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Kündigen per Mail? Was ihr beachten müsst, damit die Auflösung eures Arbeitsvertrags wirksam ist

Kündigen per E-Mail? Lest hier, warum das bei Arbeitsverträgen nicht wirksam ist.  - Copyright: Getty Images/ Catherine Falls Commercial
Kündigen per E-Mail? Lest hier, warum das bei Arbeitsverträgen nicht wirksam ist. - Copyright: Getty Images/ Catherine Falls Commercial

Heutzutage kommunizieren wir zu einem großen Teil online: ob per Messenger-App, Social Media oder E-Mail. Der gute alte Brief wird dagegen immer seltener. Öffnet ihr den Briefkasten, findet auch ihr mit Sicherheit nur unliebsame Post wie Rechnungen, Mitteilungen eurer Bank, Versicherung oder Erfreulicheres wie etwa einen neuen Miet- oder Arbeitsvertrag. Das liegt daran, dass die meisten Rechtsgeschäfte heute noch nach der Schriftform verlangen. Doch wie sieht das eigentlich beim Thema Kündigung aus? Verlangt auch diese zwingend nach der Schriftform? Oder ist auch das Kündigen per Mail rechtskräftig?

Kündigen per E-Mail: Wann das rechtswirksam ist

Es gibt zig Verträge, die wir heutzutage eingehen und die einer Kündigung bedürfen. Etwa Abonnements bei Magazinen, Verträge im Fitnessstudio oder Arbeitsverträge. Wollt ihr einen dieser Verträge kündigen, solltet ihr euch zunächst über die Fristen informieren und diese zwingend einhalten. Während sich diese Fristen bei Arbeitsverträgen in der Regel zwischen einem und drei Monaten bewegen, können sie bei Fitnessstudio- oder Handyverträgen deutlich variieren. Zudem solltet ihr im Vertrag selbst herauslesen, ob eine Kündigung nach der Text- oder die Schriftform verlangt.

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Sollt ihr per Textform kündigen, müsst ihr zwar schriftlich kündigen, könnt dies jedoch per E-Mail erledigen. Oder aber ihr schickt eine Textnachricht, ein Fax oder einen maschinell erstellten Brief. Ganz gleich wie: Eine eigenhändige Unterschrift ist in diesem Fall nicht notwendig. In den allermeisten Fällen ist bei Kündigungen jedoch für beide Seiten die Schriftform vorausgesetzt.

Das heißt: Ihr müsst die Kündigung eigenhändig unterschreiben. Am einfachsten ist in diesem Fall, ihr schickt einen unterschriebenen Brief mit eurer Kündigung ab. Per Mail könnt ihr, ist die Schriftform verlangt, nur dann kündigen, wenn ihr im Dokument eine qualifizierte elektronische Signatur angebt. Einzelne Urteile wie zum Beispiel das vom Oberlandesgericht München zeigen aber, dass trotz verlangter Schriftform auch Kündigungen per Mail ohne elektronische Signatur rechtsgültig sein können.

Arbeitsverhältnisse müsst ihr zwingend per Brief beenden

Nun kommt das große Aber. In einigen Fällen verbietet das Gesetz bei Kündigungen die elektronische Form und besteht ausdrücklich auf die klassische Schriftform. Das ist vor allem bei Arbeits- und bei Mietverträgen der Fall, aber auch bei notariell beurkundeten Verträgen, etwa wenn ihr ein Grundstück gekauft habt.

Das Bürgerliche Gesetzbuch, kurz BGB, hat im §623 klar festgelegt, dass die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses immer die Schriftform verlangt. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Kündigungen per Mail, Fax, SMS, Whatsapp oder Ähnlichem sind unwirksam. Ebenso unwirksam ist eine mündliche Kündigung. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber: Gekündigt wurde oder hat man erst, wenn dies schwarz auf weiß festgehalten wurde. Diese Regelung kann auch nicht durch extra Klauseln im Vertrag umgangen werden.

Vermeidet diese Formfehler

Die Berliner Fachanwältin für Arbeitsrecht, Jana Kölling, sagt zu Business Insider: „In der Praxis passiert es immer mal wieder, dass eine Kündigung per E-Mail erklärt wird. Selbst wenn die Kündigung vorher besprochen worden war: Eine E-Mail reicht nicht, die Kündigung ist unwirksam und die Beteiligten können dadurch viel Zeit, Geld und auch Planungssicherheit verlieren.“ Die Kündigungsfrist laufe erst dann, wenn die Kündigung schriftlich zugestellt wurde.

Weiter erklärt Kölling, dass aus der Kündigung klar hervorgehen muss, wer die Kündigung ausspricht und wem gekündigt wird. „Ist dies nicht klar erkennbar, kann die Kündigung zurückgewiesen werden“, so die Fachanwältin. Auch müsse klar geschrieben stehen: „Ich beende hiermit das Arbeitsverhältnis.“ Es reiche nicht, nur die Absicht anzukündigen.

Unterschrift nicht vergessen

Kurzum: Wollt ihr euren Job kündigen, setzt einen Brief auf. Ganz wichtig dabei ist zudem, dass ihr in diesem um eine Eingangsbestätigung bittet. „Bitte bestätigen Sie mir binnen 14 Tagen den Erhalt der Kündigung sowie den Kündigungstermin“, ist ein Satz, den ihr dafür beispielsweise nutzen könnt. Wollt ihr auf Nummer sichergehen, könnt ihr eure Kündigung obendrein per Einschreiben einsenden. Das kostet zwar extra, sichert euch im Zweifel jedoch ab.

Nicht zuletzt muss eure schriftliche Kündigung zwingend händisch unterschrieben sein. Initialen und Kürzel sind unzulässig. Nur dann ist die Kündigung laut §126 BGB wirksam. Erfüllt ihr diese Anforderungen nicht, reicht eure Kündigung beim Arbeitgeber also beispielsweise per Mail ein oder vergesst die Unterschrift, riskiert ihr, dass der Arbeitgeber eure Kündigung anfechten kann.

Update im April 2024: Inhalt überprüft und aktualisiert.