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Wenn eine App den Dienstplan organisiert

Eine Dienstplan-App auf dem Smartphone kann interne Absprachen erleichtern.

Dienstplan-Apps sind praktisch und beheben so manches Kommunikationsproblem. Doch die digitalen Helfer haben auch Fallstricke. Worauf ist zu achten, wenn die App den Zettel ablöst?

Berlin (dpa/tmn) - Wer im Schichtdienst arbeitet, kennt die Situation: Es bedarf vieler Absprachen, doch am Ende wird der Dienstplan kaum allen Wünschen gerecht. Verschärft wird das Problem durch immer flexiblere und vielfältigere Arbeitsmodelle, die den Abstimmungsbedarf steigen lassen.

Es gibt mittlerweile eine ganze Reihe von Anbietern, die Unternehmen Dienstplan-Apps zur Verfügung stellen. Sie heißen etwa Papershift, Shyftplan und Planday und sollen die moderne Arbeitsplangestaltung einfacher und schneller machen. Die digitalen Planungstools sind aber mit neuen Herausforderungen verbunden.

Grundsätzlich können solche Apps vieles erleichtern, sagt der Arbeitspsychologe Gottfried Müller, der Unternehmen zur Arbeitszeitgestaltung berät. Insbesondere dann, wenn die Mitarbeiter aufgrund versetzter Schichten keine Möglichkeit haben, sich persönlich abzustimmen.

Leichtere Kommunikation statt Telefon-Pingpong

So ermöglichen es die Apps etwa, sich darüber abzustimmen, wer wem welchen Dienst abnimmt. Schichten können getauscht werden, ohne dass die Kommunikation im endlosen Telefon-Pingpong aus dem Ruder läuft.

Handelt es sich um eine App, die über eine Dokumentationsfunktion verfügt, lässt sich laut Müller Streit verhindern. Denn durch die Funktion sei für jeden nachvollziehbar, wer wann wo gearbeitet hat. «Die Transparenz steigt. Das klärt schon im Vorfeld so manches Gerechtigkeitsthema.»

Dem Experten zufolge kann noch ein weiteres Kommunikationshemmnis beseitigt werden: «Die Mitarbeiter sind nicht mehr abhängig davon, immer mit einer Bitte zum Dienstplaner zu gehen, sondern können nach entsprechend vereinbarten Regeln die Dinge selbst eingeben. Und das können sie immer und von überall aus tun.»

Ohne feste Regeln könne die automatische Dienstplanerstellung allerdings problematisch werden, warnt der Arbeitspsychologe. Ein automatischer Dienstplan könne immer nur so gut sein wie die Parameter, die eingegeben werden.

Nicht alles, was die App kann, ist erlaubt

Klar definierte Regeln bedarf es auch hinsichtlich der Möglichkeit, Dienstpläne in Echtzeit zu ändern. Denn nicht alles, was die Apps können, sei erlaubt, erklärt Peter Meyer, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin. «Jetzt hat man die neue Welt mit den Apps. Da ist es für den Arbeitgeber natürlich total verlockend zu sagen: «Komm mal nicht morgen, sondern in drei Tagen.»»

Doch kann ein Personalplaner Schichten beliebig schieben, bloß weil es die Dienstplan-App ermöglicht? Praktisch gäbe es das alles mittlerweile. Das ändere aber nichts an alten Spielregeln, erklärt der Fachanwalt und verweist auf eine Vorschrift im Teilzeit- und Befristungsgesetz, die Arbeit auf Abruf regelt. Demnach muss ein Arbeitgeber eine Ankündigungsfrist von vier Tagen einhalten.

Gerade wenn es keine regelmäßigen Schichten gibt, etwa im Hotellerie- oder Gaststättensektor, könne die automatisierte Dienstplanung zur «Waffe» werden, sagt Christoph Schink, Referatsleiter Gastgewerbe der Gewerkschaft Nahrung-Genuss-Gaststätten (NGG).

Er erzählt von einem Fall, bei dem ein Lieferdienst ein automatisches Dienstplansystem einführte. Dessen Algorithmus sortierte Mitarbeiter nach Leistung. Die schnellsten Mitarbeiter durften sich demnach zuerst für neue Schichten eintragen. Durch die Wahl eines Betriebsrates konnte dieses Vorgehen beendet werden.

Probleme ansprechen, aber richtig

Fühlt man sich bei der Dienstplanung ungerecht behandelt, hilft es zunächst, die Fakten sachlich zu benennen, erklärt Arbeitspsychologe Müller. «Das Entscheidende ist, das eigene Bedürfnis zu kommunizieren, ohne einen Vorwurf zu äußern.»

Wichtig sei, ganz klar zu sagen, was die Fakten sind, und was das für den Arbeitnehmer emotional bedeutet. «Dann kann ich durchaus sagen: «Es ärgert mich, dass ich so viele Samstage arbeiten muss.»» Müller empfiehlt, konkrete Bitten zu äußern, zum Beispiel Samstage künftig gerechter zu verteilen.

Hilft das nichts, kann man auf Bewährtes zurückgreifen. Arbeitnehmer können etwa, falls vorhanden, den Betriebsrat oder die Gewerkschaft einschalten - damit Algorithmen künftig nicht den Takt vorgeben.