Yahoo Finanzen Ich habe die laut Harvard beste Produktivitätsroutine ausprobiert: Wie sich das auf meine Arbeit ausgewirkt hat
Als Freiberufler fehlt es mir oft an Struktur in meinem Leben. Um nächtliche Schreibsessions zu vermeiden und einen "normaleren" Arbeitsplan zu erstellen, beschloss ich das sogenannte "Timeboxing" auszuprobieren, den laut "Harvard Business Review" nützlichsten Produktivitätstipp. Der besteht aus drei Schritten: "Gehirn-Dumping", Prioritäten setzen und dann den Tag planen.
"Gehirn-Dumping" bezeichnet dabei, seine Gedanken zu sortieren. Am besten funktioniert das, wenn ihr eure Gedanken aufschreibt: eure Aufgaben, die ihr erledigen müsst, Ideen für zukünftige Konzepte oder eben alles, was ihr für wichtig erachtet. Nach dem "Gehirn-Dumping" legt ihr eure drei wichtigsten Prioritäten für den Tag fest. Das hilft euch, eure Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.
Der letzte Schritt ist dann das eigentliche "Timeboxing", also die Planung des Tages. Das ist der Hauptteil der Technik und erfordert, dass ihr euren Tag stundenweise plant – vom Aufwachen bis zum Schlafengehen.
Nachdem das Technologieunternehmen Filtered eine Untersuchung über "Timeboxing" veröffentlicht hatte, wurde es von "Harvard Business Review" als bester Produktivitätstipp bezeichnet: "Das ist vielleicht die wichtigste Fähigkeit, die Sie als moderner Berufstätiger entwickeln können", lautete das Fazit der Zeitschrift. Ich habe die Methode mehr als eine Woche lang ausprobiert, um zu sehen, ob sich meine Produktivität tatsächlich steigert.
Mentale Vorbereitung
Der unmittelbarste Vorteil, den ich bei der Anwendung der "Timeboxing"-Methode feststellen konnte, war die mentale Vorbereitung auf den Tag. An manchen Tagen steht logischerweise mehr an als an anderen, aber wenn man weiß, was auf einen zukommt, kann man sich deutlich besser auf den Tag vorbereiten.
Ich habe meinen "Timeboxing"-Bogen oft gleich nach meinem Morgenkaffee ausgefüllt, da es sich für mich nach dem richtigen Zeitpunkt angefühlt hat.
Der erste Teil, das "Brain-Dumping", hat mir persönlich nicht viel gebracht, aber das Festlegen von Prioritäten und die Zuordnung von Zeit zu Aufgaben war tatsächlich sehr hilfreich. Wenn ich beispielsweise schon morgens wusste, ob ich an diesem Tag schreiben oder viele E-Mails bearbeiten würde, konnte ich direkt in den Tag starten.
Prokrastination vermeiden
Sobald ich mein "Timeboxing"-Blatt ausgefüllt hatte, machte ich mich sofort an die Aufgabe, die ich für die erste Stunde vorgesehen hatte. Das half mir, die morgendliche Prokrastination zu vermeiden, der ich nur allzu oft zum Opfer falle. Ich hatte schwarz auf weiß vor mir liegen, was ich wann zu tun hatte, und wenn ich davon abwich, beschlich mich direkt ein schlechtes Gewissen.
"Timeboxing" ähnelt einem anderen Produktivitäts-Trick, dem "Body-Doppling", bei der man zusammen mit einer anderen Person lernt oder arbeitet. Aber statt einer Person, die einen erinnert weiterzuarbeiten, ist es der Zeitplan, der einen auf Kurs hält.
Die Methode hilft auch dabei, ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie lange Aufgaben am Ende dauern werden. Früher habe ich oft zu viel oder zu wenig Zeit für die Aufgaben eingeplant. Jetzt bin ich mit meinen Schätzungen viel genauer.
Mehr Zeit mit Freunden
Früher schlug ich Gelegenheiten, mich mit Freunden zu treffen oder Sport zu treiben, aus, weil ich den Zeitaufwand für meine Arbeit zu hoch einschätzt. Inzwischen beginne ich, besser zu verstehen, wie viel Zeit ich für verschiedene Aufgaben aufwenden muss.
Die Methode hat mir auch geholfen, zu erkennen, wann ich genug Arbeit für den Tag erledigt habe. Wenn ich mir heute acht Stunden Arbeit vornehme und das Ziel erreicht habe, ist es Zeit, mit der Arbeit aufzuhören. Vorher habe ich schlichtweg gearbeitet, bis ich nicht mehr konnte.
Das ist wohl einer der größten Vorteile, die ich bei "Timeboxing" feststellen konnte. Früher habe ich versucht, meine Arbeitszeiten zu protokollieren, aber oft habe ich trotzdem vergessen, sie genau zu erfassen. Mit "Timeboxing" ist es jetzt deutlich einfacher zu verfolgen.
Was passiert, wenn man vom Zeitplan abweicht?
Wenn man zu lange braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, ist das tatsächlich ein Problem beim "Timeboxing". Sobald man merkt, dass man im nächsten Zeitblock ist, aber die Aufgabe noch nicht erledigt hat, wird man vor ein Ultimatum gestellt: Entweder man arbeitet weiter oder man hält sich an die "Timeboxing"-Methode. Oft bleibt mir nichts anderes übrig, als mit meiner Arbeit fortzufahren – auch wenn sich dann eine Art Schuldgefühl einstellt.
Wenn ich eine Aufgabe zu schnell erledigte, irrte ich oft ziellos umher, bis der nächste Block begann. Manchmal fing ich dann früher an, aber die Folge war, dass ich auch mit der nächsten Aufgabe wieder zu früh fertig war. Das gab mir dieses Gefühl, dass man während der Schule hatte, wenn man eine Freistunde hatte.
Dazu sei gesagt, "Timeboxing" eignet sich meinem Empfinden nach nicht für einen spontanen Lebensstil. An einem Tag wurde mir eine Aufgabe mit einer Frist von zwei Stunden zugeteilt, kurz bevor mein Laptop kaputtging. Die beiden Ereignisse warfen meinen gesamten "Timeboxing"-Plan durcheinander. Meine Prioritäten änderten sich und meine Zeitfenster änderten sich. In diesem Fall musste ich den Produktivitäts-Tipp vergessen und in den Überlebensmodus wechseln.
Aus diesen Gründen bin ich der Meinung, dass "Timeboxing" eher ein Leitfaden als eine feste Regel sein sollte.
Werde ich weiterhin "Timeboxing" betreiben?
Ich bin mir sicher: Auch in Zukunft werde ich einige Elemente des "Timeboxings" in meinem Leben beibehalten.
Besonders das Prioritäten-Setzen hat mir geholfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Aber auch die To-do-Listen waren hilfreich. Diese Zeiteinteilung hat meine Produktivität definitiv verbessert; ich muss in Zukunft nur die Ziellosigkeit bekämpfen, die damit einhergehen kann.
Sinnlos kam mir das "Brain-Dumping" vor. Früh morgens hatte ich einfach noch nicht so viel im Kopf, das sich gelohnt hätte aufzuschreiben. Allerdings habe ich im Verlauf des Tages Ideen, die mir kamen, sofort aufgeschrieben, um sie nicht mehr zu vergessen.
"Timeboxing" ist tatsächlich ein großartiges Werkzeug für mich, allerdings sollte man nicht sein ganzes Leben nach dieser Methode strukturieren. Es hat mir geholfen, eine gewisse Regelmäßigkeit zu schaffen, meine Zeitmanagementfähigkeiten zu verbessern und meine Produktivität insgesamt zu steigern.
Der Text wurde von Tristan Filges aus dem Englischen übersetzt. Das Original findet ihr hier.
