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Remote Work und Homeoffice: Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

(wue/spot)
·Lesedauer: 7 Min.
So klappt es mit der Arbeit aus dem Homeoffice (Bild: goodluz/Shutterstock.com)
So klappt es mit der Arbeit aus dem Homeoffice (Bild: goodluz/Shutterstock.com)

Seit Monaten befinden sich viele Arbeitnehmer in Deutschland wegen der Corona-Krise immer wieder im Homeoffice. Gerade erst wurde eine neue Homeoffice-Verordnung erlassen, laut der Arbeitgeber - wo immer möglich - diese Art der Beschäftigung anbieten müssen. Die Nachrichtenagentur spot on news hat eine Expertin um Ratschläge rund um Telearbeit gebeten. Teresa Hertwig ist die Gründerin von "GetRemote", arbeitet seit mehr als sieben Jahren ortsunabhängig und voraussichtlich im April soll ihr neues Buch "360 Grad Remote Work" erscheinen. Sie erklärt, was man überhaupt unter "Remote Work" versteht, welche Vor- und Nachteile diese mit sich bringt und gibt Tipps für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber.

Frau Hertwig, Sie sind Expertin für Remote Work. Was ist darunter zu verstehen?

Hertwig: Remote Work ist viel mehr als Homeoffice. Remote Work oder auch das deutsche Pendant "mobiles Arbeiten" bedeutet, dass die Arbeit an sich und das Unternehmen, dessen Arbeitskultur und Arbeitsabläufe so strukturiert sind, dass es ganz egal ist, an welchem Ort ich arbeite. Denn die Kommunikation, die Transparenz, der soziale Austausch unter Kollegen, die Verbundenheit und die Produktivität sind so zu jeder Zeit an jedem Ort gegeben.

Welche Vorteile hat dieses mobile Arbeiten?

Hertwig: Für die Arbeitnehmer ist das besonders die gewonnene Flexibilität. Ich kann zum Beispiel nach meinem eigenen Biorhythmus arbeiten, muss nicht mehr jeden Tag zu meinem Arbeitsplatz fahren. Das Einsparen der Pendelzeit ist ein enormer Gewinn an Lebensqualität. Und ich bin vielleicht auch kreativer, wenn ich nicht jeden Tag zur selben Zeit am selben Ort sitzen muss und mir aussuchen kann, ob ich eine Tätigkeit besser im Homeoffice, in einem Café oder im Büro ausüben kann.

Für die Arbeitgeber sind sehr motivierte und loyale Mitarbeiter ein großer Vorteil. Denn wenn ich als Arbeitgeber meinen Arbeitnehmern dieses Vertrauen entgegenbringe, entsteht dadurch oft eine Loyalität, die mit einem höheren Gehalt, einem Eckbüro oder Firmenwagen in der Regel nicht so zu erreichen ist. Außerdem habe ich noch den Vorteil, dass ich Mitarbeiter finden kann, die außerhalb des ganz nahen Radius meines Unternehmensstandortes leben. Ein Punkt, der gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel immer wichtiger wird, besonders, wenn ich mit meinem Unternehmen nicht in einem Ballungszentrum sitze, aber junge Talente brauche. Dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass ich gute Mitarbeiter finde, wenn ich auch teilweise mobiles Arbeiten anbiete, deutlich höher. Ein weiterer großer Vorteil für Arbeitgeber ist die Chance, Arbeitsabläufe und Prozesse zu optimieren. Das brauchen wir nämlich unbedingt, damit mobiles Arbeiten funktionieren kann.

Und welche Nachteile gibt es?

Hertwig: Mögliche Nachteile des mobilen Arbeitens sind für die Arbeitgeber, dass der Reifegrad ihres Unternehmens noch gar nicht so weit ist, dass mobiles Arbeiten einwandfrei funktioniert. Hier darf jedes Unternehmen ganz bewusst hinschauen, wie weit sind die Mitarbeiter und Führungskräfte schon und an der ein oder anderen Stelle dann nach zu justieren und die Mitarbeiter dann auch zu befähigen und die Prozesse umzustellen. Für die Arbeitnehmer können Nachteile sein, dass es nicht jedem Mitarbeiter leichtfällt, Berufliches und Privates zu trennen - auch die Selbstorganisation spielt hier eine Rolle. Während ich vorher im Büro eine vorgegebene Struktur hatte, muss ich mir diese bei mobilem Arbeiten erst einmal neu kreieren.

Corona-bedingt sind zahlreiche Firmen auf Homeoffice umgestiegen. Vielen Angestellten fehlt dabei die spontane Kommunikation mit Chefs und Kollegen. Haben Sie Tipps?

Hertwig: Die spontane Kommunikation ist ein ganz wichtiges Element. Deshalb dürfen wir die auch jetzt in dieser Corona-Homeoffice-Phase auch nicht unter den Tisch fallen lassen. Hier sei gesagt, dass die E-Mail einfach nicht das richtige Kommunikationsmittel für virtuelle Zusammenarbeit ist. Es ist immer noch das richtige Mittel für die Kommunikation nach außen mit Kunden. Aber intern, wenn ich mit Mitarbeitern und Kollegen das Über-den-Schreibtisch-hinweg-Sagen ersetzen möchte, eigenen sich dafür besser Kooperationstools, zum Beispiel ein so genannter Bürochat. Dafür gibt es Tools wie Slack oder auch Microsoft Teams und hier können wir diese spontane Kommunikation schriftlich in einem Chat - ähnlich wie bei WhatsApp - abbilden. Dadurch erreichen wir die Kollegen in Echtzeit oder kurzfristig.

Eine weitere Idee ist, ein virtuelles Büro einzurichten, und zwar mit einem Video-Tool. Oft verabreden wir uns nur für Meetings in einem Video-Tool, wir könnten aber auch beispielsweise sagen, wir treffen uns an einem Vormittag für zwei Stunden in unserem virtuellen Meetingraum. Jeder arbeitet dort zwar für sich, wir sind aber zusammengeschaltet und jeder kann jederzeit eine Frage stellen. Das ist ein Mittel, das übrigens auch komplette Remote-Teams, also solche, die zu 100 Prozent remote arbeiten, nutzen. Die Schaffung dieses virtuellen Büros, in das man sich einloggen kann, zwischendurch mal eine Frage stellen und auch eine Antwort erhalten kann, empfehle ich jedem Unternehmen und jedem Team.

Wie schaffen es Arbeitgeber ihre Mitarbeiter trotz Ferne zufriedenzustellen?

Hertwig: Das Beste, was Arbeitgeber machen können, ist es, ihren Mitarbeitern als erstes Vertrauen zu schenken. Das ist die Grundvoraussetzung. Dieses Vertrauen darf aber keine Einbahnstraße sein. Es muss in beide Richtungen vorhanden sein. Dazu ist es wichtig, viel zu kommunizieren. Wenn man neu ins Homeoffice geht, ist es essenziell, sich darüber zu unterhalten, was sind die Dos und Don'ts der mobilen Zusammenarbeit, welche Erwartungen haben wir aneinander und wie sind wir erreichbar. All diese Dinge müssen einmal gemeinsam besprochen werden. Denn uns fehlt im Homeoffice ein kompletter Sinn: das Sehen. Das müssen wir ausgleichen.

Bei Arbeitgebern besteht oft die Sorge, dass ihre Mitarbeiter im Homeoffice nicht so arbeiten, wie gewünscht. Wie kann man ihnen diese Sorge nehmen?

Hertwig: Hier müssen sich Arbeitgeber klarmachen, dass sie auch vor Ort im Büro nicht ständig neben ihren Mitarbeitern saßen und sekundengenau gesehen haben, was die tun. Meiner Erfahrung nach wollen die Mitarbeiter arbeiten. Wenn sich jemand vor der Arbeit drücken möchte, schafft er das im Büro ebenso wie beim mobilen Arbeiten. Dann stellt sich allerdings die Frage, ob man wirklich die richtigen Mitarbeiter eingestellt hat. Die reine Anwesenheit hat auf jeden Fall noch nie etwas darüber ausgesagt, wie qualitativ oder quantitativ gut ein Mitarbeiter arbeitet.

Im Endeffekt ist das eine Führungsfrage. Es ist die Aufgabe einer Führungskraft ganz klar zu machen, welches Ziel, welches Ergebnis muss der Mitarbeiter erreichen. Wenn ich das nicht einsehen kann, sollte ich zunächst meinen Führungsstil hinterfragen. Das heißt, es ist am Arbeitgeber und den Führungskräften eine Struktur und Kultur zu entwerfen, in der klar ersichtlich wird, welche Ergebnisse erwartet und erreicht werden.

Oft ist zu lesen, dass Beschäftigte im Homeoffice weniger produktiv sind. Wie schafft man es, seine Produktivität zu steigern?

Hertwig: An dieser Stelle möchte ich noch mal ganz bestimmt darauf hinweisen, dass wir uns in einer Krisenphase befinden. Wir haben kein normales mobiles Arbeiten. Es ist oft unvorbereitet ins Homeoffice gegangen worden und wir haben zusätzlich auch noch Homeschooling. Da ist es völlig normal, dass die Produktivität leidet. Trotzdem stellen tatsächlich viele Unternehmen eine gleichbleibende oder sogar eine erhöhte Produktivität fest.

Mitarbeiter brauchen, um produktiv zu sein, Fokus-Phasen. Das heißt, dass sie nicht ständig auf jede ankommende E-Mail gleich antworten, sondern sich auch mal gezielt für eine Stunde oder 90 Minuten für eine Aufgabe von jeglichen Kommunikationskanälen fernhalten und ganz klare Kommunikationszeiten, aber auch Fokusphasen festhalten, um produktiver arbeiten zu können. Genau das ist zum Beispiel für Eltern mit Homeschooling-Aufgaben schwierig umzusetzen. Kinder halten sich nun mal nicht an Fokus-Zeitpläne. Wenn die Produktivität dadurch leidet, ist das nicht der generellen Arbeitsweise, sondern der Krise geschuldet.

Die Arbeit leidet im Homeoffice oft durch alltägliche Ablenkungen wie Nachbarn, Kinder, Postboten oder Wäsche. Wie kann man trotzdem konzentriert bleiben?

Hertwig: Hier kann das Etablieren von kleinen Ritualen sehr helfen, um weiter konzentriert zu bleiben, also ganz klare Arbeits- und Pausenzeiten festzulegen. Klar ist Flexibilität toll, aber ganz klare Zeiten, die wir für uns selbst festlegen, können oft sehr helfen. In der Pause kann ich auch einfach zum Kühlschrank gehen, kann mir was zu trinken holen, mal eine Waschmaschine anstellen. Aber in den Arbeits- und Fokusphasen bleibe ich am Schreibtisch und wechsle im besten Fall auch nicht die Aufgabe. Hier ist die gute alte Pomodoro-Technik sehr hilfreich - zum Beispiel 25 Minuten konzentriert arbeiten und fünf Minuten Pause oder 50 Minuten konzentriert arbeiten und zehn Minuten Pause. Dieses Intervallarbeiten hilft immens.