Arbeitsrecht: Pflicht zur „Stechuhr“ — Wann wird die Arbeitszeiterfassung zwingend?

Juristisches Halbwissen kann viel Ärger, Zeit und Geld kosten. Ihr wollt eure Nerven und euer Portemonnaie lieber schonen? Dann ist unsere Kolumne „Kenne deine Rechte“ genau das Richtige für euch. Hier beantworten die beiden Anwälte Pascal Croset und Inno Merkel von der Berliner Kanzlei Croset alle zwei Wochen eine Frage rund ums Arbeitsrecht.

Via Instagram wollte ein Leser wissen: Ab wann wird die Zeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?

Überstunden sind in vielen Unternehmen Alltag. Das Projekt ist noch nicht fertig. Weil die Präsentation am selben Tag noch rausmuss, fällt die Mittagspause aus. Laut einer Analyse der Agentur Compensation Partner leisten über die Hälfte aller Angestellten mehr Arbeit, als sie laut Vertrag eigentlich müssten — alle Beschäftigten in Deutschland kommen so im Durchschnitt auf 3,03 Überstunden pro Woche.

Nicht immer wird Mehrarbeit sauber dokumentiert. Denn in vielen Betrieben fehlen Verfahren, die die täglichen Arbeitsstunden komplett erfassen. Ein Urteil des Europäischen Gerichtshof (EuGH) sollte dem eigentlich einen Riegel vorschieben. Bereits im Mai 2019 hatte dieser entschieden, dass Unternehmen künftig die gesamte täglich gearbeitete Zeit (Anfang, Ende, Pausen) aufzeichnen müssen — und dafür verlässliche und zugängliche Systeme einzurichten haben.

Andernfalls sei es für die Arbeitnehmer und die zuständigen Aufsichtsbehörden nicht möglich zu erkennen, ob Höchstarbeitszeit (48 Stunden pro Woche) und wöchentliche Ruhezeiten eingehalten werden. Der durch die EU-Arbeitszeitrichtlinie bezweckte Gesundheitsschutz könne sonst nicht ausreichend gewährleistet werden, begründete der EuGH seine Entscheidung.

Ab wann müssen Arbeitnehmer ein System zur Zeiterfassung einführen?

Knapp zwei Jahre nach dem EuGH-Urteil ist allerdings immer noch nicht final geklärt, ob dieses Gesetz in Deutschland schon gilt. Denn EU-Richtlinien richten sich an die Mitgliedstaaten. Viele Rechtsexperten sehen deshalb erst den nationalen Gesetzgeber am Zug, die Arbeitgeber entsprechend zu verpflichten.

Dieser hat das deutsche Arbeitszeitrecht jedenfalls noch nicht angepasst. Es lässt sich auch nicht richtlinienkonform mit dem vom EuGH abgeleiteten Inhalt auslegen. Ein Großteil der Juristen ist deshalb der Auffassung, dass, solange das deutsche Arbeitsrecht nicht entsprechend geändert wurde, keine generelle Pflicht — außer im Mindestlohnbereich und in bestimmten Branchen wie der Gastronomie — zur Arbeitszeiterfassung herrscht. Demnach wäre der Arbeitgeber zumindest im Moment erst ab der achten Arbeitsstunde und an Sonn- und Feiertagen rechtlich dazu gezwungen, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Denn so besagt es im Moment noch das deutsche Arbeitszeitrecht.

Anders sieht das ein Arbeitsgericht in Emden. Es urteilte im Februar und im September 2020: Arbeitgeber sind bereits zum jetzigen Zeitpunkt zur Nutzung eines verlässlichen und zugänglichen Zeiterfassungssystems verpflichtet. Denn das ergebe die unmittelbare Anwendung der EU Grundrechtecharta. Ob sich das durchsetzt, bleibt abzuwarten. Ausgeschlossen ist es aber nicht, dass das Arbeitsgericht Emden letztlich bestätigt wird. Unternehmen sind daher gut beraten, bereits schon jetzt umzusetzen, was der EuGH 2019 entschieden hat.

Jetzt kann man sich natürlich fragen, warum — wenn Unternehmen eh dazu verpflichtet sind, Arbeitszeit ab der achten Stunde pro Tag aufzuzeichnen — es zusätzlich laut dem EuGH ein System braucht, dass die komplette Arbeitszeit erfasst, um die Angestellten zu schützen.

Ein Grund ist: Die derzeitige Regelung hat zur Prämisse, dass sich der Arbeitgeber rechtstreu verhält und die Überstunden seiner Arbeitnehmer auch tatsächlich aufschreibt — das ist aber in der Praxis sehr häufig nicht der Fall. Gerade das soll mit den umfassenden Aufzeichnungen genau überprüfbar sein. Der Arbeitgeber müsste so quasi aktiv lügen, statt „bloß“ gemachte Mehrarbeit zu verschweigen. Unbezahlte Überstunden könnten so reduziert werden.

Gibt es bestimmte Vorgaben, wie das Zeiterfassungssystem aussehen muss?

Arbeitgeber dürften — zumindest nach der Entscheidung des EuGH — in der Ausgestaltung des Systems, durch das sie die Arbeitszeiten erfassen, weitgehend frei sein — es muss aber den Zweck sicher erfüllen: Damit erkennbar ist, ob Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten werden, müssen die geleisteten Arbeitsstunden also ohne Weiteres daraus erkennbar sein.

Egal wird dagegen sein, ob die Arbeitszeiten digital dokumentiert werden. Die gute alte Stempeluhr geht auch — es genügen zum Beispiel auch händisch geführte Stundenzettel. Auch ist davon auszugehen, dass der Arbeitgeber diese Aufgabe an seine Angestellten übertragen darf — jedenfalls dann, wenn ihm die Zeiterfassung gar nicht oder nur schwer möglich ist. Stichwort: Home oder Mobile Office.

Darf der Arbeitgeber Stempelzeiten abrunden?

Bei der Entscheidung des EuGHs geht es darum, den Arbeitnehmer gesundheitlich zu schützen. Damit vertragen sich keine Abrundungen der Arbeitsstunden, sofern man nicht noch mal neue Grenzen definieren möchte, innerhalb derer eine Überschreitung der Höchstarbeitszeit noch hinnehmbar ist. Ein Beispiel: Ein Angestellter arbeitet Montag bis Freitag pro Tag 9,6 Stunden. Dann wäre er genau an der Grenze zur Höchstarbeitszeit von 48 Stunden in der Woche. Arbeitet er aber jeden Tag nochmal fünf Minuten länger, die abgerundet werden, würde er diese Grenze eigentlich überschreiten.

Es bleibt allerdings abzuwarten, was der deutsche Gesetzgeber letztendlich entscheidet, wenn er das Arbeitszeitgesetz dem Urteil des EuGH anpasst. Auf jeden Fall unzulässig ist, wenn der Arbeitgeber bei der Abrechnung stets einseitig zulasten des Arbeitnehmers rundet — nämlich für den Arbeitsbeginn auf und für das Ende ab.

Können nach einer vertraglich festgelegten Zeit Stunden vom Zeitkonto gestrichen werden?

Auf ein Arbeitszeitkonto gebuchte Stunden darf der Arbeitgeber nicht einfach streichen. Zwar enthalten etliche Arbeits-, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen Ausschlussfristen, nach denen nicht rechtzeitig geltend gemachte Ansprüche — zum Beispiel auf Freizeitausgleich oder Vergütung — verfallen sollen. Auf eine solche Frist kann der Arbeitgeber die Streichung eines Zeitguthabens allerdings nicht stützen, wenn er seinem Angestellten den Kontostand bereits mitgeteilt hat.

Im Übrigen darf der Arbeitgeber Stunden vom Arbeitszeitkonto nur dann streichen, wenn er sich dafür auf eine gültige Regelung im Arbeitsvertrag oder einem einschlägigen Tarifvertrag beziehungsweise einer Betriebsvereinbarung berufen kann.

Ändert sich durch das EuGH-Urteil etwas an der gesetzlichen Überstundenregelung?

Die Forderung nach einer systematischen Zeiterfassung durch den Arbeitgeber könnte sich durchaus auf die Durchsetzung von Vergütungsansprüchen auswirken. Denn solange der Arbeitsvertrag keine explizite Regelung zu Überstunden beinhaltet und ein Arbeitnehmer nicht über eine bestimmte Grenze (6.150 brutto im Monat) verdient, müssen diese grundsätzlich bezahlt werden. Allerdings muss die Mehrarbeit durch den Arbeitgeber veranlasst oder zumindest gebilligt sein.

Kommt es zum Prozess, gilt eine sogenannte abgestufte Darlegungslast: Der Arbeitnehmer hat darzulegen, an welchen Tagen er von wann bis wann — die reklamierten Überstunden ergebend — gearbeitet hat. Dafür braucht er keine Eigenaufzeichnungen, wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeiten für den Arbeitnehmer zugänglich erfasst hat. Dann kann dieser darauf zurückgreifen. Und so unter Umständen die geleistete Mehrarbeit besser beweisen für die er noch Ansprüche (Geld/Freizeitausgleich) hat.

Was die Gesetzesänderung für Arbeitnehmer bedeuten kann, verdeutlichen die beiden Fälle, in denen das Arbeitsgericht Emden entschied, dass schon zum jetzigen Zeitpunkt eine generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Im Februar 2020 hatte ein Bauhelfer geklagt, etwa 12 Stunden weniger vergütet bekommen zu haben, als ihm zustünden. Als Beweis legte er eine Übersicht und handschriftliche Notizen vor. Das Gericht urteilte zugunsten des Arbeitnehmers — und zwar deshalb, weil die Gegenseite gegen die Zeiterfassungspflicht verstoßen hat. Zwar legte der ehemalige Arbeitgeber ein Bautagebuch vor, dieses ließ das Gericht jedoch nicht gelten — denn daraus sei nicht klar ersichtlich gewesen, welche Arbeiten der Beklagte wann zugewiesen hat und welchen Weisungen der Arbeitnehmer wann nachgekommen ist.

Noch brisanter ist der zweite Fall, bei dem es um mehr als 20.000 Euro ging. Eine Frau klagte gegen ein Speditionsunternehmen — mehr als 1.000 ihrer Überstunden seien nicht vergütet worden. Dafür reichte sie eine entsprechende Aufstellung ein. Das beklagte Unternehmen setzte dagegen, es sei der Klägerin selbst überlassen gewesen, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen. Das habe sie aber nicht herbeigeführt. Die Überstunden seien also weder angeordnet, geduldet noch gebilligt gewesen, so die Argumentation des Beklagten.

Trotzdem wurde der Klage fast vollumfänglich stattgegeben. Das Interessante an dem Fall: Die vom Arbeitsgericht Emden modifizierte Darlegungslast. Sind Überstunden geduldet, galt bisher: Der Arbeitnehmer muss unter anderem darlegen, von welchen wann geleisteten Überstunden der Arbeitgeber wie Kenntnis erlangt hat. Anders entschied das Arbeitsgericht Emden. Es genügte, wenn der Arbeitgeber von den Überstunden durch Einsicht in die Zeiterfassung wissen konnte — also die bloße Möglichkeit der Kenntnis. Denn: Arbeitgeber seien bereits gegenwärtig zusätzlich zur Nutzung eines Zeiterfassungssystems auch zur Kontrolle der erfassten Zeiten verpflichtet.

Warum ist Zeiterfassung gerade in der Corona-Pandemie so wichtig?

Juristisch geht es um zwei Punkte. Erstens: Wo Kurzarbeitergeld bezogen wird, darf auch nur entsprechende Kurzarbeit stattfinden — das heißt, die Angestellten dürfen im Wesentlichen nur im Umfang der gekürzten Arbeitszeit arbeiten. Die für das Kurzarbeitergeld zuständigen Arbeitsagenturen prüfen das nach — und die Arbeitgeber haben das zu ermöglichen. Können sie das wegen mangelnder Zeiterfassung nicht beziehungsweise ergeben sich Zweifel an deren Richtigkeit, droht, dass sie Kurzarbeitergeld zurückzahlen müssen — gegebenenfalls sogar Bußgelder oder die strafrechtliche Verfolgung.

Zweitens: Wo im Home Office gearbeitet wird, kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten nicht selbst erfassen beziehungsweise kontrollieren. Delegiert er die Zeiterfassung daher an den Arbeitnehmer, endet damit seine Verantwortung für die Einhaltung der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben nicht. Er hat die Einhaltung zu gewährleisten. Das heißt, er muss den Arbeitnehmer auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verpflichten, außerdem Weisungen unterlassen, die erkennbar zu einer Verletzung der arbeitszeitrechtlichen Vorgaben führen würden — und wenigstens stichprobenartig kontrollieren, ob der Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten auch richtig erfasst.