Jeff Bezos hat strenge Regeln für seine Mitarbeiter, sich auf Meetings vorzubereiten – und jeder kann von ihnen lernen

Jeff Bezos erwartet viel von seinen Mitarbeitern – besonders, wenn es darum geht, sich auf Meetings vorzubereiten. Auch sein CEO-Nachfolger Andy Jassy hat diese Regeln übernommen. In einem seiner letzten Briefe als Amazon-Chef an die Aktionäre verriet Bezos, wie sich Amazon-Mitarbeiter etwa auf Ideen-Pitches oder Konferenzen vorbereiten sollen.

Gut vorbereitet zu sein sei bei Amazon wichtiger als die eigentliche Idee. Erfahrene Führungskräfte würden ihre Mitarbeiter auch nach der Qualität ihrer teils sechs Seiten langen Notizen beurteilen. Diese müssten in einer kleinen Schrift (Schriftgröße 10) ohne Lücken geschrieben werden. Leitende Angestellte wie CEO Andy Jassy halten Meetings oft in einem Konferenzraum namens „The Chop“ (dt. „zerhacken“) ab – wo Ideen (und manchmal auch Angestellte) in Einzelteile zerhackt werden.

Bezos verriet, dass sich die Mitarbeiter zu Beginn der Meetings leise die Notizen durchlesen müssen wie „in einem Hörsaal“, erfahrene Führungskräfte würden dann irgendwann das Wort ergreifen. „Die Qualität der Notizen variiert stark“, schrieb Bezos in seinem Brief. „Manche sind brillant, durchdacht und eröffnen das Meeting für Diskussionen von hoher Qualität. Manchmal sind jedoch auch Exemplare vom anderen Ende des Spektrums dabei.“

Wie man effektive Memos schreibt

Bezos meint, dass man großartige Notizen nicht einfach so jeden Tag schreiben kann. Manche würden sogar eine Woche brauchen, um am Ende wirklich gut zu sein. „Großartige Memos werden geschrieben, verworfen, mit den Kollegen geteilt, damit sie ihre Meinung abgeben können, dann einige Tage beiseitegelegt, und dann wieder mit einer frischen Perspektive überarbeitet“, schrieb er. Sich dabei genug Zeit lassen sei hierbei fast wichtiger als die Fähigkeit, gut zu Schreiben. „Ein Football-Trainer muss nicht gut werfen können, ein Film-Regisseur kein guter Schauspieler sein“, so Bezos. „Doch beide müssen sich der Wichtigkeit dieser Fähigkeiten bewusst sein und entsprechend hohe Erwartungen ansetzen“.

Amazons ehemaliger Marketing-Chef Jesse Freeman meint, dass das Memo in erster Linie leicht verständlich sein muss für alle, die sich mit der Materie nicht auskennen. Zuerst sollte das Thema genau beschrieben werden, zudem die Kennzahlen, an denen man den Erfolg des Projekts messen könnte. Nachdem man die Ziele festgelegt hat, sollte man die grundlegende Haltung beschreiben, mit denen man Interessenvertretern und Team-Mitgliedern gegenübertreten will.

„Nach den Grundsätzen wird es dann sehr schnell ernst“, meint Freeman. „Das Dokument geht dann über eine Beschreibung der gegenwärtigen Geschäftslage. Diese sollte sehr detailliert beschrieben werden, damit man sie mit den dann folgenden Ideen und Plänen vergleichen kann.“

Ein solches Memo soll dem Leser alle nötigen Informationen bereitstellen, um Vor- und Nachteile der Idee zu verstehen und den Kollegen die strategische Herangehensweise, um den Plan anzugehen und die genannten Ziele zu erreichen, näherbringen.

„Um das alles hinzubekommen, braucht es eine gewisse Finesse“, schrieb Freeman. „Es fühlt sich manchmal so an, als würde man seine Masterarbeit schreiben. Dem Memo muss sehr viel Aufmerksamkeit entgegengebracht werden, um sicherzugehen, dass es vor der Präsentation auch wirklich gut und vollständig ist.“