Wie viel Routine euch bei der Arbeit guttut — und wann ihr Abwechslung braucht

Aus dem Bett aufstehen, wenn die Restmüdigkeit der Nacht noch den Körper beschwert, die Kaffeemaschine anschalten, Zähneputzen: Für viele Menschen beginnt der Tag mit Routinen. Das sind Handlungen, über deren Ausführung wir nicht nachdenken müssen.

Über den Tag hinweg machen Routinen einen großen Teil unserer Handlungen aus. „Manche würden sogar sagen: den größten“, sagt Lars Schwabe, Professor für Kognitionspsychologie an der Universität Hamburg. Und das ist überlebenswichtig: Denn im Gegensatz zu bewusst gesteuerten Handlungen, bei denen wir über jeden Schritt nachdenken müssen, können wir mit Routinen Energie sparen. Sie laufen automatisch ab, sodass wir unsere flexible Denkfähigkeit dafür nicht benötigen und sie anspruchsvolleren Aufgaben zuwenden können. Das heißt auch, dass sich Routinen sogar dann noch abspulen lassen, wenn wir müde oder gestresst sind.

Wer sich also nach dem Aufstehen morgens einen Kaffee kocht, kann dies auch im Halbschlaf tun – zumindest, wenn er es schon oft gemacht hat. Ist die Kaffeemaschine neu, braucht es dafür mehr Konzentration: Der Griff zur Pulverbox, das Einfüllen von Wasser, das Drücken der Knöpfe – jeder Handgriff muss überlegt sein. Nach einiger Zeit und vielen Wiederholungen passiert das dann aber automatisch. Die einzelnen Schritte werden als gesamter Handlungsplan abgespeichert und können somit ohne große Mühe der Reihe nach durchgespielt werden.

Was soll Vorrang haben: Routine oder bewusste Handlung?

Diese Entwicklung von planvollen Handlungen zu Routinen lässt sich in unserem Gehirn abbilden. Lars Schwabe erklärt das so: Neue Handlungen, zum Beispiel das Kaffeekochen mit einer kürzlich gekauften Maschine, werden anfangs durch den Wert des Ziels getrieben. Das kann zum Beispiel der Koffeinkick sein, den wir uns von dem Getränk erhoffen. Dieser Wert und der Plan, wie wir das Ziel erreichen können, werden im Stirnbereich unseres Gehirns abgebildet: dem Präfrontalcortex. Diese Region ist bei geplantem und zielgerichtetem Handeln aktiv. Umso häufiger wir nun den Kaffee kochen, desto routinierter wird die Handlung. Jetzt ist das Putamen aktiv, ein Teil der Basalganglien, die zentral im Gehirn liegen und eine Rolle bei Bewegungsabläufen, aber eben auch bei Lernprozessen und Gewohnheitsbildung spielen.

Doch auch wenn wir unseren Kaffee nun routiniert kochen können, bedeutet das nicht, dass sich der Prozess nicht wieder ins Bewusstsein rufen ließe. Wenn wir wollen, können wir uns auf das Greifen der Pulverbox oder das Einfüllen des Wassers konzentrieren und somit den Präfrontalcortex erneut aktivieren. Das bedeutet, dass ein flexibler Wechsel zwischen Routinen und bewussten Handlungen, also auch zwischen Stirnhirn und Basalganglien, möglich ist. Wie genau das funktioniert, ist derzeit noch unklar. Forscher vermuten allerdings, dass eine Gehirnregion zwischen beiden Prozessen vermittelt und entscheidet, welche Region Vorrang bekommen sollte.

Zunächst wirken Routinen positiv

Dieter Zapf muss in seinem Arbeitsalltag oft zwischen routinierten und planvollen Handlungen wechseln. Der Professor für Arbeitspsychologie an der Goethe-Universität in Frankfurt am Main hält seit 30 Jahren Lehrveranstaltungen für Studierende. Die Inhalte sind ihm bekannt, der Ablauf auch. Gleichzeitig erfordert die soziale Interaktion mit den Studierenden jedes Mal aufs Neue seine Aufmerksamkeit. Und das ist aus wissenschaftlicher Sicht eine gute Mischung: „Es sollten jeden Tag Routine- und Nicht-Routine-Tätigkeiten vorkommen. Sowohl zu viel als auch zu wenig Routine kann sich ungünstig auswirken“, sagt Zapf.

Ob wir Routine positiv oder negativ bewerten, hängt vom Kontext ab. Zapf erklärt: Befinden wir uns in einer neuen Situation, zum Beispiel in einem neuen Job, wirken Routinen immer erstmal positiv. Zunächst tun wir, was in vergleichbaren Lagen schon einmal funktioniert hat. Wir ziehen beispielsweise Vorwissen aus vergangenen beruflichen Tätigkeiten. Auf diese Weise können wir auch neue Aufgaben schnell und mit geringem Aufwand bewältigen. Haben wir nun aber die ersten Monate in der neuen Tätigkeit hinter uns gebracht und wissen in jeder Situation, was zu tun ist, beginnen viele von uns, die Routine negativ zu bewerten.

Abhängig davon, wo Menschen ihren Lebensmittelpunkt verorten, fällt die Unzufriedenheit schwächer oder stärker aus: Wer seinen Lebensmittelpunkt beispielsweise in seinem Sportverein sieht, der verlangt von seinem Job vielleicht nur, dass er möglichst wenige Ressourcen verbraucht und ist mit der Routine demnach zufriedener. Wer sich allerdings stark mit seiner Arbeit identifiziert, den belastet diese Situation eher.

Wir brauchen Herausforderungen – und zum Ausgleich auch Routinen

Die Folgen können Langeweile und Monotonie sein. Langeweile entsteht, wenn Routinen Überhand nehmen. Monotonie resultiert ebenfalls aus automatisierten Handlungen – allerdings nur dann, wenn sie ein hohes Level an Konzentration erfordern. Ein Kino-Mitarbeiter, der vor der Vorstellung die Eintrittskarten der Besucher kontrolliert, kann beispielsweise Monotonie erleben: Indem er die Karten einreißt, soll er sie entwerten. Das ist eine Tätigkeit, die nach einer Weile automatisiert abläuft und sogar langweilig werden kann. Gleichzeitig muss der Kino-Mitarbeiter sich aber fortwährend auf bestimmte Merkmale der Eintrittskarte konzentrieren: Ist die Karte echt? Ist sie gültig? Für welchen Film ist sie? „Und das ist für Menschen extrem unangenehm“, sagt Zapf.

Um mit der Arbeit zufrieden zu sein, bräuchten Menschen ein Gleichgewicht aus Anspannung und Entspannung. Sie benötigen Herausforderungen, auf deren Bewältigung sie stolz sein können, und Routinen, um die so entstandene Beanspruchung auszugleichen.

Dafür müssen Menschen flexibel zwischen planvollem und routiniertem Handeln wechseln können, sagt Lars Schwabe. Ein Übermaß an Routine kann dazu führen, dass wir uns in Situationen, die eine Anpassung erfordern, nicht von unseren automatisierten Handlungsmustern lösen können. Als Beispiel hierfür führt Schwabe an, dass sich einige Lehrkräfte mit der notwendigen Digitalisierung des Unterrichts angesichts der Corona-Pandemie schwergetan hätten. Eine andere Folge kann sein, dass wir unaufmerksam werden und Veränderungen der Situation gar nicht mehr wahrnehmen. Schwabe denkt hierbei an die Überwachung von Flügen. Oftmals laufe im Flugverkehr alles regelkonform – übersieht das Personal allerdings eine kleine Auffälligkeit, kann das schwere Folgen nach sich ziehen. „Für Leistungsfähigkeit und Wohlbefinden ist ein mittleres Stimulationsniveau erforderlich. Sowohl Überstimulation als auch Unterforderung sind ungünstig“, fasst Schwabe zusammen.

Zu wenige Routinetätigkeiten können zu Überforderung führen

Nun sind aber nicht alle Jobs darauf ausgelegt, ein Gleichgewicht aus geplanten und routinierten Tätigkeiten zu ermöglichen. Nehmen Routinehandlungen Überhand, empfiehlt Dieter Zapf – sofern möglich –, einen Aufgaben- oder Stellenwechsel anzustreben. Den Arbeitgeber beispielsweise um neue Projekte oder eine Beförderung zu bitten, kann das gewünschte Ergebnis erzielen. „Das wäre der Idealfall, aber natürlich gibt es Betriebe, in denen das nicht möglich ist“, sagt Zapf. Dabei denkt er beispielsweise an klassische Fließbandarbeit, die immer die gleichen Handgriffe erfordert. Hier kann möglicherweise der Austausch mit netten Kollegen die Routine kompensieren. Ganz los wird man sie allerdings dadurch auch nicht.

Ist das Gegenteil der Fall und bei der Arbeit fehlt es an Routinetätigkeiten, kann es zu Überforderung aufgrund der großen Anzahl anspruchsvoller Aufgaben kommen. „Manchmal ist es so, dass die einfachen Aufgabenteile wegdeligiert werden“, erklärt Zapf. Die Routinetätigkeiten führen dann Hilfskräfte oder Maschinen aus, während Aufgaben übrig bleiben, die bewusstes Planen erfordern, hohe Konzentration und die Fähigkeit, Probleme zu lösen. Das kann auf Dauer zu Überbeanspruchung führen. Hier kann es sinnvoll sein, sich selbst mal wieder eine Routinetätigkeit vorzunehmen. Andernfalls können Pausen und Ablenkung helfen.

Auch Dieter Zapf rettet sich mit kleinen Auszeiten durch langweilige oder monotone Arbeitsphasen. „Wenn mir Aufgaben zu anstrengend werden, mache ich eine Pause. Dann telefoniere ich oder bearbeite E-Mails“, sagt er. Es sei ein Glück, dass er sich seinen Arbeitsalltag weitgehend selbst gestalten kann. Auf diese Weise gelingt es ihm nämlich, die Routine zu ertragen.