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Diese strengen Regeln müssen Unternehmer beachten

Während für Verbraucher im Gesetz nur wenige Fristen zur Aufbewahrung vermerkt sind, gibt es für Selbstständige und Firmen etliche Vorgaben.

Wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung zu Unrecht erhoben wird, kann es für die Betroffenen hilfreich sein, wenn sie noch die nötigen Unterlagen zu ihrer Entlastung parat haben. Foto: dpa

Alle Unternehmer, die zur Abgabe einer Einnahmenüberschussrechnung oder zur Buchführung verpflichtet sind, müssen ihre Unterlagen archivieren. Eine Sonderregelung für Kleinunternehmer und Selbstständige gibt es nicht.

Zehn Jahre: Etliche Unterlagen müssen zehn Jahre lang verwahrt werden. Dazu zählen laut Abgabenordnung (§ 147 AO): Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. Außerdem Buchungsbelege sowie Zollunterlagen.

Sechs Jahre: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, eine Kopie der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerrelevante Dokumente müssen sechs Jahre verwahrt werden. „Dazu zählen etwa die Lohnunterlagen und gegebenenfalls die Einrichtungsdokumentation des Kassensystems, aus der zum Beispiel hervorgeht, für welche Waren welche Steuersätze hinterlegt wurden“, sagt Markus Deutsch, Steueranwalt aus Berlin und Vizepräsident des Steuerberaterverbands Berlin-Brandenburg.

Art des Archivs: Die meisten dieser Dokumente dürfen Unternehmer digital speichern. „Eine Ausnahme besteht für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, diese müssen papierhaft archiviert werden“, sagt Deutsch. In der Praxis sei das zwar kaum relevant, doch das Gesetz schreibt dies noch vor.

Wichtig bei der digitalen Ablage: „Die Dokumente sollten in Standardformaten gespeichert werden, die auch in einigen Jahren noch mit gängiger Software lesbar sind“, sagt Deutsch. Zu empfehlen sei zudem ein Dokumentenmanagement, bei dem die Dateien in nicht veränderbarer Weise abgelegt werden.

Werden Papierdokumente digitalisiert, müssten Unternehmen auch das Verfahren dokumentieren. „In der Vergangenheit ist es vorgekommen, dass Zahlen im Scan nicht korrekt wiedergegeben wurden, dies muss kontrolliert werden“, sagt Deutsch.

Steuerprüfungen: Wenn es zu solchen Prüfungen kommt, ist es wichtig, die angeforderten Dokumente parat zu haben. Liegen sie nicht vor, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen, und das ist für die Betroffenen meist ungünstiger als die Berechnung anhand der Unterlagen.

Wird einem Unternehmen – oder auch einer Privatperson – Steuerhinterziehung vorgeworfen, gelten zwei unterschiedliche Verjährungsfristen. Grundsätzlich kann Steuerhinterziehung schon nach fünf Jahren nicht mehr mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe geahndet werden. „Für schwere Fälle wie Steuerhinterziehung im großen Ausmaß oder Steuerhinterziehung als Mitglied einer Bande gelten jedoch zehn Jahre“, sagt Steueranwalt Deutsch.

Eine Nachzahlung der Steuern kann der Fiskus länger fordern. Wer Steuern vorsätzlich hinterzogen hat, ist erst nach zehn Jahren vor Forderungen des Finanzamts sicher. Geht es um eine leichtfertige Steuerverkürzung, endet die Frist nach fünf Jahren. Sie beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuererklärung abgegeben wurde.

„Bei Unternehmern kann es durch eine Außenprüfung oder ein Strafverfahren zusätzlich zu einer sogenannten Ablaufhemmung kommen“, sagt Deutsch. Dann könnten nicht gezahlte Steuern auch noch nach 13 Jahren nachgefordert werden. Wenn der Verdacht der Steuerhinterziehung zu Unrecht erhoben wird, kann es für die Betroffenen hilfreich sein, wenn sie noch die nötigen Unterlagen zu ihrer Entlastung parat haben.