Wann sich die Verlagerung von Arbeitsplätzen ins Homeoffice lohnt

Viele Unternehmen überlegen, ob sie durch weniger Büroflächen Geld sparen können. Eine Studie zeigt: Der Umzug ins Homeoffice rechnet sich erstaunlich häufig.

Der Trend zum Homeoffice hat viele Unternehmer auf eine Idee gebracht: Könnte sich nicht viel Geld sparen lassen, wenn man seine Mitarbeiter zukünftig von zu Hause aus arbeiten lässt und dafür die Bürofläche in der Firma verkleinert?

Die Experten des Beratungsunternehmens PwC sind dieser Frage nachgegangen – und haben nun eine klare Empfehlung: Man sollte das auf jeden Fall einmal nachrechnen. Je nach Szenario kann es sich bereits ab acht Prozent eingesparter Bürofläche rechnen, Mitarbeitern einen Heimarbeitsplatz einzurichten.

Es ließe sich „nicht pauschal sagen, dass sich Geld sparen lässt, und wie viel – aber wir waren überrascht, wie oft sich in unserer Modellrechnung tatsächlich Einsparungen zeigten“, erklärt PwC-Immobilienexpertin Rita Marie Roland. „In vielen Fällen waren die Einsparungen zudem höher als erwartet.“

Sie geht deswegen davon aus, dass sich die Befürchtungen mancher Immobilienbesitzer bewahrheiten: „Ich rechne damit, dass viele Unternehmen tatsächlich weniger Fläche brauchen werden.“

Drei Szenarien rechneten die Experten durch:

• Im ersten Fall hat das Unternehmen ein Bürohaus angemietet und vereinbart mit dem Vermieter eine Flächenreduktion.

• Im zweiten Fall ist das Unternehmen selbst Eigentümer der Immobilie und vermietet einen Teil der Fläche unter.

• Im dritten Szenario verkauft das Unternehmen seine Immobilie an einen Investor und mietet es von ihm zurück (Sale-and-lease-back).

In jedem der drei Fälle ging PwC von einem Bürostandort mit 500 Mitarbeitern und einer Bürofläche von 7.500 Quadratmetern aus. Die umlegbaren Betriebs- und Nebenkosten sowie die entsprechenden Vollkosten wurden an aktuelle Marktbenchmarks angelehnt, in allen Szenarien wurde eine monatliche Nettomiete von 20 Euro pro Quadratmeter für Büroflächen angenommen. Laut Vertrag soll sie jährlich um zwei Prozent steigen.

Umfrage zeigt hohe Zufriedenheit mit dem Arbeiten im Homeoffice

Zusätzlich berücksichtigten die Experten Ergebnisse einer Umfrage, für die sie zwischen August und September Arbeitgeber und Arbeitnehmer von mehr als 100 deutschen Unternehmen aus Industrie, Handel und der Dienstleistungsbranche befragten. Demnach bewerteten beide Gruppen ihre Erfahrungen mit dem Arbeiten im Homeoffice als erfolgreich.

Unerwartet erfolgreich, wie David Rouven Möcker, der ebenfalls an der Studie mitarbeitete, meint: „Es hat uns schon überrascht, wie positiv die Erfahrungen zum Homeoffice sowohl vonseiten der Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ausfielen und dass die Produktivität nicht gelitten hat.“

Sowohl ein Großteil der Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer schätzen die Produktivität im Homeoffice als unverändert oder höher ein. Arbeitgeber rechnen so auch mit einem Anstieg der Homeoffice-Tage von durchschnittlich 2,0 auf 3,3 pro Woche.

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Das entspricht zumindest im Prinzip den Wünschen vieler Arbeitnehmer: Vor dem Beginn der Coronavirus-Pandemie haben lediglich 22 Prozent der Arbeitnehmer regelmäßig in den eigenen vier Wänden gearbeitet; künftig wollen dies mehr als sieben von zehn Befragten tun (71 Prozent).

Die Ergebnisse decken sich mit den Aussagen einer Reihe von Unternehmen. So hatte sich etwa das Management der Deutschen Bank kürzlich erst positiv dazu geäußert, wie wenig die Corona-bedingte Heimarbeit die Produktivität beeinträchtigt habe, und will deswegen Konsequenzen ziehen. Die Führungsetage feile an einem neuen „Hybrid-Modell“, wie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit zwischen dem Büro und dem Homeoffice aufteilen können, sagte Vorstandschef Christian Sewing.

Für Mieten und Möbel gab die Deutsche Bank im vergangenen Jahr 1,7 Milliarden Euro aus. Nach den Erfahrungen im ersten Halbjahr sieht die Bank nun Spielraum, diese Kosten zu senken, wie Finanzvorstand James von Moltke sagte.

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Dabei sind bei der Umstellung auf Homeoffice zunächst einmal Investitionen vonnöten. Laut der PwC-Studie verfügt im Schnitt nur etwas mehr als die Hälfte der Belegschaft (57 Prozent) über die notwendige technische Ausstattung für die Arbeit daheim. Deswegen kalkulieren Arbeitgeber nach ihren Angaben in der Umfrage zufolge mit Investitionen in Höhe von durchschnittlich 950 Euro pro Mitarbeiter.

„Unternehmen und Mitarbeiter sind sich einig, dass insbesondere in bessere Hardware und IT-Schulungen investiert werden muss, um die Zusammenarbeit zu verbessern“, sagt PwC-Experte Möcker. Hinzu kommen bei der langfristigen Umstellung auf mehr Tage im Homeoffice Kosten für Meetingräume, digitale Infrastruktur am Arbeitsplatz und flexibles Desk-Sharing.

Die notwendigen Umbaumaßnahmen beziffern die befragten Arbeitgeber auf durchschnittlich 220 Euro pro Quadratmeter. Gleichzeitig rechnet ein Großteil der Unternehmen (60 Prozent) innerhalb der nächsten drei Jahre mit einem durchschnittlichen Abbau der Büroflächen um circa 20 Prozent, bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.

Diese Erkenntnisse flossen mit ein in die Berechnungen der drei Szenarien. Das Ergebnis: Für Unternehmen, die ihre Büroflächen angemietet haben, lohnt sich in der Modellrechnung ein Flächenabbau bereits ab etwa acht Prozent reduzierter Fläche. Die Kosten für Umbaumaßnahmen sollten sich auf maximal 630 Euro pro Quadratmeter belaufen und der Mietvertrag keine längere Restlaufzeit als neun Jahre aufweisen.

Im zweiten Szenario, bei dem ein Unternehmen seine eigene Fläche reduziert und an Dritte vermietet, rentiert sich ein Flächenabbau ab etwa zehn Prozent. Die Kosten für Umbaumaßnahmen sollten rund 700 Euro pro Quadratmeter nicht übersteigen.

Sonderfall Sale-and-lease-back

Während das Einsparpotenzial bei den beiden ersten Szenarien maßgeblich von den Umbaukosten, der Restlaufzeit des Mietvertrags und dem Mietzins beeinflusst wird, ist im dritten Fall – dem klassischen Sale-and-lease-back – die Situation anders.

Für Eigentümer dürfte sich nach Einschätzung von PwC ein solches Vorgehen insbesondere bei hohem Liquiditätsbedarf und bei der Erwartung eines künftig niedrigeren Mietniveaus lohnen. Soweit die kurzfristige Liquidität eine untergeordnete Rolle spielt und von künftig steigenden Mietniveaus ausgegangen werden kann, erscheine aber die zweite Option – ein Flächenabbau mit Abvermietung an Dritte – als die günstigere Wahl, warnen die Studienautoren.

Denn dieser Schritt müsse besonders gut durchdacht werden, etwa wegen der bilanziellen Folgen. Positive Effekte auf die Eigenkapitalquote lassen sich durch die Regelungen des IFRS-16-Standards nicht mehr realisieren. Und nicht selten werde auch der Kaufpreis überschätzt, den Unternehmen mit ihrer Immobilie erzielen können, erklärt Roland.