Yahoo Finanzen Ihr werdet während einer Präsentation überrumpelt? Mit diesen vier Schritten reagiert ihr laut einem Experten in jeder Situation gelassen
Stellt euch vor, ihr sollt auf der Arbeit einen wichtigen Vortrag vor der Führungsetage halten. Ihr habt Wochen in die Vorbereitung gesteckt und fühlt euch perfekt vorbereitet. Kaum auf Slide drei eurer Präsentation angekommen, unterbricht ein Chef allerdings euren Vortrag und löchert euch mit Fragen. Ihr fühlt euch überrumpelt und kommt völlig aus dem Konzept.
So unangenehm sie auch sind: Im Arbeitsleben gibt es solche Situationen leider immer wieder. Sie treffen uns unverhofft und unvorbereitet. Gerade Zweiteres muss aber nicht sein. Tatsächlich können euch vier einfache Schritte dabei helfen, solche Situationen künftig besser zu händeln.
Überrumpelt zu werden, kann Unsicherheiten auslösen
Im Arbeitsleben kann es immer wieder zu Situationen kommen, in denen man sich völlig überrumpelt fühlt – mal durch Worte, mal durch Taten. Unser Vortragsbeispiel ist dabei nur eine Situation von vielen. So kann man beispielsweise auch dadurch überrumpelt werden, dass der Chef einen ohne Vorwarnung von einem wichtigen Projekt abzieht.
Obwohl die meisten Menschen wissen, dass man in solchen Situationen einen kühlen Kopf bewahren sollte, gestaltet sich das in der Praxis manchmal etwas schwieriger. Nicht selten setzen starke Emotionen und mitunter Selbstzweifel ein. Ist mein Vortrag nicht aussagekräftig genug? Bin ich nicht gut genug? Diese Gefühle werden durch Stress und Erschöpfung noch verstärkt.
Was nun nötig ist, um die Fassung zu bewahren, sind laut einem Artikel aus dem Harvard Business Review vier Strategien. Laut dem Autor des Artikels, David Lancefield, einem Coach für Führungspersonen, helfen sie dabei, wieder klar zu sehen und sich trotz der Überrumpelung durchzusetzen.
1. Fokussiert euch nach dem ersten Schock
Bleiben wir bei unserem Beispiel: Dass ein Chef euch bereits zu Beginn eures Vortrags mit Fragen überrumpelt, kann die Stresshormone Adrenalin und Cortisol in eurem Körper freisetzen. Ihr habt Lancefield zufolge nun zwei Möglichkeiten: Rot anlaufen, Stottern und in Tränen ausbrechen. Oder aber ihr verhindert, noch emotionaler zu werden und zentriert euch.
Das gelinge, indem ihr euch auf den Inhalt des Gesagten konzentriert. Stellt nicht eure Gefühle in den Fokus, sondern kehrt zurück auf die Sachebene. Zusätzlich solltet ihr euch laut dem Experten für den Input bedanken. Sagt zum Beispiel: „Danke für die ganzen hilfreichen Fragen. Sie deuten auf eine Richtung, die ich so bislang noch gar nicht bedacht habe. Können Sie mir dazu bitte noch mehr Einblicke geben?“
Je besser man sich zudem bereits vor dem Vortrag mit möglichen Fragen, Problemen und Herausforderungen beschäftige, desto besser sei man dagegen gewappnet, überrumpelt zu werden. Lancefield sagt, dass zahlreiche Führungskräfte, die er kennt, verschiedenste Szenarien im Kopf oder vor einem vertrauten Kollegen durchgehen, um sich perfekt vorzubereiten. Nicht zuletzt sei es hilfreich, einige Strategien im Gepäck zu haben, um die eigenen Emotionen in den Griff zu bekommen. Diese können laut Lancefield helfen:
Atmet tief durch.
Steht oder sitzt gerade und aufrecht. Spürt eure Bodenhaftung. Das helfe, klarer zu denken.
Benennt eure Gefühle in eurem Kopf. Sagt euch beispielsweise: „Ich fühle mich verunsichert.“ Das schaffe Distanz zwischen euch und eurer Reaktion.
Erinnert euch an schwierige Situationen, die ihr bereits gemeistert habt. Das stärke eure Widerstandsfähigkeit und euer Selbstvertrauen.
Erinnert euch daran, warum es wichtig ist, einen kühlen Kopf zu bewahren. So seien starke Emotionen wenig hilfreich, eine schwierige Situation zu meistern und einen schlechten Eindruck hinterlassen sie obendrein.
2. Stellt keine Vermutungen an
Zurück zum Beispiel: Die Annahme liegt nahe, dass der Chef, der euren Vortrag unterbrochen hat, euch damit auflaufen lassen oder angreifen möchte. Laut Lancefield sollte man jedoch Abstand davon nehmen, Situationen zu verallgemeinern, zu katastrophisieren oder zu personalisieren. Damit mache man die Situation größer als sie eigentlich ist. Immerhin könne es viele Gründe geben, warum dieser Chef streitlustig, kritisch oder ungeduldig eingestellt ist. Vielleicht hat er einen schlechten Tag, vielleicht ist es einfach sein Stil oder vielleicht ist ihm wirklich das Thema wichtig und er möchte eure Argumente besser nachvollziehen können.
Haltet euch in der Situation der Überrumpelung mit solchen Vermutungen zurück. Danach habt ihr laut dem Experten noch genügend Zeit zum Grübeln, ob die Rückfragen ein persönlicher Affront waren. Auch hier solltet ihr euch Lancefield zufolge auf das Thema und die Sichtweise eures Chefs konzentrieren. Verliert nicht die Fassung, sondern ermutigt ihn zu weiteren konstruktiven Vorschlägen.
3. Startet einen Dialog
Lancefield sagt, dass er in seiner Laufbahn schon so einige Reaktionen beobachten konnte von Menschen, die überrumpelt wurden. Manche wurden immer kleiner, ließen die Schultern hängen und verloren den Faden. Andere gingen zum Angriff über und reagierten aggressiv. Beide Taktiken schaden ihm zufolge jedoch dem eigenen Ansehen. Besser sei es, solche Situationen wie auch in unserem Beispiel als Test zu verstehen. Zudem solle man so selbstbewusst auftreten, als träte man in eine Verhandlung. Diese Sätze helfen laut Lancefield dabei:
„Habe ich recht, wenn ich sage, dass wir uns in Punkt XY einig sind?“ Das lege Gemeinsamkeiten offen.
„Aus unserer Diskussion geht hervor, dass wir uns bei XY uneins sind.“ Das zeige noch zu klärende Streitpunkte auf.
„Wie würde ein Kunde dieses Problem sehen?“ Zuletzt sorge dieser Satz dafür, dass man das Problem gemeinsam aus einer verschiedenen Perspektive angehen kann.
Wer bereit ist, in einen Dialog zu treten, müsse aber gleichzeitig auch dazu bereit sein, von überholten Ideen abzulassen. Halten die eigenen Annahmen einer kritischen Prüfung nicht stand, solle man nicht sentimental reagieren. Letztlich helfe es enorm, sich auf Diskussionen mit anderen einzulassen. Wer diese als Chance versteht, sich weiterzuentwickeln, könne nur gewinnen.
4. Verlasst die Situation mit Zuversicht
Wird man überrumpelt, könnte man laut Lancefield schnell dazu neigen, sich zu entschuldigen. Bezogen auf unser Beispiel könntet ihr also dazu verleitet werden zu sagen: „Es tut mir leid, dass ich keine passende Antwort auf diese Fragen habe.“ Das zeige jedoch nicht nur an, dass ihr wenig flexibel seid, sondern lässt auch zu, dass euer Chef euch die Kontrolle über die Diskussion entreißt. Im worst case schließt er auf die Art sogar am Ende das Meeting, indem er das Gehörte zusammenfasst und Vorschläge zur weiteren Vorgehensweise macht. Diese Rolle stehe jedoch euch zu.
Bewahrt die Fassung, indem ihr selbst zusammenfasst, was in eurem Vortrag passiert ist und erkennt den Inhalt der vorgebrachten Punkte an. Bezogen auf unser Beispiel bedeutet das: Lasst die Fragen eures Chefs zu. Lasst euch auf einen konstruktiven Dialog ein, schließt ihn aber zu gegebener Zeit, um mit eurem Vortrag fortzufahren. Versichert dabei, dass ihr die angebrachten Punkte im Nachgang bearbeiten werdet. Und am Ende eures Vortrags bedankt ihr euch erneut und verlasst die Situation mit Zuversicht.
Natürlich koste das Kraft, erlaube aber weiterhin, die Kontrolle über eure Gedanken und Gefühle zu behalten. Vergesst dabei nicht: Rom wurde auch nicht an einem Tag erschaffen. Komplexe Probleme erfordern zum Teil komplexe Lösungen und die zeigen sich mitunter in genau solchen überrumpelnden Momenten.
