Mit diesen zehn Tipps wird Ihr Meeting kein Zeitkiller

Immerhin ging es pünktlich los. Um exakt neun Uhr stellten Geschäftsführung und Betriebsrat eines Unternehmens aus der Automobilbranche der Belegschaft ein neues Lohnkonzept vor. Fairer, einheitlicher und besser sollte das neue Modell sein.

Gespannt lauschten die 30 Bereichsleiter der Präsentation und diskutierten – bis zur Mittagspause. Nach viereinhalb Stunden wagte der Sitzungsleiter schließlich, die entscheidende Frage zu stellen und ein Stimmungsbild zum neuen Lohnmodell einzuholen. Ergebnis: Jeder der Anwesenden war einverstanden. Diese Entscheidung hätte der Chef auch früher haben können.

Dutzende Teilnehmer, ineffiziente Diskussionen, ein später Entschluss: Meetings kosten Zeit – und davon am liebsten viel. Auch wenn das Beispiel der Autofirma ein Extremfall sein mag, der Wuppertaler Management-Berater Gunther Wolf hat in Konferenzen schon vieles gesehen: notorische Zuspätkommer, Meeting-Verweigerer, die demonstrativ auf ihrem Handy herumdaddeln, und Führungskräfte, die keinen Schimmer haben, was genau sie eigentlich in dem Meeting zu suchen haben.

„Für die einen sind Besprechungen ein Störfaktor“, sagt Wolf, „für die anderen eine willkommene Gelegenheit, um abschalten zu können.“ Nur eins scheinen die Treffen für die wenigsten zu sein: sinnvoll investierte Arbeitszeit.

Verbrannte Zeit, verbranntes Geld

Statistisch gesehen verbringen Top-Manager fast drei Viertel ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Das ist das Ergebnis einer Studie der Harvard-Professoren Michael Porter und Nitin Nohria, die über zwölf Jahre die Terminkalender von US-Unternehmenslenkern analysiert haben. Danach kam jeder CEO auf 37 Meetings pro Woche. Jedes dritte davon dauerte länger als eine Stunde.

Das wäre für sich genommen nicht schlimm, doch oft vergeuden Führungskräfte ihre knapp bemessene Zeit in Konferenzräumen. So hatten 70 Prozent der Befragten nach den Arbeitstreffen den Eindruck, keine konkreten Ergebnisse erzielt zu haben. Fast genauso viele klagten, dass sie wegen der vielen Meetings kaum mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben übrig hatten.

Schätzungen der Unternehmensberatung Bain gehen davon aus, dass diese Ineffizienzen in den USA fast 20 Prozent der Wirtschaftsleistung kosten. Auf Deutschland übertragen wären das fast 700 Milliarden Euro – pro Jahr.

Viele Teams und Firmen nehmen sich deshalb zum Jahreswechsel regelmäßig vor, die Meeting-Kultur zu verändern – und scheitern. „Mit Meetings ist es so wie mit allen anderen Neujahresvorhaben auch„, sagt Wolf. „Es fehlt häufig an der konsequenten Umsetzung.“ Die Macht der Gewohnheit erschwere die Veränderung. Schließlich muss nicht nur der Besprechungsleiter mit alten Mustern brechen, sondern die gesamte Belegschaft.

„Die Meeting-Kultur spiegelt immer auch die Unternehmenskultur wider“, sagt Management-Berater Bernd Steffens aus Mönchengladbach. Gerade in hierarchischen Firmen gehe es in Meetings oft darum, „sich vorm Chef zu profilieren und das eigene Interesse gegen das der Nachbarabteilung durchzusetzen“, so der Experte.

Besser sei es hingegen, auch bei Arbeitstreffen zu kooperieren statt zu konkurrieren, meint Steffens. Nur müsste dann das Wort des Azubis genauso ernst genommen werden wie das des Vorstandsvorsitzenden. „Und das ist eben nur selten der Fall.“

Aber: Teams müssen sich besprechen

Auch wenn schon die Einladung zu Meetings bei Angestellten oft berechtigtes Stirnrunzeln verursacht: Teams müssen sich besprechen, Aufgaben verteilen und Vorgehensweisen klären, um die Firma voranzubringen. Entscheidend sei es deshalb, Besprechungen nicht als Hindernis, sondern als Arbeitszeit zu begreifen. Damit bald mehr Mitarbeiter und Führungskräfte das so sehen, würden schon einfache Tricks helfen, erklären die Experten.

Zum Beispiel: Die Agenda im Vorfeld verschicken, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Das Zeitbudget für jeden Tagesordnungspunkt festlegen und strikt einhalten, um die Redezeit von Quasselstrippen zu begrenzen. To-dos einzelner Teilnehmer in Protokollen festhalten, und diese – direkt nach Sitzungsende – an alle verschicken. Nur die wichtigsten Entscheider einladen. Und: pünktlich anfangen! Das bedeutet im Übrigen auch, sich nicht erst zu Sitzungsbeginn an der Kaffeemaschine anzustellen.

Diese Grundregeln mögen trivial klingen – und doch scheinen sie bei den meisten Arbeitstreffen gebrochen zu werden. Sie haben Ihre Meeting-Kultur wiedererkannt? Oder suchen noch weitere Inspiration? Die folgenden Tipps aus der Praxis helfen Ihnen, dieses Jahr endlich mehr Disziplin in Ihre Konferenzen zu bringen. Frohes neues Meeting-Jahr!

Tipp 1: Kosten transparent machen

Zeit ist Geld – das gilt vor allem, sobald Führungskräfte einen Konferenzraum betreten. Ein ernüchterndes Hilfsmittel, um aufzuzeigen, wie rasch die Kosten mit jeder verplemperten Meeting-Minute in die Höhe schnellen, sind sogenannte Besprechungsuhren. Die kleinen Handyprogramme mit Namen wie „Meetime“, „Abacus“ oder „Meeting Fee“ zeigen in Echtzeit, wie viel eine Besprechung gerade kostet.

Dazu müssen Anwender zu Beginn des Treffens die Zahl der Teilnehmer und deren Stundensatz oder Jahresgehalt anonym in die App eingeben. Der Timer startet – und läuft und läuft und läuft. Am Ende steht eine meist vernichtend hohe Zahl – mit einem Euro- oder Dollar-Zeichen dahinter. Der Anbieter „Meetime“ gibt auf seiner Homepage an, dass Mitarbeiter von Goldman Sachs, Rolls-Royce und Hewlett Packard die App nutzen.

Tipp 2: Entscheidung oder Diskussion

Vor jedem Meeting stellt Facebook-Gründer Mark Zuckerberg eine wichtige Frage: „Discussion or Decision?“ So weiß jeder im Raum, was am Ende erwartet wird – eine Entscheidung mit einem klaren Ergebnis oder eine Diskussion, die sich zusammenfassen lässt.

Berater Steffens rät seinen Klienten, sogar für jeden Tagesordnungspunkt ein klares Ziel zu formulieren. „Das muss in der Agenda ersichtlich sein, damit alle zielgerichtet arbeiten können.“ Klingt banal? Dann fangen Sie doch gleich bei Ihrem nächsten Meeting damit an!

Tipp 3: Sprechen vorm Suppenkoma

Für Amazon-Chef Jeff Bezos sind die ersten Arbeitsstunden die entscheidenden. „Alles, was meine volle mentale Aufmerksamkeit braucht, lege ich auf einen 10-Uhr-Termin“, sagt er. Je später am Tag es werde, umso schwerer falle es ihm, über Wichtiges nachzudenken. Und wenn etwas liegen bleibt? „Versuchen wir es am nächsten Tag um 10 Uhr noch einmal anzupacken.“ Die Logik des reichsten Mannes der Welt: Lieber drei gute Entscheidungen am Tag als zehn halb gare.

Tipp 4: Walk the Talk

Von der wundersamen Wirkung von Meetings im Stehen dürften die meisten Manager inzwischen gehört haben. Der neueste Trend heißt: Gehen. Raus aus dem Büro, rein in die Natur – Meetings im Laufen sorgen nicht nur für frische Luft um die Nase, sondern bringen auch einen Perspektivwechsel. „Und der beschert oft neue Ideen“, sagt die Hamburger Management-Beraterin Birte Püttjer-Stoppok.

Gerade bei kreativen Meetings sei ein bisschen Bewegung im Freien eine gute Methode. So nutzt etwa Telekom-Chef Timotheus Höttges das Geh-Meeting, um sich auf wichtige Reden vorzubereiten. Meistens geht’s mit seinem Kommunikationschef und Redenschreiber durch die Bonner Rheinauen.

Tipp 5: Geh doch!

Wie konsequent er ist, zeigt Tesla-Gründer Elon Musk auch in Meetings. So soll er in einer Besprechung schon mal einen Teilnehmer rausgeschmissen haben, weil dieser noch nichts gesagt hatte.

Musks Mantra, das er danach in einer Rundmail erläuterte: „Es ist nicht unhöflich zu gehen. Es ist unhöflich, jemanden am Gehen zu hindern und seine Zeit zu verschwenden.“

Eine weniger strenge und sozial verträglichere Adaption der Musk-Methode schlägt Henning Böhne vor, Managing Director bei der Personalberatung Kienbaum: Vorab in der Tagesordnung festlegen, wer bei welchen Themen anwesend sein muss.

Wenn dann die Zeitfenster für jeden einzelnen Punkt auf der Agenda eingehalten werden, kommen die wichtigen Entscheider genau dann durch die Tür, wenn man sie braucht – und dürfen anschließend verschwinden.

Tipp 6: Die Zwei-Pizzen-Regel

Ein Meeting kurz vor Feierabend? Dann sollten zwei große Pizzen reichen, um alle Sitzungsteilnehmer satt zu bekommen.

Was nach einem Diät-Spleen des Chefs klingt, soll in Wahrheit die Mitarbeiter davor bewahren, grundlos an einem Meeting teilzunehmen.

Das heißt: Mehr Pizzen würden bedeuten, dass zu viele Entscheider involviert sind. Und wenn die Pizzen aufgegessen sind? Meeting beenden! Klappt auch ohne echte Pizza. Aber das fällt dann wirklich in die Kategorie Diät.

Tipp 7: Individuelle Treffen

Selbst kleine Gruppen sind manchmal noch zu groß. Deshalb trifft sich der Chef des amerikanischen Empfehlungsportals Yelp, Jeremy Stoppelman, jede Woche mit seinem engsten Führungsstab in Einzel-Meetings. Auch wenn das in der Summe zu mehr Treffen führt, sind die direkten Gespräche oft effizienter.

Schließlich muss sich niemand – wie im großen Meeting-Kreis – erst warmlaufen und seine Macht demonstrieren. Das schont die Zeit und Nerven der anderen. Weiterer Vorteil: Gerade Konflikte lassen sich im Vieraugengespräch besser entschärfen als in Gruppentreffen.

Tipp 8: Meeting in Kennzahlen fassen

Angelehnt an den ROI – den „Return on Investment“ – wird beim Versandhändler Otto für bestimmte Konzern-Meetings der ROTI ermittelt, der „Return on Time Invested“. Mit der Methode wird das Treffen auf einer Skala von eins (schlecht) bis fünf (hervorragend) direkt im Anschluss bewertet – per Fingerzeig oder mithilfe von Aufklebern an einer Skala.

Bei Großgruppen hilft auch die App „Mentimeter“. „Die direkte Rückmeldung trägt dazu bei, bewusster mit Meeting-Zeit umzugehen“, sagt Kristine Kiwitt, Agile Coach bei der Otto Group. Und auf Basis von Zahlen über die eigene Meeting-Kultur zu sprechen.

Tipp 9: Pausen für E-Mails einplanen

E-Mails gelten als Hauptablenkungsquelle in Meetings. Warum nicht offensiv mit dem Störenfried umgehen und extra Freiräume dafür schaffen?

So macht es Ulrike Wieduwilt, Deutschland-Chefin von Russell Reynolds, vor längeren Meetings: Einfach zu Beginn feste Pausen für die Bearbeitung wichtiger Mails kommunizieren.

Das trägt allen Bedürfnissen Rechnung – und entkräftet die alte Ausrede, dass man „noch eben schnell etwas Dienstliches“ erledigen musste.

Tipp 10: Meeting-Diät

Ist Ihnen aufgefallen, dass Meetings in Outlook standardmäßig 30 Minuten dauern? Und dass wir und unsere Assistenzen sehr oft diesem Vorschlag folgen? Warum eigentlich? Management-Guru Michael Porter ist überzeugt, dass es in vielen Fällen kürzer geht, zumindest „wenn klar ist, worum es geht und was das Ziel ist“.

Analog zum Abnehm-Vorsatz sollten Manager daher über eine Meeting-Fastenkur nachdenken. Ab und zu darf es auch eine Nulldiät sein.

„Wenn Sie zu einem Termin nicht viel Produktives beitragen können, sollten sie besser auf das Protokoll warten“, rät Russell-Reynolds-Berater Robert Kämper. Um reine Informationen weiterzugeben, reicht außerdem eine E-Mail ans Team. Nur: diese bitte nicht im Meeting schreiben!