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Richtig kommunizieren im Büro

So gibt man seinen Kollegen positives Feedback

Gut vorbereitet ins Feedback-Gespräch (Bild: ddpimages)
Gut vorbereitet ins Feedback-Gespräch (Bild: ddpimages)

Ein Feedback-Gespräch im Büro kann manchem schlaflose Nächte bereiten. Man möchte deutlich machen, was schief gelaufen ist, gleichzeitig aber motivierend auftreten und ein positives Ergebnis erwirken.

Die Blogger von „Make it cheaper“ haben in einer ausführlichen Infografik gezeigt, worauf es beim Feedback-Gespräch ankommt. Dies sind die wichtigsten Punkte:

1. Die Vorbereitung

Konstruktives Feedback will gut vorbereitet sein. Welche Situation möchten Sie besprechen? Bleiben Sie dabei immer konkret. Mit der Auswertung von Daten oder anhand von Beispielen können Sie besser erklären, worum es Ihnen geht.

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Im Vorfeld kennen Sie nicht zwingend alle Gründe des zu diskutierenden Problems. Überlegen Sie, wie es zur Situation Ihres Kollegen gekommen sein mag und welche Auswirkungen diese auf Sie und Ihre Abteilung haben könnte.

Schreiben Sie sich vor dem Gespräch konkret die Stärken des Mitarbeiters auf und überlegen Sie sich Verbesserungsansätze, sodass diese später vorgeschlagen und besprochen werden können.

2. Das Gespräch

Führen Sie das Gespräch immer unter vier Augen, nie vor anderen Kollegen. Beginnen Sie mit einer positiven Auswertung der Arbeit Ihres Mitarbeiters: Welche Erfolge konnten in letzter Zeit verbucht werden?

Kommen Sie anschließend direkt zum Kern der Sache. Verallgemeinerungen oder Vergleiche mit anderen Mitarbeitern sind wenig hilfreich. Beschreiben Sie lieber, inwiefern das Thema Sie bzw. die Abteilung oder Firma betrifft.

Geben Sie Ihrem Kollegen im Anschluss die Möglichkeit, die eigene Sicht der Dinge zu schildern und hören Sie wirklich zu. Wiederholen Sie das Gesagte, um sicher zu gehen, dass Sie alles richtig verstanden haben. Nehmen Sie Begründungen ernst, aber machen Sie auch klar, dass es eine Veränderung geben muss.

Fragen Sie nach Lösungsvorschlägen, anstatt vorzugeben, was Ihr Mitarbeiter zu tun hat und erarbeiten Sie anschließend gemeinsam einen Plan mit konkreten Zielen und Aufgaben, an die sich beide halten.

Fragen Sie zum Schluss nach, ob es noch etwas gibt, dass dem Kollegen bei der Umsetzung der Ziele helfen würde. Fassen Sie das Vereinbarte zusammen und bedanken Sie sich für die Bereitschaft zum Gespräch.

Konstruktives Feedback: Für bessere Performance und gutes Klima im Büro. (Bild: makeitcheaper.com)
Konstruktives Feedback: Für bessere Performance und gutes Klima im Büro. (Bild: makeitcheaper.com)

3. Wiederholungen

Geben Sie regelmäßig Feedback. Führen Sie im Tages- oder Wochenrhythmus kurze Gespräche mit Ihren Kollegen, um am Thema zu bleiben und den Stand der Dinge jederzeit zu überblicken. Längere Gespräche unter vier Augen sollten weiterhin monatlich geplant werden.

Führen Sie zudem ein- bis zweimal pro Jahr Performance Reviews durch, um Geleistetes zu besprechen und neue Ziele zu definieren. Es darf gern öffentlich gelobt werden. Sollten sich Mitarbeiter oder Kollegen einmal nicht an Abmachungen halten, erinnern Sie regelmäßig an das Vereinbarte. So vermeiden Sie Frustrationen im Kollegium.