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Ihr wollt konzentrierter und produktiver arbeiten? Warum sich die Batching-Methode perfekt dafür eignet

Ein großer Haufen Arbeit kann schon mal überwältigend wirken. Batching könnte eine Lösung sein, wie ihr die Aufgaben effektiv angeht. - Copyright: fizkes/Shutterstock
Ein großer Haufen Arbeit kann schon mal überwältigend wirken. Batching könnte eine Lösung sein, wie ihr die Aufgaben effektiv angeht. - Copyright: fizkes/Shutterstock

Während man gerade die E-Mail an einen wichtigen Kunden schreibt, ruft der Kollege aus der anderen Abteilung an und fragt nach aktuellen Zahlen. Und dann meldet sich auf dem Handy noch die beste Freundin und möchte wissen, was für die Mittagspause geplant ist. Kein Wunder, dass am Ende des Arbeitstags der Schreibtisch voll mit Dingen liegt, die noch erledigt werden wollen. Unschön. Doch hier kann Batching helfen.

Batching ist eine Methode aus den Anfängen der elektronischen Datenverarbeitung, die sich auf andere Lebensbereiche übertragen lässt. Das Prinzip: Aufgaben, die sich ähneln, werden gesammelt und gemeinsam bearbeitet. Das Ergebnis: Richtig angewendet, kann Batching Zeit sparen, zu mehr Konzentration verhelfen und somit den (Arbeits-)Alltag produktiver gestalten.

Batching: Was ist das überhaupt?

Kurz gesagt bedeutet Batching, auch Batch Tasking genannt, dass man gleichartige Aufgaben bündelt und zusammen bearbeitet. Im besten Fall soll man dadurch konzentrierter arbeiten können und seine Arbeitszeit besser nutzen. Cal Newport, Assistenzprofessor für Informatik an der Georgetown University ist, beschreibt Batching in seinem Buch "Deep Work" als eine Methode des Zeitmanagements, die intensives und hoch konzentriertes Arbeiten ermöglicht.

Den Begriff Batchverarbeitung oder Stapelverarbeitung kennt man auch in der IT. Als noch Lochkarten in der Datenverarbeitung genutzt wurden, wurden diese als Stapel (Englisch: batch) nacheinander eingegeben und vom Programm abgearbeitet. Auch heute noch wird der Terminus verwendet, um sich auf nicht-interaktive Datenverarbeitung zu beziehen.

Batching als Produktivitätsmethode am Arbeitsplatz

So technisch muss es jedoch gar nicht werden, denn Batching lässt sich gut auch von Nicht-ITlern nutzen, um den Arbeitstag zu strukturieren und produktiver zu gestalten. Dazu wird die Idee, die man aus der Datenverarbeitung kennt, kurzerhand auf andere Arbeitsaufgaben übertragen.

Konkret heißt das: Statt jede E-Mail sofort zu bearbeiten, wenn sie im Postfach landet, beantwortet man beim Batching die Mails gebündelt zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Dieses Vorgehen hat den Vorteil, dass ihr euch voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren könnt. Statt eine Mail zu beantworten, dann mit der Vorbereitung der nächsten Präsentationen weiterzumachen und bei der nächsten Benachrichtigung der neuen Mail zuliebe wieder zu unterbrechen, bleibt ihr bei einer Sache – und somit fokussiert.

Batching versus Multitasking

Batching ist damit das Gegenteil von Multitasking, bei dem man mehrere Aufgaben vermeintlich gleichzeitig – in Wirklichkeit jedoch in schneller Abfolge – bearbeitet. Wer schon einmal einen Arbeitstag so zugebracht hat, zwischen ganz unterschiedlichen Aufgaben hin und her zu switchen, der weiß, wie anstrengend ein derartiger Arbeitsmodus sein kann.

Noch dazu macht Multitasking fehleranfällig. Die meisten von uns schaffen es nämlich nicht, sich auf eine neue Aufgabe zu konzentrieren, während man eine zweite unvollendete noch im Hinterkopf hat. Unsere Aufmerksamkeit verteilt sich daher auf die verschiedenen Dinge, die wir noch erledigen müssen, womit es nicht gelingt, uns komplett einer Aufgabe zu widmen.

Das Ergebnis: Wir machen schneller Fehler und bringen im schlimmsten Fall sogar minderwertige Ergebnisse hervor. Weil unsere Aufmerksamkeit geteilt ist, leiden andere mentale Ressourcen, wie zum Beispiel unsere Kreativität.

Noch dazu zeigt eine Studie, dass Unterbrechungen der Arbeit dazu führen, dass wir noch mehr Stress haben. Denn die Zeit, die wir verlieren, wenn wir eine Aufgabe unterbrechen, müssen wir an anderer Stelle wieder wettmachen. Und das schaffen viele nur, indem sie schneller arbeiten und damit unter größerem Druck am Arbeitsplatz stehen.

Allenfalls automatisierte und Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel staubsaugen und gleichzeitig telefonieren, lassen sich im Multitasking erledigen. Doch sogar hier zeigt sich, dass Multitasking seine Grenzen hat, weil es viel Konzentration kostet.

Im Alltag lässt sich das beim rückwärts Einparken beobachten. Viele Autofahrer drehen die Musik im Auto leiser, wenn sie rückwärts fahren müssen. Warum ist das so? Weil Musik hören (eine Routinetätigkeit) unsere Aufmerksamkeit stört, wenn wir uns darauf fokussieren müssen, rückwärts zu fahren.

Batching: Monotasking in Reinform

Beim Batching möchte man genau dies vermeiden. Gleichartige Aufgaben werden gebündelt und nacheinander erledigt  – und zwar komplett. So muss man sich nicht mehrere Male am Tag wieder in den gleichen Arbeitsschritt hineindenken.

Alle Geschäftsbriefe, die in der Woche angefallen sind, werden an einem Tag geschrieben und die Telefonate des Tages lassen sich in einem vorher festgelegten Zeitslot erledigen. Und die Exceltabelle, in die die aktuellen Zahlen gehören, bearbeitet man auch am besten gebündelt in einem Rutsch.

Natürlich hat auch das Batching seine Grenzen. Im Arbeitsalltag wird es immer wieder Situationen geben, in denen keine andere Wahl bleibt, als den aktuellen Arbeitsschritt zu unterbrechen – auch wenn er noch nicht komplett abgeschlossen ist. Zum Beispiel dann, wenn sich etwas im Projektablauf verschiebt und eine bestimmte Aufgabe sofort erledigt werden muss. Das ist zwar ärgerlich, bedeutet aber nicht, dass wir das Batching nicht als Arbeitsmethode im Job nutzen könnten. Es kommt eben darauf an, geeignete Aufgaben für diese Methode zu finden.

Aufgaben bündeln und bearbeiten: So nutzt ihr Batching für euch

Sofern wir unseren Arbeitstag weitgehend selbst gestalten können, spricht nichts dagegen, die Methode einmal auszuprobieren. So könnt ihr das Batching für euch nutzen:

  1. Gleichartige Aufgaben finden: E-Mails zu schreiben oder Daten in eine Exceltabelle zu übertragen, gehört bei vielen Jobs dazu. In den unterschiedlichen Professionen gibt es aber noch viele weitere Routineaufgaben, die sich bestens dazu eignen, gebündelt bearbeitet zu werden. Im ersten Schritt solltet ihr daher über einen gewissen Zeitraum euren Arbeitstag dokumentieren, damit ihr diejenigen Tätigkeiten finden könnt, die sich batchen lassen.

  2. Geeignete Aufgaben identifizieren: Routinetätigkeiten, bei denen es nicht auf einen oder zwei Tage ankommt, sind die perfekten Kandidaten fürs Batching. Manchmal ist man erstaunt, wie viele Routinen man Tag für Tag im Job zu erledigen hat. Damit ihr nicht den Überblick verliert, solltet ihr all jene Tätigkeiten zum Beispiel in einem Ordner auf deinem Desktop sammeln oder eine Liste anlegen, auf der ihr die Batching-Kandidaten festhaltet.

  3. Klare Struktur festlegen: Wenn klar ist, welche Aufgaben zusammengefasst werden können, wird ein Zeitfenster für das Batching dieser Aufgaben festgelegt. Wichtig dabei: Realistisch planen. Plant ihr zu wenig Zeit ein, können sich die Vorteile des Batchings kaum auszahlen. Denn Zeitdruck bedeutet Stress, weniger Konzentration und schlechtere Arbeitsergebnisse. Und damit das Gegenteil von dem, was ihr mit dem Batching erreichen möchtet.

  4. System überprüfen: Nach einiger Zeit solltet ihr das System evaluieren: Habt ihr alle Aufgaben gebündelt, die sich bündeln lassen? Und umgekehrt: Fasst ihr Tasks in einem Batch zusammen, die eher zeitkritisch sind und daher möglichst sofort bearbeitet werden sollten? Diese Überprüfung hilft euch dabei, die Methode für euch nach und nach zu verbessern – und somit noch produktiver und effektiver zu arbeiten.