

Mitten in der Corona-Krise, als Geschäfte in den Innenstädten geschlossen blieben und der Umsatz von Online-Händlern in die Höhe schnellte, suchte Zalando frisches Führungspersonal für ganz unterschiedliche Abteilungen und nahm dafür die Unterstützung des Berliner Startups „Workmotion“ in Anspruch. Die Firma wirbt damit, das Anheuern von Arbeitskräften im Ausland per „Knopfdruck“ zu ermöglichen. Dafür hat sie nach eigenen Angaben ein Tool entwickelt, über das Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Steueranmeldungen und Personalmanagement in Einklang mit den lokalen Gesetzen erstellt werden. In diesem Sinne bezeichnet sich Workmotion als „externe Personalabteilung“ von rund 300 Kunden in 160 Ländern.

Verleih von Topmanagern "auf Knopfdruck"

Nach Recherchen von Business Insider interessierte sich Zalando aber auch für eine Dienstleistung des Berliner Startups, die den Verleih von Arbeitskräften ermöglicht. Dieser gehe ebenfalls „auf Knopfdruck“, also digital, sagten die Gründer von Workmotion jüngst im Interview mit der „WirtschaftsWoche“. Ein verlockendes Angebot, das Zalando in den vergangenen zwei Jahren für seine Zwecke gerne nutzte. Wie aus internen Unterlagen hervorgeht, engagierten die Deutschen mit Hilfe von Workmotion reihenweise ausländische Top-Manager wie Leiharbeiter. Ihre Aufgaben: Millionen-Budgets verwalten, große Teams führen, Strategien entwickeln.

Aus Sicht von Steuerexperten eine brisante Praxis: Denn Firmen, die sich auf dieses Spiel einlassen und Führungskräfte Vollzeit aus Anrainerstaaten arbeiten lassen, würden das Risiko eingehen, Unternehmenssteuern zu hinterziehen. Durch die Tätigkeit der Top-Manager kann im Ausland nämlich automatisch eine Betriebsstätte entstehen - und damit wird Unternehmenssteuer fällig. Bei großen Konzernen können das schnell mehrere Millionen Euro sein. Auf Anfrage lässt eine Zalando-Sprecherin viele Fragen von Business Insider dazu unbeantwortet, versichert aber: "Zalando zahlt seine Körperschaftssteuer in Übereinstimmung mit den OECD- und lokalen Richtlinien, die die Steuerbemessungsgrundlage nach der Verteilung des Schlüsselpersonals, der Entscheidungsfindung und der Unternehmensinfrastruktur aufteilen."

So funktioniert Zalandos fragwürdige Beschäftigungskonstruktion

Im Zuge monatelanger Recherchen gelang es Business Insider mit einem halben Dutzend von ausländischen Leih-Managern zu sprechen, die aus Anrainerstaaten für Zalando arbeiten oder gearbeitet haben. Sie erzählen eine andere Geschichte als die Pressestelle von Zalando. Einer von ihnen ist Fries, der Mann, der im Berliner Regen Missstände angeprangert hat. Vor seiner Zeit bei Zalando hat er sich über eine Dekade bei anderen internationalen Konzernen hochgearbeitet und war auch im Ausland tätig. Als sich dann die Chance auf eine Top-Position bei Europas Nummer Eins im Onlinehandel bot, war die Begeisterung zunächst groß. "Doch was dann geschah, habe ich noch bei keinem Unternehmen erlebt", sagt Fries. Denn Zalando wollte Fries nicht fest anstellen, sondern nur ausleihen.

Gegenüber Business Insider beschreiben Fries und andere Leih-Manager das System detailliert: Demnach gibt Zalando einer Führungskraft, die engagiert werden soll, zunächst einen Letter of Intent ("LoI"). Business Insider liegen entsprechende Exemplare vor, darin sind Jobtitel und Tätigkeitsfeld aufgeführt, die der Manager für Zalando ausführen soll. Das Beschäftigungsdatum, die Arbeitsstunden sind notiert, das Einkommen und die Benefits. Zum Arbeitsort notiert Zalando „Homeoffice“. Zudem erklärte Zalando mündlich oder im "LoI", möglicherweise in Zukunft eine Repräsentanz in dem Land zu gründen. Dann würde das Beschäftigungsverhältnis in einen festen Arbeitsvertrag mit Zalando und der dortigen Betriebsstätte umgewandelt werden.

Neben dem "LoI" unterschreiben die Manager noch einen Vertrag mit einer lokalen Leiharbeitsfirma in dem Anrainerstaat, in dem sie sich befinden. Auch diese Verträge liegen uns von mehreren Managern vor. Dort steht, dass die Firma die Arbeitskraft des Managers Zalando zur exklusiven Verfügung stellt. Zalando ist in den Dokumenten mehrfach genannt. Das Unternehmen im Anrainerstaat sorge dafür, dass alle rechtlichen Gegebenheiten der Anstellung gemäß der lokalen Gesetzgebung ordentlich gelöst sind, heißt es in dem Vertrag.

Workmotion orchestriert diesen Verleihprozess. Auf der Homepage schreibt das Unternehmen, "stellen Sie schnell und gemäß der Compliance-Richtlinien ein, über unsere Subfirmen oder unser Netzwerk an globalen Partnern". Die Konstruktion trägt den Titel „Employer of Record“ (EoR). Im Kern ist es klassische Arbeitnehmerüberlassung – nur in diesem Fall nicht von einfachen Angestellten, sondern von hochbezahlten Top-Managern. Im Fall von Zalando bewegen sich die Leiharbeiter auf der Ebene eines General Managers oder Direktors, mit einem Gehalt von mehr als 200.000 Euro im Jahr. "Es war auch der gute Verdienst, weshalb ich mich für dieses Beschäftigungsverhältnis mit Zalando eingelassen habe", sagt Fries.

Die Zalando-Sprecherin sagt: „Als mit der Pandemie der Umzug nach Deutschland aufgrund gesetzlicher und privater Einschränkungen nicht immer unmittelbar möglich war, hat sich der Bedarf an flexibleren Lösungen erhöht. Deshalb waren in der Vergangenheit einige Mitarbeiter*innen über das Employer of Record-Modell beschäftigt." Demnach handele es sich um eine niedrige zweistellige Zahl von insgesamt mehr als 17.000 Mitarbeitern bei Zalando.

Zudem betont das Unternehmen, dass es sich um Ausnahmefälle gehandelt habe, "um persönliche Lebensumstände zu berücksichtigen und die Zeit zu überbrücken, bis die Tätigkeit in Deutschland ausgeübt werden kann (z.B. familiäre Verpflichtungen wie auf das Ende des Schuljahres zu warten, Betreuungs- oder Pflegeaufgaben, temporäre Reiseverbote während der Pandemie)“. Generell sei Zalando bemüht, seinem Personal viel Flexibilität zu bieten. "Daher ermöglichen wir Mitarbeiter*innen für einen bestimmten Zeitraum im Jahr außerhalb des Landes zu arbeiten, in dem sie beschäftigt sind“, sagt die Spercherin.

Weitere Recherchen ziehen diese Darstellung von Zalando aber in Zweifel. "Ich wollte kein Leiharbeiter sein, ich wollte eine Festanstellung. Das habe ich meinen Chefs gesagt - ich wurde aber immer wieder vertröstet", sagt Fries. Erst wenn eine Repräsentanz in dem Land gegründet würde, bekäme er einen direkten Vertrag, sagten seine Vorgesetzten. Eine entsprechende Formulierung findet sich auch in seinem Letter of Intent. Warum hat Fries dann überhaupt eingeschlagen? "Das Geld stimmte. Ich mochte mein Team, meine Mitarbeiter. Das war wirklich toll bei Zalando", sagt Fries. "Der Vertrag, so wurde mir eingangs versichert, sollte ja zügig umgewandelt werden. Wurde er aber nicht."

Risiko des Verleihs von Top-Managern: Fälligkeit von Unternehmenssteuer

Zalando ist dabei nicht der einzige deutsche Konzern, der EoR genutzt hat. Das Modell erfreute sich während der Corona-Zeit einer gewissen Beliebtheit. Nach Informationen von Business Insider ist Workmotion an mehrere deutsche Konzerne herangetreten, die auf den DAX-Indizes gelistet sind. Einige haben die Hände von dem Arbeitnehmerverleih gelassen. Insider dieser Konzerne, aber auch hochrangige Vertreter der vier großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften („Big Four“) nennen uns gegenüber Schwächen und Risiken dieses Systems. Sie wollen ihre Namen aber nicht in diesem Artikel lesen.

Ihr Fazit: Diese Form von Leiharbeit könne für deutsche Firmen sehr teuer werden. Wenn Top-Manager Vollzeit aus Anrainerstaaten arbeiten würden, bestehe ein großes Risiko, dass Unternehmenssteuer fällig werde. Workmotion nennt sich zwar "externe Personalabteilung", sei am Ende aber nur der "juristische Arbeitgeber" - oder die Sub-Subfirma, über die der Manager angestellt wird, so ein Experte. Die operative Arbeit leistet er für Zalando - und das sei für den Fiskus in den Anrainerstaaten entscheidend. Damit ist Zalando der "wirtschaftliche Arbeitgeber" und müsse im Zweifel Unternehmenssteuer zahlen. Ganz gleich, ob der Manager direkt oder indirekt angestellt sei. Insider kritisieren daher, dass Workmotion über dieses erhebliche Risiko nicht aufkläre. Auf Anfrage äußerte sich das Berliner Startup nicht.

Ab wann wird aber Unternehmenssteuer für eine deutsche Firma im Ausland fällig?

Entscheidend ist die Frage, ob durch die Tätigkeit des Managers im Anrainerstaat eine Betriebsstätte entsteht. Anders als Zalando in seinen Lettern of Intent insinuiere, sei es nicht an dem Berliner Konzern, selbst eine solche Stätte zu gründen, sagt ein renommierter Berater einer großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Sie entstehe automatisch, wenn ein Manager des Unternehmens in dem jeweiligen Staat unternehmerisch tätig werde.

In einem Beitrag für das juristische Fachmagazin „Internationale Wirtschaftsbriefe” nennen PwC-Berater zwei wesentliche Kriterien. Nämlich den „abhängigen Vertreter“ und „die feste Geschäftseinrichtung“. Es handelt sich dabei um die sogenannten OECD-Kriterien, welche Zalando nach eigenen Angaben berücksichtigen würde. Demnach handele es sich um einen "abhängigen Vertreter" eines Unternehmens im Ausland, wenn er oder sie „genaue Anweisungen oder der Kontrolle des Unternehmens im Inland unterworfen ist“.

Wenn der Vertreter Verträge abschließt oder maßgeblich daran mitwirkt, die ohne wesentliche Änderungen der Zentrale abgenickt werden, begründe er damit eine Betriebsstätte. Ein weiterer Faktor ist die „Exklusivität der Mitarbeiter“, der demnach zu einer Betriebsstätte führen kann. Demnach müsste der besagte Mitarbeiter „ausschließlich oder nahezu ausschließlich“ für einen Auftraggeber arbeiten.

Für das Kriterium der „festen Geschäftseinrichtung“ müsste laut den Beratern eine feste Niederlassung (geografisch, zeitlich) gegeben sein, die dem Unternehmen zur Verfügung steht. Ein Homeoffice sei dabei inbegriffen. Demnach müsste der Mitarbeiter das Arbeitszimmer in seiner Wohnung über 6 Monate, in denen er für das Unternehmen tätig ist, kontinuierlich genutzt haben. Außerdem müsste das Unternehmen Verfügungsmacht über das Arbeitszimmer haben.

Recherchen von Business Insider zeigen, dass die ausländischen Leih-Manager von Zalando diese Kriterien weitestgehend erfüllt haben. Nach unseren Informationen haben sie an Verträgen mitgewirkt, u.a. in Holland und in Großbritannien. Bei allen Managern, mit denen wir gesprochen haben, war Zalando der einzige Auftraggeber. Die Zalando-Manager haben über Monate aus ihrem Homeoffice gearbeitet. Eine genauere Verabredung oder überhaupt Gespräche wegen des Arbeitsortes habe es mit Zalando nicht gegeben. Eine Verfügungsmacht über das Arbeitszimmer hatte das Unternehmen allerdings nicht.

Das Homeoffice hat bei einem anderen Konzern eine Betriebsstätte in Österreich begründet

Die Betriebsstätten-Problematik ist nicht nur auf das EoR-System begrenzt. Es betrifft potenziell alle Manager deutscher Konzerne, die vom Ausland aus arbeiten. So berichten Mitarbeiter von Steuerprüfungsgesellschaften, dass das Thema aktuell die Steuerabteilungen großer deutscher Unternehmen umtreibe. Viele Manager hätten nämlich während der Corona-Zeit von ihren Fincas in Mallorca, der Berghütte in Österreich oder aus dem Haus in der Toskana gearbeitet. Brisant: In einigen Fällen sei durch die Tätigkeit der Führungsperson im Ausland automatisch eine Betriebsstätte geschaffen worden.

Eine mit dem Vorgang vertraute Person berichtet von dem Fall eines hochrangigen Managers eines deutschen Konzerns, der viele Monate aus dem Homeoffice in Österreich gearbeitet habe. Die österreichische Steuerbehörde habe darin die Begründung einer Betriebsstätte gesehen, unter anderem deswegen, weil ihm sein deutscher Arbeitgeber keine Alternative zum Homeoffice angeboten habe, berichtet der Steueranwalt. Für das Unternehmen hatte diese Entscheidung ein kostspieliges Nachspiel.

Einige Mitgliedsstaaten der EU seien geradezu darauf aus, die Tätigkeit von ausländischen Managern als unternehmerisches Handeln zu werten und zügig die Begründung eine Betriebsstätte festzustellen. Das fülle die Kassen des österreichischen, italienischen oder spanischen Fiskus, berichten Insider der großen Beraterhäuser.

Das sagen die niederländische und britische Steuerbehörde

Im Fall Zalando hat Business Insider bei den Steuerbehörden unserer Anrainestaaten nachgefragt, ab wann sie die Begründung einer Betriebsstätte sehen. Eine Sprecherin des niederländischen Finanzministeriums sagt, dass eine Betriebsstätte entstehe, wenn das Unternehmen eine feste Niederlassung, etwa ein Büro in den Niederlanden habe, von dem aus das Geschäft der Firma im Land betrieben werde. Unter der niederländisch-deutschen Steuer-Konvention könne eine Betriebsstätte aber auch durch eine Person begründet werden, die in den Niederlanden tätig sei und etwa Verträge im Auftrag der Firma unterzeichne. Falls eine Betriebsstätte bejaht werde, würde eine Körperschaftssteuer auf die Gewinne des Unternehmens fällig werden, die der Betriebsstätte in dem jeweiligen Land zugerechnet werden könne.

Mehrere Zalando-Manager berichten uns gegenüber, dass Zalando-Führungspersonal in den Niederlanden Verträge unterzeichnet hat, die für die Niederlande, Deutschland aber auch ganz Europa relevant waren.

In Großbritannien gelten für die Gründung einer Betriebsstätte die Kriterien "abhängiger Vertreter" und "feste Geschäftseinrichtung". Dann würden Körperschaftssteuern auf den Gewinn fällig werden, den das Unternehmen über die Betriebsstätte im Vereinten Königreich verdient, sagt eine Sprecherin des britischen Finanzministeriums.

Zufall oder nicht: Zuletzt gab Zalando die Weisung an die im Ausland tätigen Leih-Manager raus, entweder viermal pro Woche in die Zentrale nach Berlin zu pendeln, ganz nach Deutschland zu ziehen oder sich eventuell nach einem anderen Arbeitgeber umzuschauen. Als Grund für die Forderung nannten Zalando-Verantwortliche: steuerliche Risiken, die durch die Tätigkeit der Manager im Ausland bestehen würden. Das berichten uns übereinstimmend mehrere Zalando-Manager. Pascal Fries sagt: "Wir hatten alle ein flaues Gefühl im Magen, als wir für unsere Führungspositionen über Sub-Subfirmen angeheuert wurden. Als die Zalando-Chefs uns nach Deutschland zurückpfiffen und das so begründeten, waren wir uns sicher: Das stinkt gewaltig".

Wir haben Zalando mit dem Vorwurf konfrontiert, den Rückruf der Manager mit steuerlichen Risiken begründet zu haben. Der Konzern antwortete: "Wie erwähnt, hat Zalando während der Corona-Pandemie flexible Lösungen angeboten, als Umzüge oder Reisen nur eingeschränkt möglich waren. Diese Ansätze wurden nach der Pandemie nicht 1:1 weiter fortgeführt, sondern in ein dauerhaftes Angebot für alle Mitarbeiter*innen im Rahmen der bestehenden Working From Abroad Richtlinien überführt. Dabei bieten wir unseren Arbeitnehmer*innen Flexibilität an, wo es möglich ist. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns nicht zu Einzelfällen äußern."

Wie delikat das Thema für Zalando ist, zeigt der interne Umgang der Firma damit. So war der Online-Händler offenbar sehr bemüht, dass Informationen zum Leih-Manager-System nicht öffentlich werden. Gleich in mehreren Fällen forderte Zalando die betreffenden Personen zur Verschwiegenheit auf. Die Manager mussten nach ihrem Ausscheiden auch unterschreiben, dass sie noch nie für Zalando gearbeitet haben.

*Name aus Quellenschutzgründen geändert.