Chatten mit den Kollegen – So nutzen Sie Slack und Co. richtig

Chatprogramme wie Teams oder Slack erobern mit der Krise die Arbeitscomputer. Eine Anleitung, wie Manager und Mitarbeiter die E-Mail-Alternative nutzen sollten.

Um den Überblick zu behalten, braucht Christian Pokropp drei Monitore. Auf einem ist Slack geöffnet. Darüber chattet er mit den Kollegen in Berlin, mit denen in Duisburg nutzt er Skype. Auf dem nächsten Bildschirm ist Microsoft Teams offen, für Videokonferenzen.

Und über Yammer, ein digitales schwarzes Brett, hat er gerade ein Corona-Update an alle Mitarbeiter in der Hauptstadt verbreitet. Ach ja: Per E-Mail, Telefon und WhatsApp ist der 41-Jährige auch zu erreichen. Pokropp ist Geschäftsführer von Kloeckner.i, der Digitaleinheit des Stahl- und Metallhändlers Klöckner & Co.

Bei ihm ist schon etabliert, was für viele Büroangestellte in Deutschland noch Neuland ist: der Austausch per Chat-Tool. In der Krise sei das „ein echter Vorteil, sonst könnten die Kollegen aus dem Homeoffice nicht so gut zusammenarbeiten„.

Stimmten sich die Kollegen vor der Pandemie noch per Telefon oder E-Mail ab, kommen nun Programme wie Teams, Slack oder Mattermost hinzu. Die Dienste funktionieren wie WhatsApp – nur für die Firma. Ihre Vorteile sind unstrittig: Projektarbeiten lassen sich über die Tools besser organisieren.

Und das Wissen, das an vielen Stellen schlummert, kann mithilfe der Messenger zentral abgelegt werden. Meterlange Mailverteiler? Passé. Wie sehr die Plauschprogramme in der Pandemie voranschreiten, zeigt eine Handelsblatt-Umfrage unter den 30 Dax-Firmen: Fast überall chatten die Mitarbeiter nun mehr miteinander.

Der Deutschlandchef von Slack, Oliver Blüher, sieht gar einen nachhaltigen Wandel: „Wir haben die Chance, die Arbeitswelt zu verändern.“ Er muss so etwas äußern. Doch auch Experten sagen, dass die Kommunikation innerhalb der Firma in wenigen Jahren komplett und mit Kunden in Teilen über Chat-Tools laufen wird.

Einziges Problem: „Wenn Mitarbeiter sich in zu vielen Kanälen verirren und die Kollegen mit zu vielen Nachrichten nerven, werden Chat-Tools schnell zum Zeitfresser“, sagt Zeitmanagement-Trainerin Cordula Nussbaum. Da ist es besser, die folgenden Regeln zu beachten.

Regel 1: Digital durchfegen

Ralf Aigner, Deutschlandchef der Firmenfitness-Plattform Gympass, schmunzelt, wenn er an eine frühere Praktikantin denkt. Sie fragte nach dem Zugangscode für die Firmentür im Kanal „General“ – und erreichte weltweit alle 1 200 Mitarbeiter des Start-ups. Was lustig erscheint, nervt auf Dauer.

Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation sagt: „Mitarbeiter müssen sich disziplinieren, ihre Anliegen in den richtigen Kanal zu schreiben.“ Nur: Welcher ist das? Bei Gympass gibt es für offizielle Verlautbarungen einen für alle Mitarbeiter, jede Regionaleinheit hat ihren eigenen, jedes Land, jedes Büro, jedes Team und manche Projekte.

Für Experten ist das ein guter Aufbau, weil „er den logischen Firmenstrukturen entspricht“, wie Nussbaum sagt – doch es gibt Überschneidungen. „Gerade in den Monaten nach der Einführung wurde es chaotisch“, erzählt Aigner, „weil die Kollegen alle Funktionen ausprobieren wollten und sich viele Gruppen gebildet haben.“

Der Ausweg: Aigner löscht regelmäßig verwaiste Kanäle, fasst andere zusammen, definiert klare Gesprächsziele. Und es gibt Regeln: Wer im „General“-Channel etwas posten will, soll sich mit dem Vorgesetzten abstimmen.

Fachleute sagen, man solle auch Gruppen von Projekten beitreten, in denen man nur teilweise involviert ist. Wer beobachtet, was die Kollegen schreiben, vergeudet auf den ersten Blick zwar Arbeitszeit, sammelt aber solides Wissen darüber, wer was weiß und wer wen kennt.

Beraterin Nussbaum: „Manager können so auf Mitarbeiter aus anderen Bereichen aufmerksam werden, die sie nicht kennen, die aber gut zu ihrem nächsten Projekt passen.“ Nur zu viele Gruppen dürfen es eben nicht sein, dann lenkt man sich nur ab.

Regel 2: Tools abschalten

Neue Nachrichten kommen mitunter im Sekundentakt. Gympass-Manager Aigner schaut deshalb nur zu bestimmen Zeiten in Slack: morgens, um die Nachrichten der Kollegen aus dem Ausland zu lesen, vor der Mittags-, nach der Kaffeepause und kurz vor Feierabend.

In der restlichen Zeit ist Slack zwar offen, aber Aigner geht seinen Projekten nach. Experten würden noch einen Schritt weitergehen – und die Tools zwischendurch schließen. „Im Schnitt brauchen wir über eine Minute, um nach dem Lesen von Nachrichten wieder in den Arbeitsmodus zu kommen“, so Nussbaum. „Wer die Programme ständig offen hat, verzettelt sich.“

Über Stunden hinweg offline sein – das geht gerade im Homeoffice nur, wenn das Team als Chatregel etwa vereinbart hat, dass man innerhalb eines halben Tages auf Nachrichten antworten muss. Die Programme bieten auch die Möglichkeit, den Kollegen zu signalisieren, gerade nicht gestört werden zu wollen. Und wer dringend Rückmeldung braucht? Der greift eben zum Telefonhörer.

Regel 3: Smileys haben ihren Sinn

Wenn Slack-Deutschlandchef Blüher auf seinem Dienst schreibt, verzichtet er auf förmliche Anreden und Grußformeln: „Das macht Unterhaltungen prägnanter und deutlich persönlicher als in einer Mail.“ Zeit spare auch, nicht jeden Buchstabendreher oder Kommafehler korrigieren zu müssen. Kleinere Rechtschreibfehler seien in den Chatprogrammen akzeptiert, sagt Blüher – sofern sie nicht zuhauf vorkämen, das wirke respektlos.

Expertin Nussbaum sieht durchaus die Zeitvorteile der flapsigen Kommunikation. Sie selbst schreibe in den Chat-Tools eher förmlich, weil sie es von Mails so gewohnt sei. Flapsig oder förmlich – beides geht, nur auf eine Variante müssen sich die Kollegen einigen. Anrede: mit oder ohne? Du oder Sie? Rechtschreibfehler: in Ordnung oder zu vermeiden? Smileys: ja oder nein?

Darauf hat Blüher eine klare Antwort. „Ich bin zwar Mitte 40, aber ein Fan von Emojis, weil sie die Arbeit schneller machen.“ Setzt er unter die Nachricht den Smiley mit den beiden großen Augen, wissen alle: Blüher schaut sich das an. Was erledigt ist, bekommt einen grünen Haken. „Früher haben wir dafür Hunderte Mails geschrieben.“

Smileys allein reichen für effizientes Arbeiten nicht aus. Angestellte müssen an ihrer Kommunikation arbeiten. Tipp: Besser in Einzelchats als in Gruppen schreiben – und falls Letzteres doch nötig ist, die Kollegen mit dem @-Symbol direkt ansprechen. Wenn eine Unterhaltung innerhalb eines Kanals nicht alle Mitglieder interessiert: die Antworten- beziehungsweise Thread-Funktion nutzen.

Damit können Kollegen direkt auf einen Beitrag reagieren, die Nachrichten bleiben gruppiert, und unbeteiligte Gruppenmitglieder bekommen sie nicht als ungelesen angezeigt. Was trivial klingt, wird oft falsch gemacht: Alle müssen sich klar ausdrücken, schließlich können bei schriftlicher Kommunikation schnell Missverständnisse passieren. Sinnvoll: die in den Programmen integrierte Video- oder Telefonfunktion nutzen. Manche Anliegen sind so schneller geklärt als in langen Nachrichtenketten.

Regel 4: Tratschkanal anlegen

Neue Mitarbeiter der Berliner Smartphonebank N26 bekommen an ihren ersten Tagen nicht nur Vorschläge, welche Kanäle auf Slack für ihre Arbeit relevant sind. Fußballinteressierte etwa können einem entsprechenden Slack-Kanal beitreten. „Chat-Tools sind für informelles Networking perfekt geeignet“, sagt Personalchefin Noor van Boven.

Die Holländerin machte die Erfahrung: Mitarbeitern falle es einfacher, auf unbekannte Kollegen mit einer dienstlichen Frage zuzugehen, wenn sie die persönlichen Seiten des Gegenübers auf Slack und Co. kennen gelernt hätten. Private Themen verbieten? Eine vertane Chance, meint sie. Und wer nur mit den Kollegen tratscht und lustige Bildchen teilt?

Die Gefahr bestehe auch im Büro, sagt van Boven, man könne auch den Tag in der Teeküche verbringen. Damit sich Kaffeeklatsch und Schwarzbrotthemen nicht miteinander vermischen, gibt es bei N26 einen eigenen Kanal für den informellen Austausch.

Für Experten ist das Vorgehen lehrbuchmäßig. „Gerade in der Pandemie, wo alle von zu Hause aus arbeiten, ist ein Tratschkanal für das Zwischenmenschliche unverzichtbar“, sagt Forscherin Hofmann. Der Small Talk in der Teeküche stärke den Teamgeist und lasse mitunter neue Projekte entstehen.

„Die beiläufige Kommunikation in diesen Kanälen entspricht dem wichtigen Flurfunk, der uns gerade fehlt.“ Und wer in Ruhe arbeiten will? Der stellt den Klatschkanal auf stumm, es muss ja auch niemand in der Teeküche stehen bleiben.

Regel 5: Die E-Mail nicht abschaffen

Ob Klöckner, Gympass oder N26: E-Mails schreiben die Mitarbeiter weiterhin – trotz Yammer, Teams und Slack. Denn einen Nachteil haben die Chatprogramme: Nutzer sind darauf angewiesen, dass auch Kunden und Kollegen aus der anderen Abteilung das gleiche Tool nutzen. Und so bleibt die E-Mail vorerst der kleinste gemeinsame Nenner in der Kommunikation.

2024, das prognostiziert die US-Marktforschungsfirma Radicati, werden weltweit rund 362 Milliarden Arbeitsmails verschickt – jeden Tag. Das ist ein Fünftel mehr als derzeit. Genau diese E-Mail-Flut wollen die Chatprogramme eindämmen.

Gerade in agilen Teams, in firmeninternen Projekten, an denen Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen beteiligt sind, im Business-to-Business-Bereich, wo Unternehmen an einem Großprojekt arbeiten, oder zum informellen Austausch sind Chatlösungen sinnvoll.

Für Angestellte, die sich mit Kollegen nur selten abstimmen müssen, in eher traditionellen Branchen oder häufig mit Kunden zusammenarbeiten, ist die Mail weiter das Mittel der Wahl. So oder so: Manager müssen ihre Mitarbeiter daran gewöhnen, dass beide Kanäle ihre Berechtigung haben – was die Arbeit unübersichtlicher macht.

Die Frage, ob man die Info nun per Mail, im Gruppenchat oder per Einzelnachricht mitgeteilt hat, werden sich immer mehr Mitarbeiter stellen. Die Lösung: ein gutes Selbstmanagement, sagt Nussbaum. „Teams müssen vereinbaren, für welche Kommunikation sie welchen Kanal verwenden – und sich streng daran halten.“

Für N26-Personalerin van Boven haben E-Mails „fast schon Dokumentencharakter“ – so wie einst der Geschäftsbrief. Sie nutzt E-Mails zur förmlichen Kommunikation, etwa für Abschlussdokumente von Projekten oder Arbeitsverträge.

Slack nutzt sie zur Zusammenarbeit in Gruppen und für informelle Nachrichten, etwa wenn sie fünf Minuten später zu einem Meeting kommt. Und Gympass-Manager Aigner unterscheidet in der Regel nach dem Empfänger: Mit den Kollegen chattet und mit Kunden mailt er.

Regel 6: Der Chef muss vorangehen

Mit grauem Pullover sitzt Gisbert Rühl in der heimischen Bibliothek. Zwischen Aktenordner und Bücher hat der Klöckner-Chef sein iPad geklemmt, um eine Videobotschaft aufzunehmen: „Eine tiefe Rezession steht vor uns“, sagt er, „aber wir sind darauf vorbereitet.“

Den Clip verbreitet er über das digitale schwarze Brett Yammer. Die Mitarbeiter von Klöckner werden so auf dem Laufenden gehalten, wo ihr Chef ist. Er kommentiert Projekterfolge, und vor der Krise gab er regelmäßig Updates von Dienstreisen.

Für Frank Heuer, Berater beim Marktforschungs- und Beratungshaus ISG in Frankfurt, ist das genau richtig. „Wenn das Management mit gutem Beispiel vorangeht und die Tools regelmäßig nutzt, steigert das die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.“

Die IT-Mitarbeiter des Konzerns in Berlin muss man von den Tools nicht überzeugen. „Für unsere Programmierer ist es unheimlich wichtig, dass sie Tools wie Slack nutzen können“, sagt Klöckner-Manager Pokropp. „Damit locke ich in diesem Bereich eher neue Mitarbeiter als mit einem Dienstwagen.“