Yahoo Finanzen Um mit meiner E-Mail-Flut umzugehen, habe ich den Lifehack eines US-Unternehmers ausprobiert — er ist nicht perfekt, aber eine Verbesserung
Es kann sich wie ein nicht endender Kampf anfühlen, jeden Tag mit bis zu 100 neuen E-Mails umzugehen. Sie wollen alle gelesen, beantwortet, abgearbeitet werden. Nervig daran ist, dass es so viel Zeit in Anspruch nimmt. Oftmals kommt man aus diesem Grund gar nicht zu anderen Arbeitsschritten.
E-Mails können von der Arbeit ablenken. Scheinbar dringende Nachrichten können das Gefühl vermitteln, unmittelbar antworten zu müssen. Auch ich als Journalist erlebe regelmäßig diese unendliche Dauerschleife an E-Mails. An einem beliebigen Tag erhalte ich zwischen 60 und 100 digitale Nachrichten. Meistens handelt es sich dabei um irrelevante Anfragen von PR-Agenturen oder anderen Organisationen, die sich um eine Berichterstattung über ihr Unternehmen bemühen. Doch auch diese Nachrichten müssen gelesen und durchgearbeitet werden. Das kostet eine Menge Zeit.
Einer Untersuchung aus dem Jahr 2016 zufolge prüfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Posteingang an einem Arbeitstag durchschnittlich 77-mal. Einige kontrollieren ihr Postfach sogar bis zu 100-mal täglich. Für diese Erhebung wurden die E-Mail-Gewohnheiten von etwa 40 Angestellten diverser Unternehmen über einen Zeitraum von zwölf Tagen verglichen.
Für meine nicht endende E-Mail-Flut habe ich mir angewöhnt, auf die Nachrichten nicht direkt zu antworten. Stattdessen lasse ich sie einige Zeit anhäufen. Wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt einige Stunden Ruhe finde, sichte ich sie und antworte auf die E-Mails, die es wert sind, weiterverfolgt zu werden. Diese Vorgehensweise hilft mir, mich auf andere Arbeitsaspekte zu konzentrieren. Allerdings ist sie auch nicht optimal. Manchmal verpasse ich dadurch dringende Anfragen oder antworte später als nötig.
Das "Yesterbox"-System ist simpel
Jahrelang habe ich den Lifehack des ehemaligen Google-CEOs Eric Schmidt für die Bearbeitung meines E-Mail-Postfachs angewendet. Seine Methode hat mir unter anderem dabei geholfen, den massenhaften Rückstand nach einem Urlaub oder einem verlängerten Wochenende abzubauen. Doch ich war noch immer nicht zufrieden. Also suchte ich nach einer besseren, effizienteren Technik. Da stieß ich auf den Lifehack eines anderen erfolgreichen Unternehmers: des verstorbenen Tony Hsieh, der Gründer des Online-Schuhhandels Zappos.
Hsieh entwickelte das „Yesterbox“-System. Die Vorgehensweise ist so simpel wie banal: Bei diesem Prinzip antwortet ihr nur auf die E-Mails, die ihr bereits am Vortag erhalten habt. Es sei denn, es ist sehr dringend. Auf diese Weise wisst ihr, wie viele Nachrichten ihr zu bearbeiten habt. „Solange es 48 Stunden warten kann, ist es nicht dein heutiges Problem“, schrieb Hsieh 2013 in einem LinkedIn-Post.
In jenem Beitrag schrieb er ferner, dass er mindestens zehn E-Mails vom Vortag beantwortete, sie bearbeitete, weiterleitete oder löschte, bevor er sich um alles kümmerte, was dringend erledigt werden musste. Er brauchte etwa drei Stunden, um die Flut an E-Mails vom Vortag zu bearbeiten. Wenn er Urlaub nahm, plante er die Nachholzeit später ein, begann aber immer mit den Nachrichten vom unmittelbaren Vortag. Sein „Yesterboxing“-System half Hsieh, die Antwortzeiten weniger in die Länge zu ziehen.
Um herauszufinden, wie effizient seine Methode ist, habe ich beschlossen, seinen Lifehack selbst ein paar Tage auszuprobieren.
Ich hatte meinen Posteingang besser im Griff
Anfangs fiel es mir schwer, E-Mails nicht mehr am selben Tag zu beantworten, an dem ich sie erhielt. Denn um die E-Mails von gestern zu bearbeiten, beziehungsweise die dringenden Nachrichten herauszufiltern, musste ich mir täglich die aktuellen Nachrichten in meinem Posteingang ansehen.
Dass es eine große Herausforderung darstellt, nicht direkt auf die E-Mails vom aktuellen Tag zu antworten, räumte Hsieh selbst ebenfalls ein. Dem "Wall Street Journal" sagte er einmal, dass es eine der schwierigsten Aufgaben war, sich anzugewöhnen, keine Mails zu beantworten, die am selben Tag eingegangen waren.
Irgendwann habe ich mich an diese Vorgehensweise gewöhnen können. Nach einiger Zeit konnte ich der Versuchung widerstehen, direkt auf E-Mails zu antworten, dabei aber trotzdem die relevanten und dringenden Nachrichten herausfiltern. Nachdem mir das möglich war, empfand ich dieses Prinzip als wirklich hilfreich.
Die Zeit, die ich ab diesen Zeitpunkt für die Beantwortung der Nachrichten benötigte, hing davon ab, wie viele E-Mails ich tatsächlich erhielt. Im Allgemeinen konnte ich den Rückstand jedoch bereits innerhalb von einer Stunde aufholen. Ich hatte definitiv einen besseren Überblick über den Inhalt meines Postfachs. Durch das tägliche Sortieren habe ich auch weniger verpasst und auf dringende Anfragen immer rechtzeitig antworten können.
Kein Ende der E-Mail-Flut trotz Lifehack
Aber nicht alles war positiv. Hsieh sagte, „Yesterboxing“ sei dazu gedacht, einen von der nicht endenden E-Mail-Flut im Arbeitsalltag zu befreien. Doch ich fand, es bewirkte genau das Gegenteil. Noch immer musste ich alle E-Mails durchgehen, um sie nach den dringenden Anfragen zu sortieren, sie weiterzuleiten und auszusortieren. Das hat mich letztendlich genauso abgelenkt. Manchmal verstärkte das Aufschieben wichtiger, aber nicht dringender Antworten auf den folgenden Tag sogar das Gefühl, dass ich Aufgaben vernachlässigte.
Was den E-Mail-Lifehack angeht, so gab es durchaus hilfreiche Elemente. Ich denke allerdings, dass der „Yesterboxing“-Hack am besten für Tätigkeiten geeignet ist, bei denen man eine begrenzte Anzahl interner E-Mails erhält und nicht mit einer ständigen Flut ungebetener externer Kontaktanfragen konfrontiert ist.
Der Umgang mit so vielen täglichen Kontaktanfragen wird wahrscheinlich mit der Zeit einfacher, doch schlussendlich bin ich der gleichen Meinung wie Hsieh: E-Mails sind nicht die effizienteste Art der Kommunikation. Auch er sagte 2016, dass er für dringende Anfragen andere Kommunikationswege bevorzuge. „Wenn es dringend ist, verwende ich lieber Textnachrichten“, so der Internet-Unternehmer damals.
Dieser Artikel wurde von Julia Knopf aus dem Englischen übersetzt und editiert. Das Original lest ihr hier.
