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Aufbewahrungsfristen: Wann Ausmisten teuer werden kann

Ausräumen schafft Platz, aber einige Dokumente sollten ein paar Jahre aufgehoben werden. Manche gehören sogar dauerhaft ins Archiv – auch privat.

Der Frühjahrsputz fällt bei einigen Verbrauchern in diesem Jahr besonders gründlich aus. Da viele Freizeitaktivitäten wegen der Coronakrise nur eingeschränkt möglich sind, haben sie endlich Zeit, gründlich aufzuräumen.

Doch beim Aussortieren von Dokumenten ist Vorsicht geboten. Manche sollten ein paar Jahre, andere sogar für immer aufbewahrt werden. Eine Übersicht.

Kaufbelege

Anders als für Unternehmer gelten für Verbraucher keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Doch im eigenen Interesse sollten sie Kaufbelege und Rechnungen aufheben. Für Gebrauchsgegenstände wie Elektrogeräte, Möbel oder auch für Kleidung müssen Händler eine zweijährige Gewährleistung übernehmen. Geht die Ware in dieser Zeit kaputt oder weist sie nicht die erwarteten Eigenschaften auf, kann ein Mangel vorliegen.

Sofern die Käufer daran keine Schuld tragen, können sie eine Reparatur oder den Ersatz verlangen. Binnen sechs Monaten ab Kaufdatum muss der Verkäufer nachweisen, dass der Defekt kein Mangel ist. Mit dem Kassenbon oder der Rechnung belegen die Kunden, wann und wo sie die Ware gekauft haben. Astrid Auer-Reinsdorff, Fachanwältin für IT-Recht, rät dazu, Kaufbelege etwa drei Jahre aufzuheben.

Manche Händler geben eine freiwillige Garantie, die für mehr als zwei Jahre gilt. Dann sollten die Belege entsprechend länger verwahrt werden. Von wichtigen Kassenzetteln sollten Kunden eine Kopie machen, denn die Schrift auf dem Thermopapier verblasst mit der Zeit.

„Auch ein Kontoauszug kann als Beleg für einen Erwerb dienen. Dabei kommt es darauf an, dass mit dem Betrag und den weiteren Angaben auf dem Kontoauszug eine klare Zuordnung der Zahlung möglich ist“, sagt Auer-Reinsdorff. Werden Rechnungen – wie etwa bei Mobilfunkanbietern – nicht einzeln zugeschickt, sondern im Kundenportal gespeichert, sollten Nutzer diese regelmäßig herunterladen. Sobald sie den Anbieter wechseln, haben sie keinen Zugriff mehr.

Bei besonders teuren Anschaffungen sollte die Rechnung dauerhaft aufbewahrt werden. Nützlich kann das zum Beispiel bei einem Rohrbruch, einem Brand oder einem Einbruch werden. Falls die Hausratversicherung einspringen muss, können Verbraucher beweisen, wie viel die beschädigte Einrichtung oder die gestohlenen Elektrogeräte wert waren. Wer auf Nummer sicher gehen will, hinterlegt eine Kopie wichtiger Unterlagen außerhalb des Hauses.

Handwerkerrechnungen

Für Renovierungen, wie eine umfassende Sanierung des Bads oder von fest mit dem Haus verbundenen Anlagen wie zum Beispiel der Heizung, gilt eine verlängerte Gewährleistungsfrist von fünf Jahren. „Handwerkerrechnungen sollten deshalb mindestens sechs Jahre ab Abnahme der Handwerksleistungen verwahrt werden“, sagt Auer-Reinsdorff.

Zudem sind Privatleute dazu verpflichtet, Baurechnungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, zwei Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG).

Markus Deutsch, Steueranwalt aus Berlin und Vizepräsident des Steuerberaterverbands Berlin-Brandenburg, erklärt: „Das gilt zum Beispiel für Renovierungsarbeiten an einer Immobilie, aber auch für Werklieferungen von Handwerkern. Es soll der Bekämpfung der Schwarzarbeit dienen.“

Kontoauszüge

Mit Kontoauszügen lässt sich beweisen, dass man Rechnungen nicht nur erhalten, sondern auch bezahlt hat. Es wird empfohlen, die Auszüge vier Jahre aufzuheben, denn für Zahlungsansprüche gilt meist eine dreijährige Verjährungsfrist ab Jahresende. Wurde eine Rechnung zum Beispiel im Mai 2020 ausgestellt, verjährt sie am 31. Dezember 2023. „Wer Onlinebanking nutzt, muss die Kontoauszüge nicht ausdrucken“, so Auer-Reinsdorff.

Sie empfiehlt aber, die online verfügbaren Dokumente regelmäßig auf dem Computer zu speichern. Im Onlinepostfach der Bank werden sie meist nicht dauerhaft archiviert. Und wer später alte Kontoauszüge bei der Bank anfordert, muss dafür häufig eine Gebühr zahlen.

Verträge

Solange Verträge laufen, sollte man die dazugehörigen Unterlagen aufheben. So kann man sich im Streitfall auf den Wortlaut der vereinbarten Vertragsbedingungen berufen. Bei Versicherungen sind der Versicherungsschein und die ausgehändigten Versicherungsbedingungen besonders wichtig.

Mietverträge sollten frühestens vier Jahre nach Ende des Mietverhältnisses entsorgt werden. Schließlich könnte ein Vermieter nach dem Auszug des Mieters noch Forderungen stellen, zum Beispiel aufgrund von Nebenkostenabrechnungen oder Schäden in der Wohnung.

Dann ist es hilfreich, den Mietvertrag und das Übergabeprotokoll zu haben, in dem Mängel dokumentiert wurden, die schon beim Einzug bestanden. Ansprüche in Bezug auf Schönheitsreparaturen verjähren jedoch bereits ein halbes Jahr nach dem Tag der Wohnungsübergabe (§ 548 BGB).

Kaufverträge über Immobilien und Belege über Renovierungsarbeiten sollten niemals im Reißwolf landen. Schließlich dienen sie dazu, den Kaufpreis eines Hauses oder der Wohnung und Investitionen in diese zu dokumentieren. Auch Schenkungs- oder Kreditverträge sollten dauerhaft verwahrt werden, um Ansprüche darlegen zu können.

Bei Verträgen und Unterlagen rund um den Job rät Anwältin Auer-Reinsdorff: „Alles aufbewahren!“ Dazu gehören zum einen Arbeitsverträge und Zeugnisse, aber auch Sozialversicherungsnachweise und sämtliche Gehaltsabrechnungen. „Die Unterlagen sind wichtig, um die sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnisse später beim Rentenantrag lückenlos dokumentieren zu können“, sagt sie.

Auch Zeugnisse, Schul- und Studienbescheinigungen sollten verwahrt werden, sie könnten nötig sein, um zum Beispiel eine Weiterbildung machen zu können oder die Ausbildung im Ausland anerkannt zu bekommen.

Unterlagen zur Steuererklärung

Die meisten Belege müssen Steuerzahler heute nicht mehr der Steuererklärung anfügen, sondern für etwaige Nachfragen parat halten. „Sobald man den Steuerbescheid erhalten hat und dagegen nicht widersprechen möchte, benötigt man die Belege für das Finanzamt nicht mehr“, sagt Steuerberater Deutsch.

Sie etwa drei Jahre aufzuheben kann dennoch nützlich sein, denn das Finanzamt könnte bei der nächsten Steuererklärung Fragen haben, die sich mit älteren Belegen beantworten lassen.

„Den Steuerbescheid selbst sollte man mindestens vier Jahre aufbewahren. Er kann helfen, wenn man zum Beispiel gegenüber Versicherern sein zu versteuerndes Einkommen darlegen muss“, sagt Deutsch.

Eine Sonderregel gilt für Privatleute, die jährliche Einkünfte von mehr als 500.000 Euro haben. Sie müssen ihre Steuerbelege sechs Jahre aufbewahren (§ 147a AO).

Eine Neuregelung gilt seit der Investmentsteuerreform für Anleger, die in thesaurierende Fonds investieren. Sie müssen in der Steuererklärung nun keine ausschüttungsgleichen Erträge mehr angeben.

Beim Verkauf der Fondsanteile werden die bereits versteuerten ausschüttungsgleichen Erträge aber wieder relevant. Das gilt auch für Steuern, die auf Basis der neuen Vorabpauschale abgezogen wurden. Deshalb sollten Anleger alle Unterlagen rund um den Fonds und die Steuerbescheinigungen ihrer Bank bis zum Verkauf der Anteile aufheben.

Unterlagen zu Angestellten

Eine Aufbewahrungspflicht gibt es für Privatleute, die Angestellte wie einen Gärtner oder eine Haushälterin haben. „Egal, ob sie per Minijob oder im Rahmen eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnisses beschäftigt werden, die Anmeldung sowie die Lohn- und Stundenzettel müssen sechs Jahre lang aufbewahrt werden“, sagt Deutsch.

Urkunden

Sie gehören zu den besonders wichtigen Dokumenten und sollten niemals weggeworfen werden: Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden oder auch Sterbeurkunden von Angehörigen.

Gerichtliche Urteile

Haben Richter ein Urteil gesprochen, ist das 30 Jahre gültig. Die Folge: „Wenn einer Person Schadensersatz zugesprochen wird, der Anspruchsgegner aber gerade kein Geld hat, kann das Urteil auch 30 Jahre später noch vollstreckt werden, wenn der andere wieder liquide ist“, erklärt Auer-Reinsdorff.

Auch derjenige, der zu einer Zahlung verpflichtet wird, sollte sich die vollstreckbare Ausfertigung entwertet vom Gegner aushändigen zu lassen. Damit kann er darlegen, wann er gezahlt hat. Das Dokument sollte im privaten Archiv bleiben.

Medizinische Unterlagen

Egal ob Laborbefunde, Atteste oder Arztbriefe – solche Unterlagen können hilfreich sein, um die eigene Krankengeschichte zu dokumentieren, sowohl gegenüber einem neuen Arzt als auch gegenüber der Krankenversicherung. Sie sollten dauerhaft verwahrt werden.