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Live-Schalte mit dem Chef – So überzeugen Sie bei Videokonferenzen

Konferenzen übers Telefon oder per Video haben ihre Tücken. Doch wer die Regeln kennt, erwirbt wichtige Fähigkeiten – auch für die Zeit nach der Pandemie.

Mit einem Piepton betritt der Chef die Videokonferenz – so weit, so gut. Das aber bleibt das Einzige, was in diesem digitalen Meeting funktionieren wird.

Mitarbeiter Paul deutet auf sein Ohr, er kann nichts hören. Tyler, der sich hinzuschaltet, klingt wie ein Roboter und besteht optisch auf dem Bildschirm nur aus Pixeln – das Hotel-WLAN ist zu schwach. Kollegin Beth ist zu spät, weil sie das Programm noch aktualisieren musste. John steht im Stau, meldet sich telefonisch, Lkw-Geräusche dröhnen.

Immerhin: Alle sind irgendwie da. Als Tyler die Geschäftszahlen vorstellt, friert das Bild erst ein, dann bricht es ganz ab. Ein Geräusch zeugt davon, dass jemand in der Runde noch schnell eine E-Mail verschickt. Dann laufen schreiende Kinder durchs Bild, Stimmen hallen – die Konzentration ist dahin. Genervt beendet der Chef das Meeting.

Zugegeben: Der Clip zweier US-Komiker, die damit für einen Videokonferenzanbieter werben, mag ein wenig übertrieben sein. Aber er kommt der Wahrheit schon sehr nahe. Denn so oder so ähnlich laufen derzeit in den Unternehmen Tausende von Meetings ab.

In Zeiten von Corona haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Doch Manager und Mitarbeiter müssen sich weiterhin besprechen, müssen Aufgaben verteilen und Strategien vereinbaren.

Meetings über Video oder Telefon boomen. So beobachtet etwa der Betreiber des weltgrößten Internetknotens in Frankfurt, DE-CIX, 100 Prozent mehr Datenverkehr als vor der Corona-Pandemie. Und Vodafone teilt mit, dass es im Festnetz derzeit 45 Prozent mehr Telefonate gibt als zuvor.

Das Problem: Nicht jedem sind die Regeln für eine gelungene virtuelle Konferenz vertraut. „Viele solcher Konferenzen erreichen das gewünschte Gesprächsziel nicht, weil sie schlecht moderiert werden und Teilnehmer technisch überfordert sind. Sie schreiben nebenher Mails oder kommen zu spät“, sagt Josephine Hofmann, die beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation zum Thema Führungskonzepte und flexible Arbeitsformen forscht.

Schon bei Präsenzbesprechungen, das zeigt eine Studie der Harvard-Universität, haben 70 Prozent der Manager den Eindruck, keine konkreten Ergebnisse erzielt zu haben. Ganz nach dem Motto: viel besprochen, wenig gelöst. Genau dieses Problem wird mittels modernster Technik derzeit eher größer als kleiner.

Das aber muss nicht sein. Denn richtig durchgeführt, könnten virtuelle Meetings sogar effizienter ablaufen, sagt Hofmann. Damit wäre die Krise sogar eine Chance. „Corona wird bei vielen Unternehmen einen Wandel anstoßen und dafür sorgen, dass künftig mehr Besprechungen am Telefon und per Video ablaufen“, sagt sie.

Mitarbeiter müssen nun lernen, wie sie in Videokonferenzen souverän auftreten. Und die wichtige Aufgabe der Manager ist es, für mehr Disziplin in der virtuellen Konferenz zu sorgen. Wie das gelingt? Tipps aus der Praxis:

Video- oder Telefonkonferenz?

Eugenio Pace sitzt pro Woche in drei Dutzend Videokonferenzen. Für ihn ist es die einzige Möglichkeit, sich mit seinen 650 Mitarbeitern auszutauschen, die verstreut in 30 Ländern sitzen, der Großteil arbeitet von zu Hause aus – nicht erst seit der Coronakrise.

Pace gründete 2013 den Identitätsanbieter Auth0. Das Unternehmen ermöglicht Registrierungsprozesse auf Websites und arbeitet hierzulande mit 130 Firmen zusammen, etwa mit Siemens. Um Talente auf der ganzen Welt zu gewinnen, setzte Pace auf mobile Arbeit.

So können seine Erfahrungen denen helfen, die seit wenigen Tagen virtuell konferieren müssen. Paces Ratschlag: Videoschalten nutzen, selbst im bilateralen Gespräch. „Es ist fundamental, den Kollegen ins Gesicht zu schauen, um deren Stimmung zu verstehen und eine bessere Verbindung aufzubauen“, sagt der 50-jährige Manager, der zuvor für Microsoft arbeitete.

Nebenbei zwinge ihn die Videotelefonie dazu, auch bei der Arbeit in den heimischen vier Wänden das Business-Outfit anzuziehen. „Dadurch komme ich besser in den Arbeitsmodus“, sagt er.

Auch Experten raten zur Videoschalte. „So können die Teilnehmer zielgerichteter diskutieren und sind besser in die Entscheidung eingebunden“, sagt Hofmann. Zwar seien Telkos schneller vorbei, dafür diskutierten aber häufig auch nur zwei oder drei Teilnehmer mit. Der Rest gieße etwa seine Blumen oder checke Mails. Das entfällt in einer Videoschalte

Zudem lasse sich das Gespräch dort leichter steuern, urteilt Hofmann: „Der Moderator sieht, ob die Kollegen skeptisch schauen oder jemand durch die Körperhaltung andeutet, etwas sagen zu wollen.“ Telefonate seien besser geeignet in kleinen Teams, die sich gut kennen und nur schnell etwas abstimmen müssen.

Vor allem bei emotionalen, konfliktbeladenen oder vertraulichen Gesprächen raten Experten dazu, sich persönlich zu treffen. Nur eben in diesen Tagen nicht. „Das persönliche Gespräch ist nicht zu ersetzen“, sagt auch Auth0-Chef Pace. Zur jährlichen Zusammenkunft der Mitarbeiter würden sich deshalb alle eine Woche lang treffen, um sich einmal gründlich auszutauschen.

Schlüsselfunktion Moderator

Für Unternehmer Pace beginnt das Videomeeting schon, bevor die Webcam angeht. Er verschickt die Agenda, liefert eine Technikanleitung, stellt klar, zu welchen Punkten eine Entscheidung getroffen werden muss.

Für Experten ist das ein Vorgehen nach Lehrbuch. Gerade bei virtuellen Treffen sei der Moderator in einer wichtigen Schlüsselposition, sagt Vortragstrainerin Nicole Krieger, die die Moderatorenschule Baden-Württemberg leitet.

Sie rät Managern dazu, klare Verhaltensregeln aufzustellen: sich kurzfassen, nicht reinreden, sich auf das Meeting fokussieren. Und: Das Meeting wird unterbrochen, wenn sich etwa jemand ein Glas Wasser holt. „Das erhöht den sozialen Druck und zwingt die Teilnehmer zur Disziplin“, weiß Krieger.

Was in diesen Zeiten besonders wichtig ist: ein informeller Austausch zu Beginn des Treffens, schließlich entfällt der wichtige Plausch in der Teeküche. In der eigentlichen Besprechung dagegen sollte der Moderator klar steuern, etwa Vielsprecher in die Schranken weisen und sie elegant in ihren Sprechpausen unterbrechen – „am besten dabei namentlich ansprechen“, rät Krieger. „Das wirkt wie ein Achtungszeichen.“

Zudem empfiehlt die Moderatorin, die introvertierten Mitarbeiter aktiv anzusprechen, um alle Teilnehmer einzubinden. Bei Audiokonferenzen macht es Sinn, seinen Wortbeitrag mit dem eigenen Namen zu starten. Das erspart Missverständnisse.

Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, explizit um eine Bestätigung zu bitten. Ist der Auftrag klar angekommen? Und zum Schluss lohnt eine Reflexionsrunde: Wie lief es heute? Was sollten wir beim nächsten Mal anders machen? Das dauert drei Minuten, verbessert aber das Folgemeeting.

In ihren Studien stellte Forscherin Hofmann wiederholt fest, dass für viele Teilnehmer eine Videokonferenz nicht so verbindlich ist wie eine reale. „Einige nutzen das aus, um später zu kommen und früher zu gehen“, kommentiert sie das Verhalten. Manager müssten klarstellen, dass Start- und Endzeiten auch bei einem virtuellen Meeting gelten.

So wird Corona für viele Führungskräfte zur Bewährungsprobe. Unternehmer Pace sagt: „Manager müssen lernen, ihrem Team zu vertrauen“ – auch in der Videokonferenz.

Überzeugend rüberkommen

Doch der Erfolg einer Videokonferenz ist nicht nur allein vom Manager abhängig. Auch die Mitarbeiter müssen sich disziplinieren. Die Teilnehmer sollten sich fragen: Ist mein Wortbeitrag wichtig? Kann ich mich kürzerfassen? Sollte ich eine bestimmte Frage lieber direkt mit einem Kollegen klären?

Zugegeben: Ein virtuelles Meeting ist anstrengender als ein reales. Hinzu kommt, dass es im Video „viel schwieriger ist zu überzeugen, weil die Kollegen einen nur zweidimensional in einem kleinen Ausschnitt wahrnehmen können“, sagt Moderatorin Krieger.

Wer ein paar Regeln beachtet, dem gelingt allerdings auch ein überzeugender Auftritt in der Videokonferenz. Dazu gehört es auch, den richtigen Hintergrund zu wählen, etwa vor einem Bücherregal oder einer weißen Wand. Und bitte aufräumen – das Feierabendbier kann einen falschen Eindruck vermitteln! In manchen Videodiensten lässt sich auch der Hintergrund unscharf einstellen, das schützt vor neugierigen Blicken der Kollegen.

Auch wichtig: die Kleidung. Kleine Karos oder Muster verursachen ein Flimmern auf dem Bildschirm. Bei der Beleuchtung sollte das Licht von vorn strahlen, allenfalls von der Seite – sonst sitzt der Teilnehmer im Schatten.

Dann gilt es, den richtigen Kameraausschnitt zu wählen. „Je näher man an die Kamera tritt, desto präsenter wirkt man“, sagt Krieger. Zu nah wiederum wirkt aufdringlich. Am besten das Bild so einrichten wie beim „Tagesschau“-Sprecher: vom Ellbogen bis zum Kopf.

Es ist wichtig, immer in die Kamera zu schauen. Denn viele schauen auf den Monitor, obwohl die Webcam oft oben oder seitlich angebracht ist. Dann aber fühlen sich die Kollegen nicht angesprochen. So gehört es auch dazu, die Kamera auf Augenhöhe einzurichten.

Was das Sprechen angeht, sollten sich die Teilnehmer bewusst machen: klar und deutlich reden. Die Übertragung verschluckt mitunter einige Silben. Da hilft es zudem, Pausen zwischen Fragen und Antworten zu setzen. Selbst eine gute technische Verbindung kann einen kleinen Versatz nicht verhindern. Abzuwarten – das erfordert Disziplin, verhindert aber, dass Nachfragen und Antworten kollidieren.

Ist nun alles bestens vorbereitet? Selbst dann kann es im Homeoffice zu Unterbrechungen kommen: Der Postbote klingelt, der Hund läuft durchs Bild, das Kleinkind schreit im Nachbarzimmer. Jetzt gilt es, möglichst authentisch und nicht hektisch zu reagieren. Klar ist aber auch: Solche Störungen gilt es zu vermeiden, etwa indem ein Schild an der Tür zum Arbeitszimmer aufgehängt wird.

Was bei virtuellen Treffen nicht ausbleibt: technische Probleme. Wenn das Bild einfriert und der Ton stockt, sollten sich Mitarbeiter zu Wort melden. „Störungen haben Vorrang“, sagt Krieger. Hilfreich ist, den Rechner per LAN-Kabel anzuschließen, beim WLAN kann die Übertragung schnell ruckelig werden.

Funktionierender Ton ist übrigens wichtiger als ein gutes Bild. „Das Gehör ist deutlich empfindlicher und intoleranter als das Auge“, sagt Hofmann. Ihr Ratschlag: ein separates Mikrofon an den Computer anschließen – das mindert die Störgeräusche und sorgt für besseren Klang.

Peinliche Pannen vermeiden

Zuletzt gilt es, Peinlichkeiten zu vermeiden. Der Klassiker: Videokonferenzen bieten ungewollte Einblicke in das digitale Leben der Kollegen. Eine gute Idee ist, vorher zu schauen, welche Internetseiten offen sind und was auf dem Desktop liegt. Die Bewerbung für den direkten Konkurrenten könnte für unfreiwillige Gespräche sorgen.

Und: die Stummtaste nutzen, bitte! Das vermeidet nicht nur nervige Hintergrundgeräusche. Wer versehentlich vor der ganzen Mannschaft über den Chef herzieht, braucht sich beim nächsten Videomeeting erst gar nicht mehr einzuwählen. Dann bringen auch die besten Ratschläge nichts.