Was man beachten sollte, wenn Software die Bewerbung annimmt

Bei immer mehr Stellenausschreibungen sortiert Künstliche Intelligenz die Bewerbungen vor. An welche Regeln sich Jobsuchende unbedingt halten sollten.

Wir bestellen bei Alexa, fragen Siri und lassen uns vom Navi den kürzesten Weg weisen. Künstliche Intelligenz (KI) spielt in unserem Leben eine immer größere Rolle – auch im Berufsleben. Wo früher Personalmanager jede einzelne Bewerbungsmappe in die Hand nahmen, lassen heute immer mehr Arbeitgeber Bewerbungen per KI vorsortieren.

Rund 70 Prozent der deutschen Unternehmen setzen ein sogenanntes „Applicant Tracking System“ (ATS) ein. Die Personal-Roboter sparen Unternehmen Zeit und Geld. „Besonders in großen Unternehmen setzt man auf solche Unterstützung, um die Bewerbungsflut in den Griff zu bekommen“, sagt Marktbeobachter Wolfgang Brickwedde vom Institute for Competetive Recruiting (ICR).

Anbieter wie Taleo oder Success Factors haben ihre ATS-Algorithmen in ein Softwarepaket zum kompletten Bewerbermanagement eingebaut. Die ATS-Software scannt jede Bewerbung auf Schlüsselbegriffe, Stellenprofile oder Beurteilungskriterien. Das können bestimmte Hochschulen oder Studienfächer sein, aber auch Sprachkenntnisse oder Weiterbildungen.

Daraus ergibt sich dann ein Kandidatenranking. Diejenigen, die aussortiert werden, bekommen automatisch eine Absage. Die vielversprechenden Kandidaten werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Die Software „funktioniert wie ein Türsteher im Club“, sagt Katrin Luzar, Marketingdirektorin bei der Online-Jobplattform Monster. „Wer an ihr nicht vorbeikommt, kann sich nicht persönlich vorstellen.“

Dem Kollegen Roboter sehen viele mit Skepsis entgegen. 60 Prozent der Deutschen stehen dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der Personalauswahl kritisch gegenüber. Das ergab jetzt eine repräsentative Umfrage von McKinsey in Zusammenarbeit mit der Initiative Chefsache. Vor allem Frauen sind skeptisch und halten die Technik für nicht ausgereift. Immerhin ein Drittel der befragten Personen hält KI für nützlich bei der Personalauswahl. Knapp sieben Prozent der Befürworter glauben, dass KI objektivere Entscheidungen fälle als der Mensch.

Einige Regeln sind immer gültig

Der Idealzustand ist allerdings längst noch nicht erreicht. „Von zuverlässigen, selbstlernenden Systemen, der höchsten Form von KI, sind wir noch weit entfernt“, so der Experte Brickwedde. Er verweist dazu auf den Fall Amazon. Der Onlinehändler schaltete seine KI ab, als nur männliche Bewerber vorgeschlagen wurden. Weil bestimmte Positionen zuvor nur Männer innehatten, hatte die KI aus der Datenanalyse offenbar – ganz logisch – geschlossen: Wir wollen für die Stellen keine Frauen.

Eines steht fest: KI wird im Bewerbungsvorgang weiter eingesetzt werden. Dafür sollten Jobsuchende bestimmte Regeln einhalten. Einige davon gelten immer, egal, ob die Vorauswahl nun von einem Menschen oder einer Maschine getroffen wird. Beispielsweise die Wahrheit sagen. Im Netz kursierten zwar Beiträge, laut denen Bewerber mit weißer Schrift auf weißem Grund „Harvard University“ und ähnlich prestigeträchtige Schlüsselbegriffe in ihren Bewerbungen unterbrachten.

Das mag die Bewerber zwar vielleicht am Computer vorbeigebracht haben, „so etwas disqualifiziert diese Kandidaten aber völlig“, sagt Jörg Kasten, Vorsitzender der internationalen Personalberatung Boyden Executive Search: „Denn es entsteht der Verdacht, dass es der Betreffende auch auf anderen Gebieten nicht genau nimmt.“

Schlimmer noch: Das Frisieren von Bewerbungsunterlagen kann böse Folgen haben. Einem Mitarbeiter, der im Lebenslauf zum Beispiel seine Qualifikationen gefälscht und damit einen Arbeitgeber über seine Eignung und Qualifikation getäuscht hat, kann, wenn der Betrug auffliegt, fristlos gekündigt werden. Liegt eine „arglistige Täuschung“ vor, durch die ein Stellenbewerber etwa aufgrund eines erschwindelten Uni-Abschlusses ein besonders hohes Gehalt erzielt, ist sogar eine „rückwirkende“ Auflösung des Arbeitsvertrags denkbar.

Tricksen ist also tabu. Doch wie genau sollte die Bewerbung nun aussehen, damit sie am elektronischen Wächter vorbeikommt? Hier vier wichtige Tipps:

1. Standard und Erwartbarkeit

Schnörkellos sollte die Schriftart sein, die Sie für Ihre Bewerbung und besonders für Ihren Lebenslauf auswählen. Mit Fonts wie Arial oder Calibri heben Sie sich zwar nicht von der Masse ab, machen das Auslesen Ihrer Daten aber einfach. Ein simpler, übersichtlicher Lebenslauf lässt sich leichter vom Lebenslauf-Checker auslesen als ein kreativer. Verzichten Sie daher auf außergewöhnliche Layouts.

Dasselbe gilt für Zwischenüberschriften: Schlüsselbegriffe wie Berufserfahrung, Qualifikationen oder Ausbildung sind Standard und sollten in dieser Form den Aufbau des Lebenslaufs unterstreichen. Verzichten Sie möglichst auf Kopf- und Fußzeilentexte, sie können von den Maschinen manchmal nicht korrekt ausgelesen und zugeordnet werden.

2. Formatwünsche beachten

Achten Sie genau darauf, welche Dateiformate Ihnen der potenzielle Chef vorgibt. Üblicherweise sind Word-Formate kein Problem, passen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen aber unbedingt an eventuelle Sonderwünsche an.

3. Präzise und korrekt

Das gilt für jede Bewerbung: Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Interpunktion. Online können Fehler aber besonders ins Gewicht fallen – wo ein Personaler im Zweifel noch mal ein Auge zudrückt, kann der Roboter Begriffe hier möglicherweise nicht erkennen und die Information geht im System verloren.

Nehmen Sie sich also ausreichend Zeit für Ihre Bewerbung, und arbeiten Sie genau. Lassen Sie sich unbedingt von der Rechtschreibprüfung des Computers unterstützen. Schreiben Sie Fachbegriffe aus und setzen Sie die Abkürzung in Klammern, zum Beispiel: Master of Business Administration (MBA). So stellen Sie sicher, dass alles lesbar und verständlich ist.

4. Schlüsselbegriffe nutzen

Verwenden Sie zentrale Begriffe in Ihrer Bewerbung. Das sind die wichtigsten Argumente, die Sie neben Ihrer fachlichen Qualifikation bei einer Onlinebewerbung haben, um beim Computer zu punkten. Gemeint sind aber keine Floskeln wie „teamfähig“ oder „belastbar“.

Vielmehr sollten Sie auf Schlüsselbegriffe setzen, die speziell für Ihre Branche und Ihren Beruf charakteristisch sind und die auch vom Unternehmen in seiner Stellenbeschreibung genutzt werden. Zertifikate und ehemalige Arbeitgeber können hier eine Rolle spielen. Welche Schlüsselbegriffe entscheidend sind, ist dabei von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Keine Frage, Freigeister oder Quereinsteiger haben es schwerer mit der KI als Türsteher. Infineon-Personalchef Thomas Marquardt hält so gar nichts von den Softwareprogrammen: „Sie basieren auf einem mechanistischen und hierarchischen Menschen- und Organisationsbild. Also auf längst überholten Annahmen und Theorien.“

Für kreative Ansätze bei der Personalrekrutierung, die auch offen sind für Seiteneinsteiger oder das Entwicklungspotenzial von Kandidaten berücksichtigen, lasse die Maschine keinen Platz, argumentiert der Vorsitzende der Personalervereinigung Goinger Kreis. Marquardt und seine Kollegen setzen auf den Menschen – „aus dem allein Innovationen kommen können“.