Remote Hiring: Wie kann man Mitarbeiter im Ausland beschäftigen?

Internationale Teams und Remote Hiring - alles kein Problem?

Nicht neu, aber problematisch: In Deutschland fehlen Fachkräfte und Talente, ganz besonders im Tech-Bereich. Startups suchen oft lang und händeringend nach Mitarbeitern. Und manche werden hierzulande auch gar nicht fündig - dafür aber im Ausland. Kein Problem für moderne Unternehmen, möchte man meinen. Teams können sich und ihre Kommunikation dank diverser Tools und agiler Arbeitsweisen doch bestens über Ländergrenzen hinweg organisieren. HR-Verantwortliche allerdings stellt die Beschäftigung von Mitarbeitern in fernen Ländern schnell vor riesige Compliance-Herausforderungen: Kann eine deutsche Firma einen Mitarbeiter, der im Ausland, vielleicht sogar außerhalb der EU lebt, einfach so ohne Weiteres anstellen? Wie müssen die Verträge ausgestaltet werden? Welche Sozialversicherungen zahle ich für einen Mitarbeiter in Bangalore? Welche Steuerklasse hat eine Mitarbeiterin in Minsk?

Wir haben sowohl mit einem Unternehmen gesprochen, das seit vielen Jahren hochspezialisierte Fachkräfte im Ausland beschäftigt, als auch mit einer Fachanwältin der Kanzlei Osborne Clark, die einige Fragen dazu beantwortet.

Mitarbeiter oder Freelancer?

„Zunächst sollte man sich fragen: Brauche ich einen Mitarbeiter oder jemanden, der eine Dienstleistung für mich erbringt“, sagt Sonja Riedemann, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln. Da gäbe es oft ein grundsätzliches Missverständnis: Man kann sich das nämlich nicht aussuchen. „Fest oder frei ist keine Option, die man wählen kann.“ Das gelte bei deutschen Mitarbeitern ebenso wie bei solchen im Ausland.

„Ein Mitarbeiter ist ein Teil meines Betriebs, der arbeitet mit und der ist eingegliedert in die Betriebsorganisation, dem kann ich Weisungen geben.“ Sobald das für einen dem Anschein nach Selbstständigen zutrifft, sei er eigentlich ein Mitarbeiter, so die Anwältin weiter. Und zwar einer, für den der Arbeitgeber rechtswidrig keine Sozialversicherungen abführt, dem er keinen Arbeitsschutz gewährt, der keinen Anspruch auf Urlaub hat und bei Krankheit nicht bezahlt wird. Stichwort: Scheinselbstständigkeit. Die verstößt gegen die Regeln, das Unternehmen ist haftbar. „Betriebsprüfer in Deutschland werden in Sachen Scheinselbstständigkeit immer kritischer“, sagt Riedemann. Im Ausland möglicherweise auch.

Modell 1: Selbstständige

Anna Meifort-Seeringer verantwortet die Bereiche Finance and Operations beim Hamburger Software-Unternehmen Kubermatic. Die 90 Mitarbeiter – vornehmlich Entwickler – arbeiten aus 22 verschiedenen Ländern, darunter Kolumbien, China, Indien und Pakistan. „Wir recruiten schon seit Jahren eigentlich weltweit“, erzählt Meifort-Seeringer. Das Motto bei der Auswahl der Bewerber sei: „Location doesn’t matter – timezone does.“ Ein Mindestmaß an sich überschneidenden Kernarbeitszeiten der internationalen Belegschaft sei schon wichtig.

Auch Meifort-Seeringer unterscheidet zwischen festangestellten Mitarbeitern und solchen, die entweder als Solo-Selbstständige oder mit ihren eigenen Firmen für Kubermatic arbeiten. Letzte sind ihr sehr viel lieber. „Glücklicherweise haben viele Entwicklerinnen und Entwickler eigene Unternehmen.“

Dann, so die Anwältin, ist es im Grunde nicht anders, als würde man etwas über Amazon bei einem ausländischen Händler bestellen: „Da ist einer, der sagt: Hier ist meine Preisliste, hier die AGBs, hallo Kunde, was willst du haben?“ Ob der Anbieter ein Solo-Selbstständiger sei, so Riedemann weiter, eine UG, GmbH oder eine andere in seinem Land gängige Rechtsform habe, sei egal.

Am besten mit Werkvertrag

In eine Grauzone kann man allerdings geraten, wenn das, was das deutsche Unternehmen haben will, einfach unspezifisch 40 Stunden Arbeitskraft pro Woche sind. „Idealerweise kann man in einem Werk- bzw. Dienstvertrag genau festlegen, welches Projekt, welches Produkt oder welche Dienstleistung in welchem Zeitrum zu Honorar X zu erledigen ist.“ Sobald diese Leistung dann erbracht ist, spricht nichts dagegen, direkt einen weiteren Vertrag mit dem Anbieter über die nächste zu erbringende Leistung abzuschließen. „Wenn es in der Sache richtig ist, sind Häufigkeit und Wiederholung kein Problem“, so Riedemann. „Ich kann ja auch dreimal am Tag meine Anwältin anrufen, und sie damit quasi Vollzeit auslasten.“

Ob der ausländische Unternehmer den Gesetzen seines Landes entsprechend Sozialversicherungsbeiträge abführt und das Einkommen versteuert, kann den deutschen Auftraggebern egal sein - fast. „Ich kenne jetzt zum Beispiel das pakistanische Sozialversicherungsgesetz nicht genau. Vielleicht steht da drin: Wenn einer nur einen Auftraggeber hat, muss dieser sich um die Sozialleistungen kümmern. Man sollte also einen lokalen Anwalt fragen, ob es auf Dauer schwierig werden kann, Dienstleistungen bei einem Selbstständigen seines Landes einzukaufen."

Modell 2: Festangestellte Mitarbeiter

Es kann auch gute Gründe geben, Leute, die im Ausland leben, fest als Mitarbeiter beschäftigen zu wollen. In erster Linie bindet man sie damit fester an das Unternehmen, sichert sich in gewisser Weise einen Exklusivanspruch auf ihr Können. Für diesen Fall gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Tochtergesellschaft oder Niederlassung im Ausland
   „Wir haben Tochtergesellschaften in den Ländern, wo sich das lohnt“, sagt Meifort-Seeringer. Dafür sollte eine gewisse Anzahl von Leuten aus diesem Land für den deutschen Arbeitgeber tätig sein. Wegen eines einzelnen Developers lohnt sich der erhebliche Aufwand einer Firmengründung im Ausland sicherlich nicht.

2. Employer of Record
   Eine Alternative zur eigenen Niederlassung im Ausland ist es, über eine Mittelsfirma dort zu gehen. Der Mitarbeiter wird also bei dieser Firma bzw. Agentur (ähnlich einer Zeitarbeitsfirma) angestellt, diese rechnet dann mit dem deutschen Unternehmen ab. Sie ist der „Employer of Record“ (EoR). Die Agentur übernimmt – gegen Bezahlung – auch Lohnabrechnung und Abführung der Steuern und Sozialleistungen entsprechen der Landesvorgaben. Kubermatic beschäftigt einige Leute über Employers of Record, aber: „Das erzeugt natürlich Mehrkosten.“
   Die Anwältin Riedemann sieht dieses Modell mit Skepsis: „Employer of Record ist kein feststehender juristischer Begriff.“ In Deutschland haben einige internationale Agenturen auch schon Probleme bekommen, wenn sie als EoR Menschen in Deutschland beschäftigt haben, obwohl sie keine Arbeitnehmerüberlassungslizenz hatten. „Wenn man als deutsches Startup einen Mitarbeiter über einen EoR beschäftigen möchte, sollte man sich unbedingt informieren, ob das im seinem Land legal ist und die Agentur alle dort geltenden Anforderungen erfüllt.“

Konditionen den Ländern anpassen?

Natürlich ergeben sich über das reine Setup hinaus Fragen, wie die Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter gestaltet sein soll. Bekommen etwa alle gleich viele Urlaubstage? Oder jeder das, was in seinem Land vorgesehen ist? Wie ist es mit den Gehältern, sollten Standortausgleiche gezahlt werden?

Dabei bleibt den Unternehmen durchaus Spielraum. Bei Kubermatic hält man es so: „Wir versuchen einen vergleichbaren Standard über Ländergrenzen hinweg zu fahren. Uns ist es wichtig, dass alle ein gewisses Zusammengehörigkeitsgefühl teilen. Und dafür sollten die Voraussetzungen der Beschäftigung bei uns auch möglichst gleich sein.“