Homeoffice: So lassen sich Technik-Ängste im Team abbauen

Auch wenn im Homeoffice niemand anderes vor Ort ist: Geht es um Technikfragen sollten Beschäftigte wissen, dass sie nicht auf sich alleine gestellt sind.

Die Pandemie hat viele Digitalisierungsprozesse am Arbeitsplatz beschleunigt, Beschäftigte müssen sich rasch an Tools gewöhnen. Das kann herausfordern. Sicherer Technikumgang lässt sich aber fördern.

Berlin (dpa/tmn) - Die Corona-Pandemie hat es verdeutlicht: Zahlreiche Prozesse in Unternehmen können auch digital ablaufen - vorausgesetzt, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen, wie man richtig mit Software und Technik umgeht.

Die IT aber stellt Beschäftigte immer wieder vor Herausforderungen, besonders im Homeoffice. Wie lassen sich Software-Kompetenzen im Unternehmen stärken? Joachim Böge, Trainer beim Weiterbildungsanbieter GFN, erklärt im Interview, worauf es ankommt.

Herr Böge, sind wir nach über einem Jahr Pandemie jetzt nicht langsam soweit, dass im Homeoffice technisch alles problemlos läuft?

Joachim Böge: Ich würde sagen, die Basics, etwa Online-Meetings, bekommen die meisten inzwischen gut hin. Und nach der Pandemie werden diese Effekte nicht komplett zurückgedreht werden. Die Umsetzung von einzelnen analogen Prozessen in die digitale Welt wird in vielen Unternehmen aber dennoch einige Zeit dauern. Auch das Thema Datenschutz und Cloud-Computing ist noch mit viel Unsicherheit und oftmals viel Skepsis behaftet.

Warum rufen Technik und der Umgang damit so oft Unsicherheit hervor?

Böge: Das hat aus meiner Sicht zwei Komponenten. Einerseits waren bis vor der Pandemie im Büro oder am Arbeitsplatz immer IT-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter oder Kolleginnen und Kollegen vor Ort, die man bei Problemen fragen konnte und die im Zweifel schnell zur Stelle waren. Zu Hause fühlt man sich dann ein Stück weit isoliert.

Andererseits besteht privat keine Notwendigkeit, diese Kompetenzen im Umgang mit der Technik zu haben. Jemand, der sich privat ein Smartphone kauft, muss erstmal nicht viel zur Funktionsweise und zum Umgang damit wissen. Am Arbeitsplatz sieht das dann anders aus.

Aus Ihrer Erfahrung heraus, womit gibt es etwa im Homeoffice am häufigsten Probleme, was zählt zu den größten Herausforderungen?

Böge: Wenn sich Prozesse ändern, müssen sich meist auch die Werkzeuge ändern, die zum Einsatz kommen. Weil es mit Beginn der Pandemie im vergangenen Jahr alles sehr hektisch ablaufen musste, hatten die wenigsten Unternehmen wirklich Zeit, ihre Beschäftigten hier bei der Einführung neuer Tools abzuholen und gemeinsame Regeln und Leitlinien zur Nutzung festzulegen.

Es sind die Vielzahl an unbekannten Tools und der Informations-Overkill, die dann Ängste hervorrufen. Daneben ist es oft der Umgang mit cloudbasierter Software, der Probleme verursacht. Viele haben Angst, zum Beispiel Daten zu löschen oder Daten falsch zu teilen.

Was kann Beschäftigten helfen, im Umgang mit der Technik sicherer zu werden?

Böge: Wichtig ist, sich klarzumachen: Man ist nicht alleine. Auch im Homeoffice muss es möglich sein, virtuell Unterstützung zu bekommen. Da ist zum Beispiel die Führungskraft gefragt. Es sollte im Unternehmen oder im Team darüber hinaus virtuelle Communities geben, die einen Austausch ermöglichen. Dort können Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sehen: Ich bin nicht die oder der Einzige, der dieses Problem hat. Dadurch lassen sich viele Ängste abbauen. Entscheidend ist auch, dass eine gesunde Neugierde und die Bereitschaft zu lernen im Unternehmen gefördert werden.

In welchen Fällen können sich Beschäftigte bei IT-Herausforderungen ganz gut selbst helfen, wann brauchen sie externe Hilfe?

Böge: Ich glaube, dass ganz viele Unternehmen nicht in der Lage sind, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein umfassendes IT-Training anzubieten. In dem Fall sind die Beschäftigten aber mit ihren Problemen alleine und können sich schlecht selbst helfen. Für die Grundlagen sollten Unternehmen daher Workshops oder kurze, knackige Trainings anbieten.

Wenn es dann um konkretere Fragen geht, kann man sich als Beschäftigter schon eher mal selbst Hilfe suchen. Auf jeden Fall ist den meisten Unternehmen klar, dass es ohne IT-Abteilung heute fast nicht mehr geht. Die können aber selten die komplette Schulung von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übernehmen.

Wie kann man sich stattdessen vielleicht gegenseitig unterstützen und welche Rolle kommt der Führungskraft zu?

Böge: Ganz wichtig ist, dass allen Beschäftigten klar ist: Warum nutzen wir diese Technik oder dieses Tool überhaupt? Wird zum Beispiel eine Chat-Software eingeführt, die Führungskraft schreibt aber weiterhin ständig E-Mails, wird keiner verstehen, warum er oder sie das jetzt nutzen soll.

Daneben ist es sinnvoll, wenn es im Unternehmen oder im Team sogenannte Champions oder Key-User gibt. Sie bekommen frühzeitig Wissen, etwa zu neuer Software, und geben das in regelmäßigen Sprechstunden, in einfachen Lernvideos oder auch mal in Workshops an andere weiter. Ein Champion zu sein, das muss man auch mal betonen, ist dabei keine Frage des Alters. Das sind nicht immer automatisch die jüngeren Beschäftigten, die haben oft auch keine Ahnung.

Wie lernt das Team neue Software am besten kennen und was ist aus Ihrer Sicht der beste Weg, Wissen zu vermitteln?

Böge: Ich finde ja, dass der Erfolg der Einführung neuer Werkzeuge zu 80 Prozent davon abhängt, die Leute abzuholen und gut zu begründen, warum ein Tool genutzt wird. Zu 20 Prozent entscheiden dann ein virtuelles oder Präsenz-Training oder Workshops in einzelnen Abteilungen.

E-Learning-Videos etwa sind an sich nicht verkehrt, aber meiner Meinung nach nur für Einzelne mit Vorwissen sinnvoll. Wer einzig auf Schulungsvideos setzt, hat als Unternehmen zwar am Ende vermeintlich Kosten gespart. Es gibt aber keinerlei Lernzielkontrolle. Man muss sich einfach selbst mal fragen: Wie viele Lernvideos hat man eigentlich selbst schon geschaut? Als alleiniger Ansatz greift das meiner Meinung nach meist zu kurz.

Bei IT-Fragen lohnt Blick ins Hilfemenü

Bei IT-Problemen am Arbeitsplatz können sich Beschäftigte in manchen Fällen auch selbst helfen. «Bei allen gängigen Programmen, etwa zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder Präsentationserstellung, gibt es ein Hilfemenü, über das man per Stichwortsuche bereits Lösungsvorschläge für viele Probleme erhalten kann», sagt Adél Holdampf-Wendel, Bereichsleiterin Arbeit 4.0 beim IT-Branchenverband Bitkom.

Gleiches gelte für Kollaborationstools wie Microsoft Teams oder Slack oder die zahlreichen Anbieter von Videokonferenzen, die umfassende Hilfemenüs anbieten. «Wer also nicht weiß, wie er Teilnehmer zu einer Videokonferenz hinzufügen kann oder den Zeilenabstand in einem Textdokument neu einstellen möchte, kann sich so bereits meist selbst gut helfen oder kurz bei Kollegen nachfragen.»

Bei grundsätzlicheren, schwerwiegenden Problemen sei aber externe Hilfe oder die IT-Abteilung gefragt: Ist der Zugriff auf notwendige Anwendungen nicht möglich? Kommen E-Mails nicht an oder startet das wichtige Programm einfach nicht?

Wichtig ist laut Adél Holdampf-Wendel, dass das Unternehmen für solche Fälle die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aktiv unterstützt und digitale Tools wie Team-Viewer oder entsprechende Alternativen einsetzt, bei denen sich eine IT-Fachkraft auf den Rechner schalten kann.