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Pure Effizienz und Produktivität: Warum ihr das Telefonieren neu entdecken solltet

·Lesedauer: 5 Min.

Stellen wir uns kurz vor, 2022 wäre das Jahr, das uns ein epochal neues Kommunikations-Tool beschert. Ein Werkzeug, das die entstandene Distanz zwischen Home-Office-Kollegen spielend überbrückt, das einen persönlichen Austausch ermöglicht, das unfassbar schnell ist und Kommunikation viel effizienter macht. Ein Tool, das eine Bindung zu weit entfernten Kunden herstellen kann, ohne aufdringlich zu sein. Immer und überall verfügbar ist und jeden Menschen auf der Welt erreichen kann. Wie müsste so ein Tool aussehen?

Und was, wenn wir es schon alle besitzen? Wie wär es mit dem Telefon?

Ja, das Telefon. Dieses Ding, das die Älteren noch mit Schnur, Tasten oder sogar Wählscheibe kennen - und als ihre einzige Möglichkeit sofort mit Menschen zu kommunizieren, die nicht in ihrer unmittelbaren Nähe sind. Die Jüngeren kennen es auch, aber anders. Als Smartphone, mit dem man alles tut, nur eben kaum noch telefoniert. Für jemanden, dessen Geburtsjahr mit 20.. beginnt, sind der grüne und rote Button, die sich bei einem Anruf plötzlich über den Smartphone-Bildschirm legen, eher eine Zumutung. Dahinter steckt auch ein Generationenkonflikt, der uns davon abhält, ein wunderbares Mittel in unseren Kommunikationsmix zu bringen.

Der Konflikt ist schnell erklärt: So sehr ältere das persönliche Telefonat schätzen – den „direkten Draht“ – so sehr lehnen viele jüngere Kollegen genau dies eher ab. Die Gründe dafür fasst ein Begriff zusammen: „phone anxiety – Telefonphobie. Ein Großteil der Generationen Millenials, Gen Z und Gen Y empfinden das Läuten des Telefons im Arbeitsleben, die Anforderung direkt Fragen zu beantworten oder sogar Kritik hinzunehmen als eine Bedrohung. Wenn schon Kritik, dann lieber sanft per Text-Message oder lange vorher angekündigt in einem Meeting.

Effizienter als Mail, Slack und Sprachnachrichten

Doch das Telefon vollbringt Wunder, wenn man es nur lässt. Vor allem in Zeiten, in denen Teams durch Home-Office getrennt sind, zeigt sich: Nicht einmal die verästelte Teams-Gruppe oder der ausgeklügelteste Slack-Bot kann, was dieser „Livestream an Sprachnachrichten“ vollbringt. Und E-Mails mit dem Zwang zur exakten Formulierung, der Gefahr ausufernder Verteiler, schlägt das Telefon allemal. Wenn man weiß, wie man es verwenden sollte.

Gerade die unmittelbare Kommunikation macht das Telefon unschlagbar effizient. Das gilt selbst bei so unwahrscheinlichen Themen wie der Terminkoordination - egal ob es um eine tête-à-tête oder Runden mit Kunden, Kolleginnen oder anderen Partnern geht.

„Einspruch!“, mögen Tool-Liebhaber-Ecke erheben, da gibt es doch eine Palette an Tools wie Doodle oder Teams, die einfach Termine erstellen, die Suche freier Zeitslots übernehmen und noch eine Video-Konferenz erstellen. Stimmt schon. Selbst überzeugte Telefon-Nutzer müssen zugeben, dass es nicht alles am besten kann – jeden Teilnehmer anzurufen, wann er denn Zeit hätte?

Doch wer schon einmal fünfzehn Minuten vor einer Adresszeile seines Outlook-Termins verbracht hat weiß: Wirklich alle betroffenen Personen in einem Termin zu bündeln ist schwer: Am Ende sind schnell ein oder zwei Personen vergessen, der Termin nicht erfolgreich und ein Follow-Up „dann mit allen“ unausweichlich. Mission Terminplanung fehlgeschlagen.

Oder es findet sich erst in drei Wochen ein Termin, an dem wirklich alle Zeit haben. Soll man den Controlling-Ansprechpartner vielleicht einfach später eine Mail schreiben und ihn nicht einladen? Meist findet sich jemand, dem etwas nicht passt.

Die Lösung ist simpel: Anrufen. Wer sich kurz mit den wichtigsten Teilnehmern eines Termins abspricht, kann offene Fragen schnell klären:

„Wer müsste unbedingt dabei sein?“

„Meinst du, ich sollte jemanden aus dem Controlling mit dazu nehmen?“

„Ist dir noch ein Thema besonders wichtig?“

„Gibt es Dinge, die du lieber nicht ansprechen möchtest?“

Allenfalls das Telefon kann den Flurfunk ersetzen

Die Klärung dauert meist nicht länger als fünf Minuten. Obendrauf gibt es noch Informationen, die vor Homeoffice-Zeiten über den „Flurfunk“ verbreitet worden wären. Stimmungen, Befindlichkeiten, Argumente, Präzisierungen, wie etwas gemeint war. Dinge, die im Arbeitsalltag im Home-Office zwischen Kühlschrank, Schreibtisch im Schlafzimmer und Video-Konferenzen mit 30 Teilnehmern leicht verloren gehen. Wer wenige Minuten mit dem Hörer am Ohr investiert, verdient sich gleichzeitig ein Sternchen im Corporate-Karma-Heftchen. Die angerufenen Kolleginnen werden das nächste Mal vielleicht auch vorab auf euch zukommen, um sich mit euch abzusprechen.

Viele Jüngere empfinden es dennoch fast als unhöflich, Kolleginnen oder Kollegen mit einem Anruf die Pistole auf die Brust zu setzen? Keine Vorwarnung, keine Vorbereitungszeit, keine Chance zu entkommen. Ein Anruf aus dem Nichts klingt für sie unfair.

So empfinden es viele auch, wenn sie selbst angerufen werden. Deshalb ist es wichtig, Anrufe als das zu verstehen, was sie sind: Eine spontane, nicht lang geplante Konversation. Kann der oder die andere gerade nicht reden? Ist er oder sie vielleicht gar nicht der richtige Ansprechpartner? All das kann passieren, ist aber nicht weiter schlimm, wenn man mit den richtigen Erwartungen in das Gespräch geht. In einem Termin aufzukreuzen, ohne sich vorbereitet zu haben, ist unprofessionell. Am Telefon zu sagen, dass man sich das erstmal genauer ansehen muss, ist das normalste der Welt.

Diese Unverfänglichkeit kann auch dann ein Vorteil sein, wenn man schwierige Situationen schnell aufklären möchte. Es braucht keine Kamera, keinen exakten Termin, das Telefon läutet einfach. Ob Kollegen gerade vor KiTa warten oder die Wäsche aufhängen spielt keine Rolle, pseudo-professionelle Hintergründe wie in Zoom-Konferenzen sind nicht nötig. Das macht sich vor allem bezahlt, wenn man in schwierigen Momenten ein kurzes Lebenszeichen senden möchte: Wer will schon kurz nach dem verpatzten Termin vor der Zoom-Kamera darüber sprechen? Oder eine Slack-Nachricht bekommen, dass die letzte Analyse nicht das Gelbe vom Ei war? Da sind Missverständnisse programmiert. Ein kurzer Anruf kann hier mehr sagen als 1000 Worte per Slack oder Mail. Kriegen wir hin, mach dir keinen Kopf, passiert jedem Mal.

Vor allem dann, wenn spontane Interaktionen unter Kollegen durch die neue dezentrale Corona-Arbeitswelt weitgehend wegfallen, hilft es, den direktesten Kanal zu suchen. Das beginnt schon beim ersten Kontakt mit einem neuen Kollegen oder Kunden: „Wir haben vor kurzem telefoniert“, bleibt definitiv länger im Gedächtnis als „Wir haben vor kurzem geschrieben“. Wer eine Arbeitsbeziehung so beginnt, wird die Vorteile der direkten Kommunikationswege schnell spüren – und vielleicht von Phobiker-zum Fan.

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