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Prokrastination: Mit diesen 5 Tipps schiebt ihr Dinge nicht mehr auf

Das Parkinsonsche Gesetz kann bei Perfektionismus helfen, aber auch gegen Prokrastinieren, also das Aufschieben von Aufgaben. - Copyright: Getty Images/ portishead1
Das Parkinsonsche Gesetz kann bei Perfektionismus helfen, aber auch gegen Prokrastinieren, also das Aufschieben von Aufgaben. - Copyright: Getty Images/ portishead1

Je mehr Zeit wir haben, desto länger brauchen wir, um eine Aufgabe zu erledigen - dieses „Gesetz“ wurde Mitte des vergangenen Jahrhunderts formuliert und wird bis heute in verschiedenen Zusammenhängen verwendet. Das Charmante an diesem Gesetz: Wenn wir es geschickt nutzen, kann es uns viel freie Zeit verschaffen. Cordula Nussbaum, Trainerin für Karriere-, Zeit- und Selbstmanagement, hat uns verraten, wie das geht.

Das steckt hinter dem Parkinson-Gesetz

Der britische Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson formulierte das Gesetz erstmals 1955. Er nannte den satirischen Aufsatz "Parkinsons Gesetz" - und das Gesetz somit kurzerhand nach sich selbst. Die Quintessenz: „Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, in dem wir Zeit dafür haben“. Aufgaben dauern – laut Parkinson – eben so lange, wie wir Zeit dafür eingeplant haben – und das unabhängig davon, ob wir diese Zeit tatsächlich benötigen oder nicht.

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Der Zweck seines Aufsatzes war es, die britische Bürokratie und ihre Ineffizienz ironisch auf die Schippe zu nehmen. Der Aufsatz fand großen Anklang, wahrscheinlich, weil jedem sofort mindestens ein Beispiel für das Gesetz einfiel - das natürlich kein Gesetz im physikalischen Sinne ist.

Ähnlich verhielt es sich einige Jahre später mit dem so genannten Peter-Prinzip, das besagt, dass Menschen so lange befördert werden, bis sie eine Position erreicht haben, für die sie nicht mehr über die erforderlichen Kenntnisse verfügen und daher keine Führungsleistung mehr erbringen. Auch dieses Prinzip war nicht als Zustandsbeschreibung gedacht, sondern eher als satirische Beobachtung. Aber auch unter diesem Prinzip konnten sich viele Menschen auf Anhieb etwas vorstellen, so dass es heute noch geläufig ist.

Doch zurück zum Parkinson-Gesetz. Cordula Nussbaum, Spiegel-Bestseller-Autorin sowie Trainerin und Coach für Karrierefragen, Zeit- und Selbstmanagement, erklärt das Parkinson'sche Gesetz am Beispiel eines Luftballons und nennt es deshalb auch Gasgesetz: Ein Gas kann sich immer nur so weit ausdehnen, wie es das umgebende Gefäß zulässt. Wir können einen Luftballon nur so weit aufblasen, wie seine Hülle nachgibt. Ist seine Dehnbarkeit erschöpft, dehnt er sich nicht weiter aus, sondern die Luft darin wird komprimiert.

So könnt ihr das Gesetz für euch nutzen

Das lässt sich auch auf die Arbeitszeit übertragen: „Wenn wir viel Zeit für eine Aufgabe haben, neigen wir dazu, diese Zeit voll auszuschöpfen und mehr Zeit dafür aufzuwenden, als eigentlich nötig wäre“, sagt die Expertin. Dabei ließen sich viele Aufgaben schneller erledigen, wenn wir uns von vornherein weniger Zeit dafür nehmen würden. Denn, so Nussbaum: „Wenn wir einen mit Gas gefüllten Behälter verkleinern, komprimieren wir das Gas. Verkleinern wir unser Zeitfenster für eine bestimmte Aufgabe, erledigen wir die Aufgabe komprimierter“.

Anders ausgedrückt: Wenn wir unsere Zeit verknappen, wird die Arbeit, die erledigt werden muss, in der zur Verfügung stehenden Zeit gemacht – unter bestimmten Voraussetzungen.

Beispiel: Rentnerinnen und Rentner, die in der Regel mehr Freizeit haben, neigen dazu, diese Zeit voll auszuschöpfen und nehmen sich oft viel Zeit für scheinbar einfache Dinge wie zum Beispiel den Kauf einer Geburtstagskarte und eines Geschenks für das Enkelkind. Sie gehen möglicherweise in mehrere Geschäfte, vergleichen Preise und überlegen genau, welches Geschenk am besten zum Beschenkten passt. Danach noch einen Stift auszusuchen, mit dem man die Geburtstagskarte signiert, kann einiges an Zeit beanspruchen.

Berufstätige hingegen, die in der Regel deutlich weniger Freizeit haben, erledigen diese Aufgabe schnell zwischendurch auf dem Nachhauseweg. Im Schreibwarenladen wird kurz angehalten, eine Karte und ein Geschenk ausgesucht und gekauft. Der Grund: Berufstätige nehmen sich im ohnehin vollen Alltag nicht die Zeit, sich allzu lange mit solchen Aufgaben zu beschäftigen. Kurz und knackig werden sie quasi im Vorbeigehen erledigt - und das Ergebnis muss keineswegs schlechter sein als beim stundenlangen Einkaufsbummel.

Das Prinzip hilft bei Perfektionismus und gegen Prokrastination

„Vor allem Perfektionisten können von dem Parkinson Prinzip profitieren, weil es dem ständigen Nachbessern und Feintuning einen Riegel vorschiebt“, sagt Nussbaum. „In vielen Fällen ist gut oft gut genug, und gerade für einen ersten Aufschlag reicht es völlig aus, wenn ein Entwurf nicht hundertprozentig perfekt ist, sondern noch Luft nach oben hat.“ Was noch fehlt oder verbessert werden kann, lasse sich dann immer noch im Laufe der nächsten Schritte erledigen, fasst die Trainerin zusammen.

Auch bei Routineaufgaben kann das Gas-Prinzip echte Zeitersparnis bringen. Dazu solltet ihr ermitteln, wie lange ihr für den Quartalsbericht, die Reisekostenabrechnung oder das monatliche Meeting wirklich braucht, und eine verbindliche Deadline festlegen. „Gerade bei Besprechungen ist das Gas-Prinzip in vielen Teams der Game-Changer: es bremst Quasselstrippen von vornherein aus“, sagt die Trainerin.

Die Vorteile des Parkinson-Gesetzes – und wofür es sich nicht eignet

Allerdings eignet sich das Parkinson'sche Gesetz nicht für alle Aufgaben. „Vor allem kreative Aufgaben lassen sich nach diesem Prinzip meist nicht adäquat erledigen, denn Zeitdruck ist für die meisten Menschen der Kreativitätskiller schlechthin. Auch Aufgaben, die wir zum ersten Mal machen, in die wir uns einarbeiten müssen oder die wir noch viel lernen und üben müssen, erledigen die meisten Menschen besser ohne Stoppuhr im Kopf“, sagt Nussbaum. Hier kann das Parkinson'sche Gesetz kontraproduktiv sein, weil es die für kreative Prozesse notwendige Flexibilität und Freiheit einschränkt.

Einige Nachteile, aber vor allem der große Vorteil des Parkinson-Gesetzes wurden schon angesprochen. Schauen wir uns beide Seite der Medaille noch einmal etwas genauer und im Überblick an:

  • Nichts auf die lange Bank schieben: Viele schieben die Steuererklärung lange vor sich her. Dabei könnte man sich beispielsweise einen Ruck geben und beschließen, sich jetzt zwei Stunden Zeit zu nehmen und die Erklärung in dieser Zeit fertig zu machen, rät Nussbaum. Auch wenn sie dann noch nicht perfekt ist und vielleicht noch zwei oder drei Belege fehlen, ist zumindest ein Anfang gemacht. „Das ist der große Vorteil dieses Gesetzes. Man fängt einfach an“, resümiert sie.

  • Zeit strukturiert nutzen: Das Parkinson-Gesetz bietet eine klare Struktur für die Zeitnutzung, indem es hilft, Zeit effizient zu planen und zu nutzen.

  • Bessere Arbeitsergebnisse: Wer es schafft Prioritäten zu setzen und entsprechend abzuarbeiten, der arbeitet nicht nur strukturierter und effizienter, sondern erzielt in vielen Fällen auch die besseren Ergebnisse.

  • Prokrastination vermeiden: Kürzere Fristen helfen, Aufgaben schneller zu erledigen und Prokrastination zu vermeiden.

  • Work-Life-Balance fördern: Das Einhalten von Terminen und das Einplanen von regelmäßigen Pausen fördert die Work-Life-Balance.

Diese Nachteile hat das Parkinson-Gesetz

  • Erhöhter Stress durch unrealistische Zeitvorgaben: Zu enge oder unrealistische Zeitvorgaben können zu erhöhtem Stress und Druck bei der Erledigung von Aufgaben führen.

  • Gefahr der Vernachlässigung wichtiger Aufgaben: Wenn der Fokus ausschließlich auf kurzfristigen Zielen liegt, besteht die Gefahr, dass wichtige langfristige Projekte vernachlässigt werden.

  • Mögliche Einbußen bei der Qualität der Arbeit: Sich auf starre Deadlines zu fixieren, kann die Qualität der Arbeit beeinträchtigen. Wer sich zu sehr beeilt, um die Arbeit rechtzeitig zu beenden, der könnte wichtige Schritte übersehen oder nicht gründlich genug arbeiten. So entstehen Fehler.

  • Eingeschränkte Flexibilität: Wenn man stur an festen Terminen festhält, kann das die Flexibilität behindern. Es wird schwieriger, auf unerwartete Ereignisse oder Veränderungen zu reagieren. Das kann Probleme verursachen, wenn es nötig ist, Pläne anzupassen oder Prioritäten neu zu ordnen, um den neuen Umständen gerecht zu werden.

  • Gefahr von Burnout: Eine zu hohe Arbeitsbelastung, die durch die strikte Einhaltung von Zeitvorgaben entsteht, kann zu Burnout führen und sich langfristig negativ auf die Gesundheit auswirken.

Fünf Tipps, um das Prinzip im Alltag zu nutzen

Diese und andere Nachteile wollt ihr vermeiden und gleichzeitig von den Vorteilen des Parkinson-Gesetzes profitieren? Cordula Nussbaum gibt einige Tipps, wie ihr das Parkinson-Prinzip in euren Alltag integrieren könnt – beruflich und privat. Denn letztlich geht es darum, wertvolle Lebenszeit zu sparen und die Effektivität zu steigern.

  1. Analysiert euren Zeitmanagement-Typ: Überlegt euch, ob ihr eher kreative Chaoten oder Systematiker seid –  wie Nussbaum es nennt. Ein Test auf ihrer Website kann euch helfen, genau das herauszufinden und entsprechende Strategien zu entwickeln.

  2. Setzt euch klare Zeitrahmen für Aufgaben: Fragt euch vor allem bei unangenehmen Aufgaben, wie viel Zeit ihr dafür aufwenden wollt, anstatt zu fragen, wie lange es wohl dauern wird. Selbst gesetzte Zeitlimits helfen einerseits, den Gas-Effekt zu minimieren, und sind andererseits auch sehr hilfreich, wenn ihr zum Aufschieben neigt. So könnt Ihr Euch zum Beispiel vier Minuten Zeit nehmen, um die Spülmaschine auszuräumen, anstatt euch den halben Tag davor zu drücken. „Dies spart nicht nur wertvolle Lebenszeit, es hebt auch die Stimmung“, sagt Nussbaum. „Das Ergebnis: Mehr Freizeit und bessere Laune.“

  3. Setzt eure Zeitlimits entsprechend der Prioritäten effektiv ein: Kombiniert das Parkinson-Gesetz mit dem Pareto-Prinzip, indem ihr analysiert, wie viel Zeit ihr in der Regel für die wichtigsten Inhalte einer wiederkehrenden Aufgabe benötigt. Ihr habt in der Regel nach zehn Minuten alles Wichtige in einer komplexen E-Mail beantwortet? Dann zieht die Reißleine und beendet die Mail. So verhindert ihr, dass ihr weitere wertvolle Minuten nur mehr an Kleinigkeiten herumwerkelt, die keinen echten Mehrwert bringen. Außerdem gilt: „Für die wirklich wichtigen To-Dos größere Zeitfenster einplanen und die eher unwichtigen Aufgaben in eher kleinen Zeitfenstern erledigen“, so die Trainerin.

  4. Nutzt weitere Zeitmanagement-Methoden: Vor allem, wenn ihr eher Systematiker seid und euren Alltag sehr gut planen könnt, teilt euren Arbeitstag in klar definierte Zeitintervalle ein und schafft im Kalender klare Zeitinseln für bestimmte Aufgaben. Plant auch Puffer ein, um Unvorhergesehenes auffangen zu können. Seid ihr eher kreative Chaoten oder ist euer Alltag ist sehr agil und dynamisch, dann lasst mehr Luft im Kalender für Unvorhergesehenes und genießt es, spontan in neue Aufgaben einsteigen zu können. Aber Vorsicht: Die „Luft“ im Kalender darf nicht dazu führen, dass ihr euch wieder in (unwichtigen) Aufgaben verliert. Schafft stattdessen eine Balance zwischen kleinen Zeitfenstern und genügend Luft für Kreativität und Überraschungen, die euch gut tun und produktiv halten. „Eine Stunde Puffer für jede Stunde Arbeit? Das würde das Prinzip ad absurdum führen“, sagt Nussbaum.

  5. Belohnt euch: Nachdem ihr unangenehme Aufgaben erledigt habt, belohnt euch mit kleinen Dingen oder einer Pause. Das motiviert und steigert die Effektivität eurer Arbeit.