Deutsche Märkte schließen in 7 Stunden 7 Minuten
  • DAX

    15.620,11
    +65,03 (+0,42%)
     
  • Euro Stoxx 50

    4.133,52
    +15,57 (+0,38%)
     
  • Dow Jones 30

    35.116,40
    +278,24 (+0,80%)
     
  • Gold

    1.818,20
    +4,10 (+0,23%)
     
  • EUR/USD

    1,1857
    -0,0011 (-0,09%)
     
  • BTC-EUR

    31.911,88
    -862,51 (-2,63%)
     
  • CMC Crypto 200

    924,53
    -18,91 (-2,00%)
     
  • Öl (Brent)

    70,80
    +0,24 (+0,34%)
     
  • MDAX

    35.483,65
    +184,25 (+0,52%)
     
  • TecDAX

    3.744,25
    +23,75 (+0,64%)
     
  • SDAX

    16.564,57
    +55,38 (+0,34%)
     
  • Nikkei 225

    27.584,08
    -57,75 (-0,21%)
     
  • FTSE 100

    7.122,70
    +16,98 (+0,24%)
     
  • CAC 40

    6.747,02
    +23,21 (+0,35%)
     
  • Nasdaq Compositive

    14.761,29
    +80,23 (+0,55%)
     

Vorsicht Datenpanne: Warum ihr aufpassen solltet, wenn ihr Dritte bei E-Mails in „cc“ setzt

·Lesedauer: 3 Min.

Tobias Theelen ist Privacy Tech Consultant bei der Beratungsfirma DataGuard. Als IT-Compliance-Spezialist, zertifizierter Datenschutzbeauftragter und zertifizierter ISO 27001 Officer und Auditor, berät er Unternehmen in den Bereichen Informationssicherheit und Datenschutz. Er sagt, eine der häufigsten Verletzungen des Datenschutzes sind falsch versendete E-Mails. Schnell ist es zum Beispiel passiert, dass jemand aus versehen den Verlauf aus einer anderen E-Mail weiterleitet, obwohl die Kontaktdaten vertraulich sind. Datenexperte Thelen zeigt die aktuelle Rechtslage, erklärt, welche Bußgelder euch erwarten könnten und wie ihr unnötige Datenpannen vermeidet.

Es ist der absolute Klassiker unter den Datenschutzverletzungen: E-Mails mit Empfängern in cc, die dort nicht hingehören. Vielleicht denkt ihr jetzt: Sowas kann mir nicht passieren. Unsere täglichen Erfahrungen zeigen etwas anderes: Die offene Empfängerliste gehört nach wie vor zu den gängigsten Datenpannen in Unternehmen. Jeden Tag werden Millionen von E-Mails mit Personen in Carbon Copy (cc) versendet. Und in der Regel passiert gar nichts. Die Personen in cc können – genau wie die regulären Empfänger – sehen, an welche E-Mail-Adressen die Nachricht versandt wurde. Zudem ist der gesamte Verlauf einsehbar. Zu Problemen führt das dann, wenn es Adressaten gibt, die

  • die E-Mail-Adressen der anderen Empfänger nicht kennen sollten.

  • über den Verlauf an personenbezogene Informationen gelangen, die nicht mit ihnen geteilt werden sollten.

Die Rechtslage

Solange sich die E-Mail-Adresse einer natürlichen Person zuordnen lässt, gilt sie nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO als personenbezogene Information, die Dritten nur mit Einwilligung oder einer anderen entsprechenden Rechtsgrundlage zur Verfügung gestellt werden darf. Wird die E-Mail-Adresse wie im Fall der offenen E-Mail-Liste geteilt, liegt also ein Verstoß gegen den Datenschutz vor.

So kann sich der Fehler in der Praxis äußern

Ein Verband möchte seine gesamten Mitglieder und eine Liste von Interessierten über eine gesetzliche Neuerung informieren. Dafür setzt die Verwaltung des Verbands einen kleinen Newsletter auf. Um diesen direkt an alle Empfänger zu verschicken, kopieren die Verantwortlichen die E-Mail-Adressen von Mitgliedern und Interessierten in das cc-Feld. So bekommen zwar alle Empfänger das Update, allerdings werden auch gleich die E-Mail-Adressen aller anderen Mitglieder ohne gesetzliche Rechtsgrundlage mitversendet. Das ist ein klarer Verstoß gegen den Schutz personenbezogener Daten im Sinne der Vertraulichkeit.

Ein weiteres Beispiel: Ein Logistikunternehmen möchte seine Umsätze im neuen Quartal ankurbeln und gewährt Neukunden, die noch im ersten Quartal einen Vertrag abschließen, einen Rabatt von 20 Prozent. Eine Vertriebsmitarbeiterin will direkt drei der Firmen informieren, mit denen sie gerade in Verhandlungsgesprächen steckt. Um Zeit zu sparen – denn die ist im Vertrieb bekanntlich immer knapp –, sendet sie einfach eine E-Mail an einen der möglichen Neukunden und setzt die anderen in cc. Auch hier werden personenbezogene Daten ohne Rechtsgrundlage geteilt. Und noch schlimmer: Die Empfänger erhalten Informationen darüber, dass die anderen Unternehmen sich gerade ebenfalls in Verhandlungsgesprächen befinden.

Bußgelder

Der sogenannte offene E-Mail-Verteiler hat bereits vor der Einführung der DSGVO zu einigen Bußgeldern geführt. Das Bayerische Landesamt für Datenschutz verhängte schon im Jahr 2013 ein Bußgeld von 2.500 Euro gegen ein Unternehmen, da eine Mitarbeiterin eine E-Mail mit einem großen Empfängerkreis in cc versendet hatte. Ähnlich hart traf es einen Bürger, der Wut-Mails an große Verteiler in cc schickte. Er zahlte knapp 2.500 Euro aus eigener Tasche. Auch eine Gemeinde bekleckerte sich 2019 nicht gerade mit Ruhm, als ein städtischer Info-Newsletter an über 350 E-Mail-Adressen rausging. Da es sich um eine öffentliche Stelle handelt, kam es hier jedoch zu keinem Bußgeld.

So geht es besser

Die Lösung für diesen Datenschutz-Fauxpas ist ganz einfach:

1. Statt des cc-Feldes sollte das bcc-Feld direkt darunter genutzt werden. Bcc steht für „Blind Carbon Copy“ — die Empfänger dieser Zeile sehen nur den Absender und den Inhalt der E-Mail beziehungsweise des E-Mail-Verlaufs.

2. Vor dem Weiterleiten von E-Mail-Verläufen an weitere Empfänger lohnt sich ein zusätzlicher Check: Sind wirklich alle Informationen in den E-Mails für die neuen Empfänger geeignet?

3. Für Newsletter empfehlen wir die Nutzung dedizierter Tools, die direkt auch andere Datenschutzgrundsätze wie die Einwilligung durch das Double-Opt-in-Verfahren erlauben und speichern. Dabei sollten „Unsubscribe“-Links zur Abmeldung mitversendet werden.

4. All das kann nur dann gelingen, wenn die Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult werden.

Niemand macht in Sachen Datenschutz immer alles richtig. Es gibt einige Hürden und Fallstricke, die zu Fehlern und Missverständnissen führen können. Entscheidend ist, am Ball zu bleiben, den eigenen Datenschutz konstant unter die Lupe zu nehmen und stetig zu verbessern.

Wir möchten einen sicheren und ansprechenden Ort für Nutzer schaffen, an dem sie sich über ihre Interessen und Hobbys austauschen können. Zur Verbesserung der Community-Erfahrung deaktivieren wir vorübergehend das Kommentieren von Artikeln.